Snart dags för höstens medarbetarsamtal med dina medarbetare – denna gång kanske på distans? Känns det lite svettigt? Sitt lugnt i båten och se till att förbereda dig ordentligt. Vi har samlat de bästa tipsen för lyckade digitala medarbetarsamtal.
Hur trivs du? Hur går det? Vilka är dina önskemål inför framtiden? Medarbetarsamtalet, eller utvecklingssamtalet som det ibland också kallas, är ett samtal där du som chef stämmer av läget med dina medarbetare, vilket bör ske minst en gång per år. Medarbetarsamtalet är ett perfekt verktyg för att säkerställa att medarbetarna når sin fulla potential – vilket i förlängningen innebär att också företaget kommer att göra det. Men hur ser du som chef till att medarbetarsamtalet gör skillnad – på riktigt? Och vad ska du tänka på när du och din medarbetare inte sitter i samma rum? Här kommer våra bästa tips.
Lyckas med digitala medarbetarsamtal – åtta tips till dig som chef
-
Planera, planera, planera
Goda förberedelser är A och O – oavsett om du håller ett traditionellt fysiskt samtal eller ett samtal på distans. Skicka ut din kallelse i god tid, helst ca 2 veckor i förväg, gärna tillsammans med de frågeställningar som kommer att avhandlas. Skicka också med en länk i din mötesinbjudan och försäkra er om att ni båda känner er trygga med tekniken – så att allt flyter på när det väl är dags.
Sist men inte minst, avsätt tid för att läsa in dig på den medarbetare du kommer att möta. Gå tillbaka till noteringarna från föregående samtal, uppdatera dig om nuvarande arbetsuppgifter och ansvarsområden, summera det gångna årets resultat och tänk igenom vilka eventuella nya utmaningar som väntar i framtiden.
-
Se till att inte missa något – ta hjälp av en mall för medarbetarsamtal
Precis som när ni träffas i den fysiska världen finns det klara fördelar att använda en standardiserad mall för medarbetarsamtalet. Med mallen försäkrar ni er om att samtalen blir likvärdiga – för alla medarbetare och från tillfälle till tillfälle – och ni kan enkelt kontrollera att inget viktigt missas.
För den skull, glöm inte att också fundera igenom hur du ska lägga upp samtalet så att det passar just dig och medarbetaren du ska träffa. Vilka delar känns det extra viktigt att lägga fokus på i just detta möte? Extra smidigt blir det om ni använder digitala mallar för medarbetarsamtal som en del av ert HR-system. Inga mer lösa papperslappar och letande efter dokument när allt finns på samlat på samma ställe i det digitala gränssnittet.
Kom ihåg att stänga av aviseringar och notiser – särskilt om ni delar skärm.
-
Slå på kameran
Om ni kan se varandra blir det enklare att läsa av ansiktsuttryck och kroppsspråk – de där viktiga ledtrådarna som hjälper oss att förstå vad motparten egentligen menar. Om det är möjligt, se därför till att ni båda har videon påslagen under mötet. Tänk också på att välja en lugn och tyst miljö och lägg gärna någon minut på att städa undan och snygga till i bakgrunden.
-
Skapa trygghet
Engagemang, trygghet och tillit – det är alla viktiga nycklar för att lyckas med samtalet oavsett om det sker ansikte mot ansikte eller på distans. Att hålla långa monologer eller att bara beta av ett formulär utan reflektion och eftertanke är knappast rätt väg att gå om du vill hålla ett medarbetarsamtal som verkligen gör skillnad. Sträva istället efter en jämbördig dialog där båda parter får chans att komma till tals. Lyssna aktivt, ställ öppna frågor – och visa att du är genuint nyfiken på att höra svaren. Var inte rädd för att ge konstruktiv feedback men var noggrann med hur du formulerar dig. Använd gärna jag-budskap, såsom Jag har lagt märke till att… eller Jag upplever att… och förtydliga vad du menar genom konkreta exempel hämtade ur vardagen.
-
Låt varandra tala till punkt
Tycker du att det är svårt att få till det där naturliga flowet i det digitala samtalet? Du är inte ensam! När vi inte ser varandra ordentligt och när tekniken kanske medför en viss fördröjning är det lätt hänt att vi avbryter och pratar i munnen på varandra. Med detta i åtanke, försök att ha ett lite lugnare tempo, var inte rädd för de där korta stunderna av tystnad – och ge varandra utrymme att tala till punkt.
-
Koppla bort alla distraktioner
Sms och nyhetsflashar från mobilen, mejlaviseringar och chattmeddelanden som poppar upp på datorskärmen… De ständiga plingandena och aviseringarna får oss lätt att tappa fokus på samtalet. Se därför till att ni båda kopplar bort alla former av digitala distraktioner – innan ni inleder samtalet. Om ni dessutom delar skärm är detta viktigt att komma ihåg även av säkerhetsskäl; det är lätt att råka dela känsliga uppgifter med den andra parten om du inte har kontroll över vad som kan dyka upp på skärmen.
-
Dokumentera och följ upp
Precis som i ett fysiskt samtal: avsluta genom att sammanfatta vad ni har kommit överens om. Vad är nästa steg? Vilka är våra nya mål? Vad ska vi göra för att nå dem? Dokumentera och spara noteringarna på ett sådant sätt att både du och medarbetaren kommer åt dem. Och glöm inte att boka in ett uppföljande möte.
-
Minska administration och papperskrångel – ta hjälp av ett smart HR-system Har ditt företag insett vikten av kvalitativa medarbetarsamtal men känner att administrationen kring det hela slukar alltför mycket tid och energi? Gör era medarbetarsamtal 100 % digitala och effektivisera hela processen – från planering och genomförande till uppföljning. I HR-systemet Flex HRM Employee till exempel finns ett smidigt digitalt flöde, så att du kan lägga fullt fokus på ditt samtal och låta systemet sköta resten.
Såhär enkelt fungerar det:
-
Skapa färdiga mallar för medarbetarsamtalet som ni skräddarsyr så att frågorna är relevanta för just er.
-
Medarbetaren fyller i lugn och ro i sina svar och chefen ger sin feedback – i ett lättarbetat gränssnitt direkt i systemet.
-
Med ett knapptryck delar ni underlaget med varandra när båda känner sig redo.
-
Efter avslutat samtal signerar ni det ni har kommit överens om.
-
Automatiska påminnelsenotiser går ut för att påminna båda parter när det är dags att fylla i formuläret och att signera det.
-
Underlaget sparas tillsammans med historik, kursplanering och andra relevanta uppgifter som både chef och medarbetare har tillgång till – allt samlat på ett enda ställe.
