Hålla lönesamtal – checklista för dig som chef

Våren innebär tid för lönerevision på många företag. Att som chef sätta betyg på medarbetarnas arbete och att hålla lönesamtal kan kännas tufft. Men var lugn! Med rätt förberedelser kommer det att gå galant. Vi ger dig en checklista med allt du behöver bocka av inför och under ditt viktiga snack.

Lönerevision innebär översyn och justering av medarbetarnas löner, vilket i regel ska ske en gång per år. I kollektivavtalen beskrivs hur lönerevisionen ska gå till. Här framgår ofta nivåerna för löneökningen (lönepotterna), vilka medarbetare som omfattas och när och hur lönesamtal ska ske. När du som chef har gjort din bedömning av medarbetarens arbetsinsatser behöver du kommunicera det i ett lönesamtal.

Lönesamtalet ska vara en naturlig fortsättning på medarbetarsamtalet och syftar till att följa upp prestationer och resultat, motivera föreslagen lön och låta den anställde komma med sina synpunkter.

Läs mer: Smidigare lönerevision: Fyra tips till chef och HR.

Tydliga lönekriterier lönar sig

Hur bra koll har du på företagets lönekriterier? Och hur väl känner medarbetarna till dem? Som lönesättande chef är lönekriterierna ett av dina viktigaste verktyg. De tydliggör vad som påverkar lönen och underlättar en konsekvent bedömning och lönesättning av dina medarbetare. Lönekriterierna definierar helt enkelt vilka prestationer, kompetenser och beteenden hos medarbetarna som är viktiga i er organisation och som ni vill premiera.

Men för att lönekriterierna ska fylla sin funktion behöver de kommuniceras till medarbetarna. Kanske behövs även en genomgång av de begrepp och definitioner som används för att säkerställa att alla tolkar kriterierna på samma sätt. När det är dags för lönesamtal kan du se lönekriterierna som ett stöd att luta dig mot för att motivera varför du satt en viss lön. Någon garanti för att alla medarbetare blir nöjda finns det självklart inte. Sannolikheten att de förstår varför lönen är som den är och hur de kan påverka den ökar dock betydligt om de känner till och förstår lönekriterierna.

Checklista inför ditt lönesamtal

Det är en del moment att ha koll på inför lönesamtalet, avstämningar ska göras och underlag ska skaffas fram. För att du ska ha en bra känsla i magen hela vägen är det därför en god idé att börja med förberedelserna i god tid.

1. Diskutera med dina kollegor
   Gå igenom förutsättningarna för lönerevisionen med de andra lönesättande cheferna. Titta på hur stor lönepotten är och samordna era förslag på hur den ska fördelas. Se också till att det är tydligt vilka mandat och befogenheter du som chef har i lönesättningen, så att det inte uppstår några oklarheter i dialogen med medarbetaren.
   
   
2. Boka tid för lönesamtal
   Även medarbetaren bör ha möjlighet att förbereda sig inför lönesamtalet, så skicka ut inbjudan i god tid. Sätt av generöst med tid så att ni inte behöver stressa, en timme brukar vara lagom.
   
   
3. Ta fram underlag
   Vi har tidigare tittat på vikten av tydliga lönekriterier. Se till att både du som chef och medarbetaren har tillgång till dem. Läs på om kollektivavtal och eventuella lokala avtal, konsultera företagets HR-avdelning om det behövs. Ta även fram all bakgrundsfakta du behöver om den anställde, såsom befattning, ansvar, arbetsuppgifter och kompetensutveckling fram tills nu.
   
   
4. Sammanfatta din bedömning
   Lönesättningen ska baseras på en helhetsbedömning av medarbetarens arbetsinsatser under året. Hur har medarbetaren presterat i förhållande till de uppsatta målen? Hur har hen utvecklats? Ta gärna hjälp av utvecklingssamtalet för din bedömning. Tänk igenom vad du vill ha ut av samtalet, vad du vill förmedla och vilka frågor du vill ställa. Fundera på hur medarbetaren kan komma att reagera på föreslagen lön och hur du ska motivera den.
   
   
5. Använd gärna en mall
   Använd gärna en mall för lönesamtal; på det sättet blir det lättare att vara konsekvent i alla samtal och att se till att inget missas. Mallen bör utgå från den egna verksamheten och kontinuerligt uppdateras.

Använd gärna jag-budskap: Jag har gjort bedömningen att..., Jag upplever att...

Att tänka på under lönesamtalet

Okej, förarbetet är klart. Du har gjort din bedömning, pratat ihop dig med kollegorna och förberett allt underlag. Bra jobbat! Nu är det dags för lönesamtalet. Så här kan du lägga upp det viktiga snacket:

1. Sätt ramarna för samtalet
   Börja med att introducera den anställde om samtalets syfte, upplägg och tidsramar.
   
   
2. Tala om vad du kommit fram till och varför
   Förklara vilka faktorer som har legat till grund för bedömningen och ge din bild av medarbetarens arbetsinsats. Försök att använda konkreta exempel. Presentera och motivera den nya lönen. Berätta till sist vad medarbetaren kan göra för att påverka sin lön framöver.
   
   
3. Var lyhörd för medarbetaren
   Lönesamtalet ska vara en dialog där medarbetaren ges chans att komma med sina synpunkter. Ställ frågor och lyssna aktivt. Försäkra dig om att medarbetaren fick sagt allt det hen ville innan ni avslutar samtalet.
   
   
4. Tänk på hur du formulerar dig Använd gärna jag-budskap: Jag har gjort bedömningen att…, Jag upplever att… När du ger negativ kritik bör du alltid följa upp med konkreta förslag på utveckling/förbättring.
   
   
5. Dokumentera Skriv ner vad ni kom överens om så snart som möjligt efter samtalet. Spara underlaget inför nästa års lönesamtal.

Dags för ett smidigare sätt att jobba med lönesamtal och lönerevision?

Hur arbetar ert företag med lönerevisionsprocessen? Har ni mycket manuell hantering med dubbelarbete för chefer och HR-avdelning? Spara tid och resurser genom att digitalisera er lönerevision. Lönerevisionsmodulen i Flex HRM Employee underlättar arbetet från start till mål, från förberedelser med skapande av potter och chefernas arbete med att sätta nya löner, till granskning och godkännande av lönerna och slutligen verkställande och export till lönesystem. Smart, eller hur? Varmt välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!