Dags för ett nytt löneprogram? 6 funktioner löneavdelningen kommer att älska

Hur funkar lönehanteringen på ditt företag? Blir det lätt stress och panik dagarna före löneutbetalning? Lägger ni orimligt mycket tid på papperskrångel, manuella inmatningar och att hitta och rätta fel? Så behöver det inte vara – om ni tar hjälp av ett löneprogram med en riktigt vass verktygslåda. Vi tipsar om sex funktioner löneavdelningen kommer att älska!

Du ska se till att rätt löner, ersättningar och förmåner betalas ut. Du ska hålla koll på sjukfrånvaro, semester, statistikrapportering, skatter och arbetsgivaravgifter. Ovanpå det ska du försöka navigera rätt i en djungel av lagar, regler och kollektivavtal. Kort sagt: det är mycket att hålla reda på för dig som sköter företagets löner. Tur då att det finns smarta hjälpmedel och genvägar som underlättar vardagen. Genom att välja ett modernt systemstöd kan ni automatisera bort en hel del tidstjuvar och manuella rutiner – och höja säkerheten och kvaliteten på det ni levererar. Att jobbet dessutom blir trevligare att utföra är förstås ett extra plus.

Är det dags att ta lönehanteringen till nästa nivå – och ge hjältarna på er löneavdelning vassare verktyg att jobba med? Här tipsar vi om några av våra favoritfunktioner i Flex HRM Payroll – ditt smarta lönesystem i molnet.

1. Lönespecifikationen på fickan

   Hur föredrar du att ta del av dina viktiga papper? Allt fler väljer nu bort traditionell papperspost och e-post till förmån för de senaste digitala lösningarna för räkningar, brev från företag och myndigheter – och lönebesked från arbetsgivaren. Det smarta med digitala lönespecifikationer i Flex HRM Payroll är att du som anställd kan gå in och kontrollera din lön och dina saldon på det sätt som passar dig – varsomhelst och i vilken enhet som helst. Du väljer om du vill läsa din lönespec på systemets startsida, i mobilen via den tillhörande appen eller via din digitala brevlåda Kivra och ditt bank-ID. Oavsett vilken lösning du väljer har du alltid tillgång till ett arkiv med alla tidigare lönespecar samlade på ett och samma ställe. Smart, eller hur?
   
   Med digitala lönespecifikationer undviker ni dessutom att skicka känsliga uppgifter via mejl, vilket gör det till ett tryggt och säkert val ur GDPR-synpunkt. Sist – men absolut inte minst – får även löneavdelningen en smidigare och trevligare vardag. Som administratör slipper du både papperskrångel, manuella rutiner och portokostnader när lönespecarna publiceras ut till medarbetarna med några snabba knapptryck direkt i lönesystemet.
   
   

2. Arbetsgivarintyget fixat på ett k(l)ick
   

   Som arbetsgivare är du skyldig att lämna ett arbetsgivarintyg till före detta anställda – ett dokument som styrker att dina medarbetare faktiskt har jobbat hos dig och som är nödvändigt för att de ska kunna få ersättning via a-kassan. Eftersom det är en hel rad uppgifter som ska redovisas är det dock en ganska tidskrävande procedur, och risken för missar är stor. Faktum är att så många som sju av tio intyg som kommer in via papper måste skickas tillbaka för att någon uppgift saknas.
   
   Nu kan dock en liten grupp lönesystemleverantörer, däribland vi på Flex Applications, erbjuda en smidig direktintegration till arbetsgivarintyg.nu, A-kassans nya tjänst för digitala arbetsgivarintyg. Med den skickar du alla uppgifter om anställning, lön och arbetad tid till den digitala tjänsten och de hamnar automatiskt på rätt ställe i intyget – med en enkel knapptryckning direkt från ditt löneprogram. Enkelt, tidsbesparande och med minimal risk för fel!
   
