Transparenta löner, mindre godtycklighet och inte minst ett ökat förtroende bland medarbetarna – det finns många anledningar att satsa på en tydlig lönepolicy. Men vad ska policyn egentligen innehålla och hur kommer du igång? Här är en checklista med allt du bör tänka på.
Vad är en lönepolicy?
En lönepolicy är ett vägledande dokument som ska främja rättvis lönesättning på företaget, samtidigt som den ska hjälpa verksamheten att nå sina visioner, strategier och övergripande mål. Policyn ska fungera som vägledning för både chefer och medarbetare, där målet är att alla ska ha samma förståelse för hur lönesättning och löneutveckling fungerar inom företaget.
Utan en lönepolicy kan det bli knepigt för både chefer och medarbetare att förstå vad som faktiskt gäller när det kommer till lönesättningen – osäkerhet kan uppstå kring vilka faktorer som påverkar lönen och risken ökar för att lönerna sätts på ett godtyckligt sätt.
En lönepolicy ger också företaget en gemensam värdegrund som gör det tydligt för alla medarbetare vad organisationen värdesätter vid lönesättning, både vid nyanställningar och vid lönejusteringar under anställningens gång. Det innebär också att varje lönepolicy kommer att se olika ut, beroende på hur förutsättningarna ser ut hos respektive företag.
En tydlig lönepolicy underlättar lönesättningen genom att den:
- minskar risken för orättvisa eller godtyckliga lönesättningar
- ger chefer ett tydligt ramverk för lönesamtal
- ger chefer och medarbetare en gemensam förståelse för löneprocessen
- stärker medarbetarnas engagemang och inspirerar dem att arbeta mot företagets mål.
Måste vi ha en lönepolicy?
Det finns inget specifikt lagkrav som tvingar arbetsgivare att ha en lönepolicy, men det kan däremot vara ett krav enligt gällande kollektivavtal. Dessutom ska arbetsgivaren enligt Diskrimineringslagen analysera bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som tillämpas, vilket innebär att arbetsgivaren ska kartlägga och analysera löneskillnader och lönepolicy årligen. Detta förutsätter att det finns en beskrivning av hur löner fastställs, vilket gör att en lönepolicy kan vara en viktig del av arbetsgivarens rutiner.
Kom igång med företagets lönepolicy – en checklista
1. Utgå från mål och vision
Lönepolicyn ska först och främst bygga på företagets affärsidé. Genom att formulera övergripande mål, vision och strategier skapar ni en tydlig grund för er policy.
2. Hitta rätt lönenivå på marknaden
Att ha koll på vad som är en rimlig lönenivå för olika branscher och roller främjar konkurrenskraften och hjälper er att attrahera och behålla rätt medarbetare. Nästa steg är därför att fundera på hur ni vill positionera er lönemässigt på marknaden. Ställ frågor som: Hur ser våra löner ut i förhållande till andra företag i samma bransch? Ska vi erbjuda de högsta lönerna eller ligga på medianen? Hur når vi rätt marknadsposition för oss? Genom att göra dessa avvägningar kan ni skapa en tydlig lönestrategi som stärker företagets position på arbetsmarknaden.
3. Vilka ersättningsformer gäller?
Pension, friskvård, tjänstebil, rörlig lön, bonus eller provision... Det finns många olika ersättningsformer för de anställda utöver fast lön! Det ni erbjuder ska därför tydligt beskrivas i lönepolicyn. Om ersättningsformerna skiljer sig mellan olika medarbetargrupper bör även det framgå. Det är relativt vanligt att man skippar detaljerna i själva lönepolicyn och istället hänvisar till bilagor för respektive del, såsom till exempel pensionspolicy och bilpolicy.
4. Formulera era lönesättande principer
De riktlinjer som styr lönesättningen kallas för lönesättande principer. De kan variera mellan olika företag eftersom de bygger på varje företags individuella mål och värderingar, men fokus brukar vanligtvis ligga på kompetens, ansvar, prestation och arbetsuppgifternas svårighetsgrad.
Genom att tydligt definiera dessa principer kan ni känna er säkra på att lönerna i företaget är både konkurrenskraftiga och rättvisa – något som inte bara gynnar medarbetarnas utveckling, utan också verksamhetens tillväxt!
