Chef på distans – åtta tips för att lyckas

Är du chef på distans? Att leda ett team som helt eller delvis jobbar på olika platser har sina utmaningar. Hur ser man till att varje medarbetare känner sig sedd och bekräftad? Och hur jobbar ni på teamkänslan när ni inte ses vid kaffeautomaten varje dag? Här kommer åtta tips på vägen.

Arbetslivet blir allt mer gränslöst och det blir allt vanligare att chefen befinner sig på en annan ort än sina medarbetare, som i sin tur kan vara utspridda på flera olika kontor eller jobba hemifrån. Med dagens tekniska lösningar, såsom mejl, Skype, videokonferenser och webbmöten går det ofta utmärkt att kommunicera och gemensamt lösa arbetsuppgifter utan att ses i den fysiska verkligheten. I en undersökningen genomförd av tidningen Chef uppgav 76 % av de tillfrågade cheferna att de leder medarbetare som helt eller delvis arbetar på distans.

Fördelar och utmaningar med distansarbete

Större valfrihet, kostnadsbesparingar, ökad produktivitet, mindre tid som behöver läggas på resor och snällare mot miljön. Fördelarna med distansarbete är flera. Men vilka utmaningar finns det för chefen? Vilka särskilda krav ställer distansledarskapet jämfört med det mer traditionella ledarskapet? Ett nyckelord är tydlighet – på alla plan. Tydliga ramar och roller är viktiga framgångsfaktorer enligt experterna. Likaså måste reglerna för hur och när ni kommunicerar vara klart definierade. En annan avgörande skillnad är att distansledarskapet kräver andra strategier för att bygga tillit och att skapa en vi-känsla hos medarbetarna.

Åtta tips till distanschefen

Hur går man då till väga, mer konkret, för att skapa tydlighet, tillit och teamkänsla i det distansbaserade teamet? Och hur fixar man det viktiga fikasnacket? Här kommer åtta praktiska tips.

1. Tydliga roller och arbetsuppgifter

Tydlighet är förstås A och O i alla former av ledarskap, men som sagt något som är extra avgörande för dig som leder på distans. Dina medarbetare kan ju inte stämma av saker på samma sätt med dig i korridoren. Det innebär att det finns en ökad risk för osäkerhet och missförstånd i det distansbaserade teamet. Därför är det viktigt att du som chef hela tiden arbetar för en tydlig struktur med klart definierade roller och arbetsuppgifter, så att varje medarbetare känner sig trygg i vad som förväntas av just honom eller henne.

2. Släpp på kontrollbehovet

Tillit är grunden för alla goda relationer, och forskningsstudier har visat att det som utmärker just lyckade distansteam är en känsla av förtroende och tillit medlemmarna emellan. Men vägen dit är inte alldeles enkel. Det kan vara en utmaning för chefen som leder på distans att släppa på kontrollbehovet och lita på att medarbetarna gör sitt jobb, inte minst om teamet helt eller delvis jobbar hemifrån. Som chef gäller det att fokusera mindre på hur och när jobbet utförs och mer på faktiska resultat och leveranser.

Genom att sätta upp konkreta, mätbara mål och följa upp dem behöver chefen inte känna sig som ett kontrollfreak. Med fokus på resultat och mål blir också medarbetarna mindre frustrerade och mer motiverade och det blir lättare att skapa ett klimat fritt från misstänksamhet, prestige och konkurrens.

3. Gemensamma riktlinjer för kommunikation

För att samarbetet ska fungera så friktionsfritt som möjligt behöver ni komma överens om hur och när ni ska kommunicera. Vilka kanaler ska vi använda till vad? Ska vi ha avstämning dagligen eller en gång i veckan? En stående kontakttid en förmiddag i veckan då du som chef lovar att finnas tillgänglig för medarbetarna vid behov? Kom fram till den lösning som passar er och verksamheten bäst. Diskutera även inom teamet i vilken mån mejl och telefonsamtal utanför kontorstid är OK.

