HRM-systemet på fickan! Så får ni ut det mesta möjliga av er mobilapp

Lokalt installerade system med torr och tråkig layout – eller snyggt designade gränssnitt som ryms i din ficka? Det är lätt att förstå varför allt fler arbetsgivare väljer att investera i en smart app för tidrapportering och andra uppgifter som hör personaladministrationen till. Men vad utmärker en riktigt bra app och hur ser ni till att navigera rätt bland olika leverantörer och lösningar?

Nu finns det inte längre någon ursäkt att hålla fast vid krångliga Excel-dokument, kvitton som samlas på hög och lokalt installerade system som ni bara kommer åt från kontoret. Allt fler arbetsgivare inser vinsterna med ett modernt HRM-system kopplat till användarvänliga appar där medarbetarna snabbt och enkelt hanterar tidrapporter, utlägg och andra administrativa måsten. Men vad bör du och dina kollegor tänka på inför valet av rätt lösning för er verksamhet? Vad ska ni kunna förvänta er av en riktigt bra app för tidrapportering? Och vilka funktioner ska ni satsa på för en riktigt smart hantering av resor, utlägg och scheman? Vi guidar dig!

Vad utmärker en bra app för tidrapportering, reseräkningar och scheman? 6 saker att ha med på checklistan

1. Kan ni hantera tidrapporter och frånvaroansökan i ett k(l)ick? 

   Att hålla stenkoll på tiden är något som gynnar hela verksamheten. Samtidigt är tidrapporteringen ett moment som ofta upplevs som krångligt och tidsödande av medarbetarna – och som lätt blir en källa till frustration och tjat från chefer och löneavdelning. Lösningen är att göra det så enkelt det bara går – med smarta appar som både är intuitiva att använda och alltid åtkomliga – på språng, på jobbet eller hemma. 
   
   Vad bör då du och dina kollegor tänka på för att få ut det mesta möjliga av er app för tidrapportering? Här listar vi några viktiga frågor att ställa sig:
   
   - Finns det ett fullständigt stöd för alla delar av tidrapporten där du som anställd supersnabbt skriver in eller stämplar din närvaro och frånvaro, eventuell övertid med mera?
   - Vill ni rapportera per dag, vecka, månad eller kanske bara mata in avvikelser från ordinarie schema? Kanske olika grupper av personal har olika rapporteringsbehov? En optimal app för tidrapportering är flexibel och stödjer olika alternativa rapporteringssätt.
   - Finns det tydliga översiktvyer som gör det enkelt att hålla koll på semesterdagar, flextid och andra saldon? Och kan ni skräddarsy visningen av era saldon så att de matchar just era behov?
   - Erbjuder appen en användarvänlig frånvarohantering? I den optimala appen kan medarbetarna med ett knapptryck ansöka om semester och annan ledighet som chefen direkt får en notis om och sedan kan bevilja eller avslå.
   
   

2. Är det supersmidigt att välja och byta projekt? 

   Oavsett om ni behöver hålla koll på era fakturerbara timmar mot kund eller om ni vill säkerställa att ni använder er interntid på ett klokt och effektivt sätt – mycket är vunnet med ett användarvänligt verktyg som inte bara håller koll på vilka timmar ni jobbat utan också vad ni har lagt dessa timmar på. Maximera chanserna att lyckas genom att välja en smart app där du med ett snabbt knapptryck registrerar vilket projekt eller vilken kund du jobbar med. Extra smidigt blir det om ni väljer en app för tidrapportering med en inbyggd GPS-funktion som gör jobbet åt dig. Du låter helt enkelt appen känna av var du befinner dig och koppla ihop rätt plats med rätt projekt eller kund – så att det automatiskt blir rätt i tidrapporten.
   
   

3. Hjälper appen er att bli kvitt kvittotrasslet?

   På bussen, i väntrummet eller ute hos kund… Många uppskattar friheten att kunna fixa reseräkningen var och när de vill och slippa jobb som läggs på hög. Försäkra er därför om att er app ger ett fullständigt stöd för resor och utlägg och att det finns smarta automatiserade funktioner och genvägar som snabbar upp hela processen från start till mål. Till exempel erbjuder vissa leverantörer stöd för digitala kvitton och kvittotolkning. Bara fota ditt kvitto med mobilen direkt efter ditt inköp. Appen tolkar sedan kvittot och ser till att alla viktiga uppgifter, såsom datum, belopp automatiskt hamnar i exakt rätt fält i reseräkningen. Ta en snabb koll att det ser korrekt ut, spara och klarmarkera. Chefen får en notis och kan attestera med ett knapptryck. Klart!
   
