Föreställ dig att du slapp ägna timmar åt att dubbelkolla hela lönekörningen och istället fick automatiska varningar om misstänkta fel. Nu är det möjligt – med smart AI-teknik inbyggd direkt i ditt lönesystem! Här är 6 skäl att låta AI bli er nya kollega på löneavdelningen.
Att kontrollera lönerna på manuell väg för att hitta avvikelser och fel kan kännas som att leta efter en nål i en höstack. Timme efter timme spenderas på att säkerställa att allt är i sin ordning. Och trots detta är det fortfarande lätt hänt att fel slinker igenom – fel som kan få stora konsekvenser för både medarbetare och arbetsgivare.
Inte nog med att felaktiga löneutbetalningar har en direkt påverkan på de anställdas privatekonomi och kan skada förtroendet för arbetsgivaren – de innebär också ekonomiska risker och administrativt krångel när misstagen ska rättas till. Att ha säkra och effektiva kontrollrutiner på plats är därför avgörande för att hitta felen innan de hinner ställa till med problem.
SmartDetect är den nya AI-stödda bevakningen i lönesystemet Flex HRM Payroll som är designad för att göra det så enkelt det bara går att hitta felen innan lönerna betalas ut. Genom att tränas på tidigare lönespecifikationer lär sig verktyget det typiska mönstret för ditt företags löneutbetalningar. Det som sedan sticker ut från det mönstret kommer att flaggas som en avvikelse – så att du som lönespecialist direkt ser vad som kräver en noggrannare koll. Låt oss ta en titt på hur det funkar och exakt vad som gör det så smart!
Så här kan AI förenkla och förbättra lönehanteringen
1. Minskar det manuella arbetet
Svårt att få tidspusslet att gå ihop? En av de stora fördelarna med att ha AI inbyggt i löneprocessen är den enorma tidsbesparingen. Som sagt: alla som någonsin har kontrollerat löner manuellt vet hur tidskrävande det är att ha koll på alla detaljer – och hur stressande det kan vara att veta att varje liten miss kan resultera i en förlorad ersättning eller ett för stort avdrag på lönespecen. Att dubbelkolla allt kan ta dagar varje månad – särskilt för dig som hanterar ett stort antal medarbetare och kanske även kör löner för flera olika företag. Och det tar inte slut där. Fel som inte upptäcks i tid innebär också att extra arbete behöver läggas på krångliga korrigeringar i efterhand – vilket kan orsaka extra stress, övertidstimmar och ytterligare arbetsbelastning för dig som lönespecialist.
AI-teknik tar över de monotona och repetitiva uppgifterna, vilket innebär att du slipper sitta och kolla varje liten siffra och samtidigt reducerar tiden det tar att rätta till misstag i efterhand. Vinsterna är tydliga: mindre stress och mer tid över till roligare och mer värdeskapande uppgifter där lönespecialisternas kompetens kommer till sin fulla rätt.
2. Hittar felen med hög träffsäkerhet
Inte nog med att AI-assisterade kontroller sparar tid och resurser – de kommer också att kunna hjälpa dig att fånga upp felen på ett mer träffsäkert sätt. Eftersom AI-verktyget tränas på stora mängder data och snabbt “lär sig” de typiska mönstret för ditt företags löneutbetalningar är den helt enkelt expert på att hitta allt som avviker – även de mer komplexa fallen som lätt skulle kunna gå det mänskliga ögat förbi.
Sist men inte minst: för att fånga upp felen så effektivt som möjligt tränas AI-modellen och skräddarsys kontinuerligt för just din verksamhet och dina anställda. (Det är ungefär som att ha en väldigt erfaren kollega bredvid dig – någon som kan alla detaljer och små specialfall på just ditt företag. Och som dessutom aldrig blir ofokuserad eller trött).
3. Kraftfullare än traditionella kontrollverktyg
Att låta lönesystemet hjälpa till med kontrollarbetet är i sig inget nytt – men det finns en klar fördel med AI-tekniken jämfört med de mer traditionella typerna av kontrollverktyg. Medan äldre teknik bygger på att vi förser den med regler och instruktioner kring vilka fel den ska leta efter jobbar AI-verktyget med maskininlärning och algoritmer som ständigt uppdaterar sig själva. Det betyder att kontrollerna kommer att hjälpa oss att hitta fler och mer komplexa fel än vad som tidigare har varit möjligt. I takt med att verktyget körs kommer det också att tränas, anpassa sig till ny information och bli mer och mer träffsäkert över tid. Smart var ordet!
4. Förklarar vad som ser misstänkt ut
Inte nog med att SmartDetect varnar om att något avviker – du får också veta exakt vad som ser misstänkt ut. När du arbetar i löneberedningen kommer alla avvikelser som systemet har hittat att visas i en informativ vy, så att du enkelt kan gå igenom och granska dem på ett metodiskt sätt. Det kan exempelvis handla om att en nettolön eller en reseersättning är onormalt hög eller låg, att en regelbundet återkommande transaktion som julbonus eller semesterersättning saknas, eller att en anställd plötsligt har en transaktion som hen tidigare inte har haft.
5. Analyserar löneutbetalningarna från flera håll
När SmartDetect letar efter avvikelser tar den inte bara hänsyn till individens tidigare löneutbetalningar – den kan också ta hjälp av jämförelser med företaget i stort eller andra grupper av anställda med liknande villkor och förutsättningar. Det innebär att felen kan hittas även för nya medarbetare som saknar tidigare lönehistorik – tack vare möjligheten att analysera lönerna från flera håll.
6. Win-win för både företag och medarbetare
Som sagt: felaktiga löneutbetalningar kan bli dyra att rätta till, och när misstag väl sker påverkar det både löneavdelningen, företaget och enskilda anställda. Här kan AI-tekniken hjälpa oss att på ett tidigt stadium fånga upp felen innan de hinner leda till problem – vilket i sin tur både minimerar ekonomiska konsekvenser för företaget och säkerställer nöjda medarbetare som kan känna sig trygga i att lönen blir rätt. En riktig win-win!
Vill du prata smart lönehantering med oss?
Är du nyfiken på att veta mer om hur AI kan göra skillnad för dig och ditt företags lönehantering? Oavsett vilken lösning du använder idag berättar vi gärna mer om hur lönevardagen blir smartare och smidigare med vår AI-bevakning SmartDetect och de andra verktygen i lönesystemet Flex HRM Payroll. Kontakta oss idag!
Jag använder Flex HRM Payroll idag och vill bli pilotkund på SmartDetect!
Jag vill veta mer om Flex HRM Payroll!
