Stressigt på jobbet? Många administrativa bäckar små... Vissa dagar drunknar man i uppgifter som inte bidrar till ens faktiska arbetsuppgifter – men som ändå måste göras.
Men som tur är går det åt andra hållet också – för varje liten administrativ uppgift du kan automatisera eller effektivisera sparar du tid och energi, som du kan lägga på det du faktiskt vill och bör göra på jobbet. – Med Flex HRM får du en bra helhet, med en mängd smarta funktioner som effektiviserar din vardag. Vi har alla bitar inom personalhanteringen – allt från tidrapportering och resehantering till löneutbetalning, schema och HR-stöd – under ett paraply. Det räcker med ett enda system, vilket gör att du känner igen dig och sparar massor av tid, säger Rickard Israelsson, produktchef för systemen Lön och HR.
Här ger Rickard Israelsson, tillsammans med kollegan Andreas Tapper, tio exempel på hur Flex HRM kan effektivisera din vardag:
-
Rätt regler och ersättningar – automatiskt
Systemet håller automatiskt koll på alla regler och ersättningar – så allt du behöver göra är att rapportera tiden.
-
Superenkel hantering av reseräkningar
När du startar din bilresa räcker det med ett klick i appen, sedan spelas hela din resa in med hjälp av satellitpositionering, och systemet räknar automatiskt ut den korrekta ersättningen.
-
Utläggen hamnar rätt direkt
Om du till exempel betalar parkeringen med kort, så känner systemet av det och ser till så att utlägget hamnar i rätt kategori. Du kan även fota papperskvitton med din smartphone, så läser appen av datum, belopp och moms och ser till så att allt direkt hamnar rätt i systemet.
-
Snabb ledighetsansökan
Du kan enkelt se i mobilen hur många semesterdagar du har, och om du har några timmar på kompsaldot. Så fort du gör en ny ansökan får chefen en pushnotis i sin mobil, och kan direkt bevilja eller avslå din önskade ledighet.
-
Byt pass på fikarasten Du och kollegan sitter i fikarummet, och kommer på att ni gärna skulle byta arbetspass den här veckan. Istället för att gå och prata med chefen kan ni göra en snabb ansökan i mobilen. Chefen får en pushnotis och kan ta ställning på en gång.
-
Smidiga avdelningsbyten
Om du ska byta avdelning på jobbet kan alla behörigheter i förväg läggas in i systemet. Så att du från dag 1 på nya avdelningen har alla befogenheter. Och din gamla chef kan attestera för den redan arbetade tiden, medan din nya direkt får ansvaret för den kommande tiden.
-
Hantera arbetsgivarintyg med ett par knapptryck
Alla arbetsgivare måste lämna in arbetsgivarintyg för de anställda, vilket innebär att information om arbetade timmar, frånvaro och mertid (med mera) måste skickas in till Skatteverket. Nu är HRM Payroll anpassat för A-kassans nya tjänst, arbetsgivarintyg.nu, och tar automatiskt fram alla siffror som behövs. En tidigare krånglig och tidsödande pappersexercis ersätts med ett par knapptryck.
-
Digital signering av viktiga avtal
Anställnings- och sekretessavtal, godkännande av personuppgiftshantering och andra blanketter... Det är mycket som ska skrivas ut, skrivas på och därefter arkiveras. Men nu lanserar vi, tillsammans med Verified, en tjänst för digital signering – som gör att det räcker med ditt mobila Bank-ID för att hantera alla dina viktiga avtal.
-
Smidig koncernhantering
Om du är chef i en koncern, med anställda i olika dotterbolag, kan du numera få en gemensam närvarotablå för alla medarbetare, oavsett vilket bolag de är anställda i – vilket ger en bättre överblick av verksamheten.
-
En dröm för löneadministratören
Ett talande exempel: Inför ett nytt år måste bolaget uppdatera vilken skattetabell som gäller för varje anställd. Tidigare fick du som löneadministratör göra en körning i systemet, och sedan skapa och spara ner en frågefil. Därefter fick du gå in på Skatteverkets hemsida, hitta rätt ställe, ladda upp filen, vänta flera veckor på ett mail, och sedan gå tillbaka in på deras hemsida och ladda ner en svarsfil, som du sedan fick ladda upp i lönesystemet. Nu kan du, med Flex HRM, göra allt detta med ett par knapptryck, och få svaret från Skatteverket direkt.
