10 tips för att välja rätt personalsystem

Bland alla olika system och leverantörer kan det vara utmanande att välja vilket personalsystem som passar din verksamhet bäst. Du behöver ha ett system som har funktionalitet som täcker hela arbetsflödet kring din personaladministration. Vi har gjort en lista med 10 av de viktigaste punkterna du bör tänka på när du står inför valet av ett nytt personalsystem.

1. Onboarding/offboarding
   Alla företag har olika rutiner när det gäller onboarding och offboarding. Se till att du väljer ett system där du kan anpassa denna process enligt ditt företags rutiner. Processen ska vara enkel och intuitiv samtidigt som du får in alla nödvändiga uppgifter.

2. Dokumenthantering
   Det kan vara utmanande att få en överblick över alla dokument som hanteras kring personalen. Vissa system stöder dokumenthantering och en del har även stöd för digital signering. En digital dokumenthanteringslösning gör det möjligt att sortera avtal, personalhandböcker och medarbetarintervjuer m.m. Möjligheten att signera dokument och avtal direkt i systemet är helt klart en bonus.

3. Reseräkningar och utlägg
   Att fylla i reseräkningar är tidskrävande för många. Kvitton tenderar att samlas på hög och då är det lätt att man glömmer om man väntar för länge med registreringen. Välj en lösning som inbjuder till att registrera din resa omedelbart. Överväg möjligheten till en mobilapp som låter dig registrera direkt under resan. Det kan spara ditt företag mycket tid. Vissa leverantörer stöder också kvittotolkning, som innebär att du kan ta bilder av kvitton med din mobiltelefon. Informationen från kvittona läggs in med automatik i reseräkningen.

4. Intuitiv tidrapportering
   Flexibiliteten i hur du kan bygga upp regler kring övertid varierar kraftigt mellan olika system. Har ditt företag olika kategorier av personal som arbetar på olika sätt så har du säkert även olika regler för övertid och komptid. Du behöver hitta en lösning som klarar av att hantera de övertidsregelverk som dina anställda arbetar enligt. Dessutom bör det vara enkelt och intuitivt för anställda att registrera sina timmar, så att det inte tar längre tid än nödvändigt.

5. Schemaläggning och bemanning
   När det gäller schemaläggning och bemanning av arbetspass så är det först och främst viktigt att ha en bra överblick. För dig som ska schemalägga din personal är det viktigt att veta vilka skift som är obemannade och vilken personal som är tillgänglig. Vissa personalsystem har automatisk bemanning, vilket innebär att lediga arbetspass kan tillsättas med automatik. Möjligheten att gruppera medarbetare med olika färdigheter och kunskaper är också något som är värt att ta hänsyn till. Om du vill låta de anställda få möjligheten att byta skift sinsemellan, behöver du kontrollera att systemet har stöd för detta.

6. Integrationer
   Om du använder flera system är det viktigt att dessa "pratar med varandra". Kontakta leverantören av systemet för att undersöka om de har integrationer för lönesystemet / andra system du använder. Om de inte redan har en integration är det värt att nämna att många leverantörer kan bygga integrationen åt dig.

7. Flexibilitet
   Välj ett system som kan anpassas till ditt företag. Många erbjuder färdiga lösningar som inte nödvändigtvis fungerar optimalt för ditt sätt att arbeta. Var noga med att beskriva arbetsflödet i ditt företag. Ställ kritiska frågor till leverantören och se till att du får en produkt som återspeglar hur ditt företag fungerar.

8. Medarbetarsamtal
   Medarbetarsamtal är en central del av personaladministrationen. Vissa system har sina egna lösningar för detta och erbjuder digitala medarbetarintervjuer direkt i HRM-systemet. Med en interaktiv lösning kan både anställda och ledningen slutföra medarbetarintervjun tillsammans och sätta upp mål och planer för framtiden, som kan följas upp efteråt.

9. Mobil-app
   Att flytta en del av personaladministrationen till mobilen sparar mycket tid för både ledning och medarbetare. Genom att registrera sin tid på mobiltelefonen, göra frånvaroansökningar och reseräkningar blir de anställda också mindre beroende av att vara på kontoret. Se till att du väljer en leverantör som har erfarenhet av detta.

10. Support
    Ha i åtanke att resan inte är över bara för att du har valt personalsystem. Det uppstår ofta utmaningar i och med implementationen av ett helt nytt system. Du vill då kunna få hjälp omedelbart. Det kan till exempel vara om det närmar sig lönekörning, du behöver hjälp med att fylla i en reseräkning eller om tekniska problem skulle uppstå. Se till att du har tillgång till en supportavdelning som har koll på lagar och förordningar, erbjuder korta väntetider och kan hjälpa till med tekniska utmaningar.

I Flex HRM kan du välja delar eller hela personalsystemet som består av tidsystem, bemanningssystem, reseräkningssystem, lönesystem och HR-system. Vi utvecklas ständigt och strävar alltid efter att leverera smarta, intuitiva och framtidsinriktade lösningar till våra kunder. Läs mer om vårt personalsystem här.