5. Beskriv löneprocessen
Att tydligt beskriva hur löneprocessen fungerar ger alla anställda en klar bild av hur lönesättningen fungerar för just ert företag. Det minskar risken för missförstånd och bygger förtroende hos medarbetarna, eftersom det blir tydligt både vad som förväntas av dem och vilken praxis ni som företag följer.
Vilken information bör då vara med i beskrivningen? Jo, bland annat bör den innehålla information om hur lönerevisionsprocessen går till, hur lönerna sätts vid rekryteringar och hur de justeras i samband med nya arbetsuppgifter eller roller. Det är också viktigt att tydliggöra hur eventuella avvikelser i lönesättningen som upptäcks vid lönekartläggningen ska åtgärdas. En del företag väljer att inkludera informationen direkt i lönepolicyn medan andra bifogar beskrivningen som en bilaga.
Hur hör lönepolicyn ihop med lönekartläggningen?
Lönepolicyn och lönekartläggningen är nära relaterade – bådas syfte är att främja rättvisa och icke-diskriminerande löner inom organisationen. Man skulle kunna säga att lönepolicyn är där ni beskriver hur löneprocessen ska se ut, och genom lönekartläggningen kan ni sedan utvärdera om policyn följs i praktiken. Med andra ord: i lönepolicyn fastställer ni era riktlinjer och principer, medan lönekartläggningen hjälper er att identifiera eventuella löneojämlikheter och möjliggör justeringar av policyn vid behov.
Läs mer: Snabbguide: så funkar en lönekartläggning
6. Vem ansvarar för vad?
För att få till en smidig och effektiv löneprocess är det också bra att ha en tydlig ansvarsfördelning och en genomtänkt tidsplan för återkommande arbetsuppgifter. Vem som gör vad varierar såklart mellan olika företag, men oftast är det företagsledningen som fastställer och samordnar riktlinjerna för lönesättningen. Varje chef håller sedan lönesamtal och sätter lönerna för de individuella medarbetarna. Detta sker vanligtvis enligt farfarsprincipen, vilket innebär att lönerna slutligen ska godkännas av VD eller ledningsgrupp. Även HR är i regel med under processen.
Fundera på hur ansvarsområdena ska fördelas hos er och skriv ned detta i lönepolicyn. Skulle det inte finnas någon specifik avdelning som ansvarar för något stycke i lönepolicyn, kan det också vara bra att förtydliga varför ni har gjort det valet.
7. Informera och förankra
Ni har nu lagt grunden och utformat en lönepolicy med tydliga riktlinjer för företagets löneprocess. Så då är jobbet klart, eller? Nja, inte riktigt. Som vi tidigare påpekat är ju syftet med lönepolicyn att göra processen transparent för hela organisationen. Alltså blir ett naturligt nästa steg att informera alla medarbetare om policyn. För dig som är chef kan det också vara bra att gå igenom lönepolicyn lite mer ingående, så att du tydligt kan förmedla information kring lönepolicyn till dina medarbetare om frågor skulle uppstå.
Kom ihåg: bara för att ni har en lönepolicy betyder inte det att alla medarbetare förstår den, eller ens vet om att den finns. Hur ni använder och kommunicerar det som står i lönepolicyn är minst lika viktigt – eftersom detta i hög grad kan påverka hur rättvis (eller inte) medarbetarna tycker att lönesättningen är.
8. Håll lönepolicyn up-to-date
Sist, men inte minst: För att fortsätta vara relevant behöver lönepolicyn uppdateras i takt med att verksamheten och omvärlden utvecklas. Efter varje lönerevision bör ni därför utvärdera processen. Vad fungerade väl och vad kan förbättras? Behöver något justeras inför nästa revision? En löpande dialog med cheferna som ansvarar för lönesättningen är A och O!
Låt smarta verktyg underlätta jobbet med lönekartläggningen
Känns lönekartläggningen tungrodd och tidskrävande? Önskar ni att det fanns ett smartare sätt? I vårt webbaserade personalsystem Flex HRM har vi satsat på att göra jobbet så smidigt det bara går, med all data samlad på ett ställe och ett pedagogiskt flöde för kartläggningens alla moment – från arbetsvärdering till handlingsplan. Välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!
