Vad ska finnas med i ett arbetsgivarintyg? Och hur skiljer det sig från ett tjänstgöringsintyg egentligen? Hur skriver man ett tjänstgöringsbetyg och kan medarbetaren kräva att få det? Vi hjälper dig att navigera i den snåriga världen av betyg och intyg.
Arbetsgivarintyg – ett måste för a-kassan
Vi börjar med arbetsgivarintyget – hur funkar det? Jo, lite förenklat handlar det om ett papper på att medarbetaren har jobbat på en viss arbetsplats en viss period. Intyget lämnas ut till medarbetare som har slutat och behövs när de ska söka a-kassa för att kunna avgöra hur mycket pengar de har rätt till. Med andra ord: ordning och reda på arbetsgivarintygen är superviktigt för att inte riskera ekonomiska missöden för medarbetare som befinner sig mellan jobb.
Förutom den anställdes personuppgifter är det bland annat följande information som ska finnas med på arbetsgivarintyget:
- anställningstid, anställningsform och befattning
- orsak till att anställningen upphörde
- antal arbetstimmar per månad
- hur stor ersättning (lön och förmåner) som betalats ut de senaste 12 månaderna
Vad säger lagen om arbetsgivarintyg?
För många arbetsgivare är det förstås en självklarhet att arbetsgivarintyget sköts korrekt, men faktum är att det även är obligatoriskt – detta enligt lagen om arbetslöshetsförsäkring. Hur lång tid arbetsgivaren har på sig är inte reglerat i lag, men intyget ska lämnas “inom skälig tid” efter att det begärts. En tumregel är alltså att du som arbetsgivare ska agera snabbt och lämna ut det så snart som möjligt efter det att den anställde har slutat.
Fixa intyget tryggt och smidigt via arbetsgivarintyg.nu
Med detta sagt, eftersom det är en hel massa uppgifter som ska redovisas i arbetsgivarintyget kan det hela bli lite trixigt – samtidigt som risken för fel är stor. Ja, faktum är att hela sju av tio arbetsgivarintyg som kommer in via papper måste skickas tillbaka för att något felar. Men ingen anledning att misströsta, det finns en smart lösning för det! Via a-kassornas digitala tjänst arbetsgivarintyg.nu får du som arbetsgivare hjälp att fylla i och skicka intyget på ett smidigt och tryggt sätt. Antingen använder ni det digitala formuläret på webbplatsen eller så fixar ni det direkt via ert lönesystem. Ett antal leverantörer (vi på Flex Applications är självklart en av dem) erbjuder nämligen en sömlös API-integration som ser till att rätt uppgifter hamnar på rätt plats i intyget med automatik.
Tjänstgöringsintyg – hjälp vid jobbsök och banklån
Ett tjänstgöringsintyg, då? Vad är det och vad skiljer det från ett arbetsgivarintyg? Ja, att det finns en viss förvirring kring dessa båda papper är inte så konstigt för de har faktiskt en hel del gemensamt. Men det finns även några viktiga skillnader – vi benar ut vad som gäller!
Tjänstgöringsintyget (eller anställningsintyget som det också kallas) lämnas ut till medarbetare som har slutat men kan även begäras ut när som helst under pågående anställning. Liksom arbetsgivarintyget ska detta intyg innehålla personuppgifter och fakta om anställningen och befattningen, men det ska dessutom redogöra för medarbetarens arbetsuppgifter på ett detaljerat sätt.
Till sist är det viktigt att ha koll på att de båda intygen har två helt olika användningsområden. Medan ett arbetsgivarintyg används som underlag till a-kassan används ett tjänstgöringsintyg i första hand för att bekräfta en anställning och styrka meriter. Mer konkret handlar det oftast om att en medarbetare ansöker om ett nytt jobb och behöver intyga att det som står på CV:t är rätt och riktigt, men det kan även röra sig om ansökan till en utbildning, försäkringar eller banklån.
Ingen lag på att lämna tjänstgöringsintyg – men håll koll på kollektivavtal och policy!
Är det då obligatoriskt för alla att lämna ett tjänstgöringsintyg på samma sätt som ett arbetsgivarintyg? Svaret är: nej, inte enligt lag. Däremot kan det finnas bestämmelser i kollektivavtal eller företagets policy, inklusive information om vilka deadlines som gäller.
Tjänstgöringsbetyg – en dörr till nya karriärmöjligheter
Som om detta inte vore nog finns det även en tredje typ av viktigt papper att hålla reda på: tjänstgöringsbetyget. Så, hur funkar det?
Jo – som namnet skvallrar om – handlar det om ett betyg eller omdöme om medarbetaren och dennes insatser, tillsammans med vissa faktauppgifter. Syftet är helt enkelt att den som rekryterar ska få en god bild av hur personen har fungerat på sin tidigare arbetsplats för att kunna avgöra om kandidaten är en bra match.
Tjänstgöringsbetyget kan delas upp i följande fem delar:
- Faktadel (person- och anställningsuppgifter)
- Medarbetarens arbetsuppgifter
- Befattningens krav
- Vitsord – hur medarbetaren har skött sina arbetsuppgifter, personliga egenskaper och yrkesskicklighet
- Sammanfattande betyg/totalbedömning. En vanlig skala är till exempel denna (där 5 motsvarar högsta och 1 lägsta betyg):
5 – Vi ger NN utmärkta/våra allra bästa rekommendationer.
4 – Det är ett nöje att rekommendera NN
3 – Vill vi ge NN goda rekommendationer.
2 – Vi kan rekommendera NN.
1 – Vi önskar NN lycka till.
Måste vi lämna ett tjänstgöringsbetyg eller får man skippa det?
Kort svar: det beror på. Det finns nämligen inget lagkrav som tvingar företaget till det, däremot kan det finnas reglerat i kollektivavtal. Vanligt är till exempel att kollektivavtalet säger att det ska lämnas till anställda som har jobbat på arbetsplatsen i sex månader eller mer.
Avslutningsvis, skulle det inte finnas inskrivet i kollektivavtalet att tjänstgöringsbetyg måste lämnas ut, ja då finns det goda skäl att göra det ändå. Det tillhör praxis och visar att ni är en schysst arbetsgivare som månar om medarbetarna (även när era vägar snart ska skiljas åt). Att låta tjänstgöringsbetyget vara ett moment i er checklista vid offboardingen är därför en god idé.
Spara tid med en digital hantering av betyg och intyg
Vill du automatisera bort krånglig och tidskrävande administration kring betyg och intyg? I vårt HR-system Flex HRM Employee och vårt lönesystem Flex HRM Payroll har vi satsat på att göra det så enkelt det bara går att hantera alla viktiga dokument som rör era medarbetare. Med digitala mallar sparar du tid, samtidigt som du kan känna dig trygg i att inga detaljer missas. Och med en smidig API-koppling mellan lönesystemet och a-kassornas webbtjänst fixar du även era arbetsgivarintyg i ett k(l)ick. Vill du veta mer om fördelarna? Kontakta oss så visar vi dig!