4. Slarva inte med mejlen

Mejlen är ett viktigt arbetsredskap för alla chefer, men i synnerhet för dig som leder på distans. Vad som är viktigt att komma ihåg är att sättet som du som chef hanterar mejl från de anställda har stor betydelse både för arbetsresultat och relationer. Att ständigt vara tillgänglig på mejlen är förstås en omöjlighet för de flesta chefer, men risken om du konsekvent skjuter på att svara på mejl är att medarbetaren känner sig oviktig och osynlig. Särskilt viktigt är det förstås att medarbetarna i rimlig tid får svar på direkta frågor som annars riskerar att stoppa upp arbetet, men du bör heller inte underskatta vikten av regelbunden feedback på det jobb som medarbetaren har levererat. Ett enkelt ”Tack!” eller ”Bra jobbat!” kan göra stor skillnad.

5. Fysiska möten med jämna mellanrum

Hur fantastiska de digitala möjligheterna än är så kommer man inte ifrån att medarbetarna någon gång ibland behöver få tillfälle att möta sin chef ansikte mot ansikte. Du bör även se till att medarbetarna får träffa varandra någon eller några gånger per år. Och när ni väl ses, se till att använda tiden klokt. Undvik att lägga värdefull tid på ren information och fokusera istället på dialog, utbildning, workshops och roliga aktiviteter som stärker teamkänslan.

6. Vårda relationerna

Som chef är det din uppgift att se till att alla medarbetare känner sig sedda och hörda, att de trivs och att de har de verktyg de behöver för att prestera. Utan de där dagliga spontana pratstunderna är det förstås en svår uppgift – men den är långt ifrån omöjlig.

Ett sätt kan vara att satsa på regelbundna individuella samtal där ni stämmer av läget. Använd då gärna videosamtal för att inte gå miste om kroppsspråk, blickar och ansiktsuttryck – viktiga pusselbitar när vi försöker förstå vad vår samtalspartner egentligen menar. Ett annat tips är att bjuda in till gemensamma digitala möten när ni ska gratulera någon på födelsedagen, hälsa en nyanställd välkommen eller tacka av en anställd som slutar. Små saker som kan göra stor skillnad för relationerna i teamet.

7. Ha virtuella kaffepauser

Fikapauser och småprat betyder mycket för arbetsglädje och gemenskap och är något de flesta inte vill vara utan. Och med lite kreativitet går det att få till fikasnacket även om ni inte ses ansikte mot ansikte. Ett enkelt tips: när ni har ett videomöte, stäng inte av tekniken när det är dags för paus, utan hämta kaffe och fortsätt att prata med varandra, fast om något annat än jobbet. Eller varför inte skapa en kanal i ert chattverktyg för ändamålet som ni kallar för exempelvis ”fikarummet”?

8. Tänk klokt i verktygsdjungeln

Trello, Projectplace, Skype, OneNote, Planner, Slack… Det finns en uppsjö av digitala verktyg för samarbete och kommunikation online och problemet är knappast att hitta ett verktyg för de uppgifter man behöver lösa utan snarare att sålla och välja bort bland alla alternativ. Det kan vara frestande att hoppa på den senaste mest flashiga tekniken, men se till att välja era verktyg med omsorg och låt era behov styra. Tre bra tumregler är: varje verktyg ska ha ett tydligt syfte, det ska vara lätt att använda och det ska fungera bra ihop med övriga delar i er digitala verktygslåda.

Ett annat sätt att underlätta samarbetet i distansteamet är att utnyttja alla de smarta funktioner som ett molnbaserat personalsystem kan erbjuda, som exempelvis de du finner i Flex HRM. Några exempel på funktioner i Flex HRM som underlättar teamets vardag:

• Med startsidan i Flex HRM har du alltid koll på vilka kollegor som är plats – även när ni sitter utspridda på olika kontor. På startsidan finns också en smart funktion för att dela rapporter och andra dokument med varandra.

• Smidigt digitalt flöde för tidrapporter, frånvaroansökningar och reseräkningar. Deadlines för klarmarkering och attestering håller systemet koll på åt er. Ni slipper ödsla tid på papperstrassel och utskick av påminnelsemejl.

• Både chef och anställd har full koll på scheman och arbetspass och kan snabbt kommunicera med varandra om vem som kan rycka in vid sjukdom och liknande.

• Skapa uppdrag med deadlines för era löpande arbetsuppgifter och låt systemet pusha ut dem till de ansvariga så att inget viktigt faller mellan stolarna.

Läs mer om Flex HRM här.

Källor: Chef Kollega Motivation