   

3. Din bästa vän vid lönerevisionen

   Hur arbetar ditt företag med processen kring lönerevision? Blir det många timmars jobb med att sammanställa uppgifter från olika källor, mycket manuella inmatningar och dubbelarbete? Du vet väl om att det finns smarta verktyg för digital lönerevision där ute som hjälper er att få de nya lönerna på plats på ett betydligt snabbare och smidigare sätt? Med lönerevisionsmodulen i Flex HRM har du allt du behöver för lönerevisionen samlat på ett ställe. Ni skapar enkelt de lönepotter som ska fördelas. Sedan reviderar cheferna lönerna, resultatet granskas och godkänns och till sist verkställs och exporteras de nya lönerna till lönesystemet samt att eventuell retroaktiv lön beräknas och hanteras – allt i ett intuitivt och sömlöst flöde.
   
   Behöver flera chefer och administratörer kunna jobba parallellt med er lönerevision? Inga problem i Flex HRM Payroll! Med hjälp av statusrader och tydlig färggrafik har alla inblandade hela tiden stenkoll på de olika stegen, vad som är gjort och vad som återstår hela vägen in i mål.
   
   

4. Smart genväg till rätt skattetabell
   

   Inför varje nytt år är det en hel del rutiner att bocka av för dig som arbetar med lön. Bland annat måste du se till att uppdatera era register med korrekt skattetabell för varje anställd, genom en så kallad FOS-förfrågan. Tidigare fick du som löneadministratör göra en körning i systemet, skapa och spara ner en frågefil, ladda upp den hos Skatteverket, vänta flera dagar på en svarsfil och sedan ladda upp den igen i lönesystemet – knappast en särskild effektiv process, med andra ord! Nu finns det dock en smart direktkoppling (API) mellan Flex löneprogram Flex HRM Payroll och Skatteverkets tjänst som gör det möjligt att direkt hämta in uppdaterade uppgifter till anställdaregistret med ett enkelt knapptryck – helt utan krångel med filer och irriterande väntetider.

   
   Faktum är att så många som sju av tio intyg som kommer in via papper måste skickas tillbaka för att någon uppgift saknas.
   
   

5. Rätt data in = rätt data ut

   Ingen lyckad lönekörning utan rätt indata. Arbetad tid, scheman, frånvaro, reseräkningar, utlägg och allt annat underlag för månaden måste helt enkelt finnas på plats för att det ska bli rätt i lönekuvertet. Och helst vill du ju också slippa alltför mycket handpåläggning på vägen. Använder du en helintegrerad lösning som Flex HRM är det lätt att göra rätt, eftersom alla transaktioner från tid- och resemodulen enkelt hämtas in till lönehanteringen med ett knapptryck. När alla delar av personaladministrationen är synkade med varandra slipper du papperskrångel och manuella inmatningar och får mer tid till viktiga saker, som kvalitetssäkring och uppföljning.
   
   I Flex HRM Payroll har du dessutom tillgång till en smart filimport – perfekt om du till exempel behöver importera en Excel-lista med lunchkuponger eller förmånsvärden till löneberedningen på ett snabbt och smidigt sätt.
   
   

6. Jobba tryggt med inbyggt kontrollsystem
   

   Loggning, spårbarhet och kvalitetssäkring… Begrepp som dessa dyker allt oftare upp i diskussionen när man pratar löneprogram och löneprocesser – och det med rätta om du frågar oss. Som löneadministratör jonglerar du ju många kluriga processer och avancerade beräkningar som bara måste bli rätt. Låt oss ta semesterberäkningen som ett exempel. Där har vi sett till att du som administratör kan följa exakt hur beräkningarna har gjorts i Flex HRM Payroll – i varje steg i flödet – för att kunna jobba spårbart och transparent och snabbt fånga upp eventuella felaktigheter.
   
   Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) är ett annat exempel. Använder du Flex HRM Payroll får du tillgång till ett inbyggt kontrollsystem med popup-meddelanden och färgmarkeringar som uppmärksammar dig på misstänkta felaktigheter i rapporteringen till Skatteverket. Med denna inbyggda kvalitetssäkring kan du känna dig trygg även i de mer komplexa delarna av löneadministrationen – och behålla ett lugn i magen om ni skulle bli kallade till revision.

Nyfiken på att veta mer om dessa och andra smarta funktioner i Flex HRM Payroll – vårt webbaserade löneprogram som ger chefer och löneavdelning en enklare och effektivare vardag? Kontakta oss, så berättar vi mer!