   Har du och dina kollegor mycket bilresor i tjänsten? Även här finns det flera smarta genvägar att dra nytta av i de moderna lösningarna, såsom möjligheten att spela in din bilresa med GPS-positionering och låta appen räkna ut hur långt du har kört. Att välja en kombinerad app för tidrapportering och utlägg är ett smart sätt att förenkla för medarbetarna som bara behöver jobba i ett gränssnitt och hålla reda på ett inlogg – samtidigt som det bäddar för ett smidigt arbetsflöde för chefer och löneavdelning.

   Satsa på en app där medarbetarna själva kan önska och byta arbetspass.

4. ...och förenkla ert schemapussel?

   Är allt pusslande kring scheman och arbetspass en källa till huvudvärk för dig och dina kollegor? Med rätt val av app finns fantastiska möjligheter att underlätta vardagen för era schemaläggare – och samtidigt öka känslan av delaktighet och inflytande hos medarbetarna. Den optimala lösningen ger schemaläggare en god översikt över aktuella bemanningsbehov och möjligheten att tillsätta anställda direkt i appen.Försäkra er även om att appen rymmer smarta funktioner som ger medarbetare och chefer en smidigare vardag. Vissa appar erbjuder till exempel funktioner där medarbetarna själva kan önska arbetspass i appen eller ansöka om att få byta pass med kollegan – utan att behöva vänta på att chefen finns på plats. Chefen får istället en pushnotis och kan ge sitt OK i appen.
   
   

5. Finns det smarta funktioner för en friktionsfri kommunikation? 

   Bör en app även bidra till att kapa ledtiderna från registrering till färdig lön? Och ge er en smidigare och mer friktionsfri kommunikation i vardagen? Absolut, om du frågar oss! Här listar vi några exempel på användbara funktioner att hålla utkik efter i er (nästa) app för tidrapportering, resor/utlägg och scheman:
   
   - Inbyggd meddelandefunktion där du med ett knapptryck kommer i kontakt med din chef eller kollega.
   - Påminnelser som hjälper dig att hålla koll på viktiga deadlines och händelser att agera på, såsom frånvaro att bevilja, tidrapporter/reseräkningar att granska eller när du tilldelats en ny arbetsuppgift.
   - Panel som ger dig översikt över vilka kollegor som är på arbetet, på rast, har semester eller annan typ av frånvaro.
   
   

6. Hur användarvänlig är appen? 

   Svårnavigerade och krångliga system med tråkig design, nej tack! Mängden appar och andra lättanvända gränssnitt som omger oss i vardagen växer i rekordfart – och med detta också kraven och förväntningarna på en god användarupplevelse hos våra digitala verktyg på jobbet. För att få ut det mesta möjliga av er app för tidrapportering och andra administrativa uppgifter är det helt enkelt A och O att den är lättanvänd och tilltalande – så att era medarbetare verkligen kommer att vilja använda den såsom det är tänkt.
   
   Ger appen ett bra första intryck rent visuellt – med trevliga färger, typsnitt och ikoner? Möts du av en logisk och tydlig struktur av menyer och funktioner? Ser du som användare bara det du behöver se, utan onödig information som förvirrar? Upplevs den som pedagogisk och intuitiv så att du snabbt förstår hur du löser de vanligaste uppgifterna utan någon behöver instruera dig? Finns det hjälptexter och smarta genvägar som leder dig rätt? För att få en så fullständig bild som möjligt är det en god idé att be potentiella leverantörer om en demo där ni kan ta en ordentlig titt på gränssnittet och få frågor som dessa besvarade.

Har du fler funderingar kring användarvänlighet och vad som egentligen utmärker ett användarvänligt gränssnitt? Kika gärna in vår guide.

Dags att erbjuda era medarbetare en app för tidrapportering? Vi hjälper dig!

Är ditt företag främst ute efter en användarvänlig och mobil tidrapportering, eller vill ni kanske även ta jobbet med era arbetsscheman, kvitton och utlägg till nästa nivå? Med det webbaserade personalsystemet Flex HRM och vår tillhörande app Flex HRM Mobile finns alla möjligheter att bygga en komplett och sömlös lösning för just din verksamhets behov. Allt samlat på ett ställe för perfekt överblick och smidighet! Kontakta oss så berättar vi mer!