Jobbar du med HR eller som chef med personalansvar? Skulle du vilja lägga mindre tid på administrativa måsten och samtidigt slippa växande pappershögar? Häng med när vi guidar dig kring användningsområdena inom digital HR!
Hålla koll på onboarding och offboarding, kompetensutveckling, lönerevision, underhålla person- och anställningsuppgifter, skriva ut och signera avtal och blanketter, administrera medarbetarsamtal… För dig som arbetar som chef eller HR-ansvarig är vardagen full av administrativa uppgifter – uppgifter som riskerar att bli riktiga tidstjuvar och pappersslukare. Samtidigt är HR ett område där snart sagt alla återkommande rutiner kan digitaliseras. Med digital HR finns både tid, pengar och pappershögar att spara – samtidigt som jobbet blir trevligare och roligare att utföra.
Sex användningsområden inom digital HR
Här ger vi tips på några av våra favoritfunktioner i Flex HRM Employee – det webbaserade HR-systemet som samlar alla era viktiga HR-processer på ett och samma ställe.
- Mer tid till dina viktiga samtal
Hur trivs du? Hur går det? Vilka är dina önskemål inför framtiden? Att sätta sig ner med sina anställda ett par gånger om året för ett medarbetarsamtal är en självklarhet för de flesta chefer. Att all administration runtomkring samtalet möts av glada miner är däremot inte lika självklart.
I Flex HRM Employee finns ett smidigt digitalt flöde, så att du kan lägga fullt fokus på ditt samtal och låta systemet sköta resten. Skapa färdiga mallar för medarbetarsamtalet som ni skräddarsyr så att frågorna är relevanta för just er. Låt medarbetaren fylla i sina svar direkt i systemet, fyll i din feedback som chef och dela underlaget när ni båda känner er redo. Automatiska påminnelsenotiser går ut för att påminna er när det är dags att fylla i formuläret och signera. Snabbt, smidigt och enkelt! - Första intrycket består – onboarding på en ny nivå
Att ge nya kollegor den bästa möjliga starten på jobbet – det känns ju som en självklarhet på de flesta arbetsplatser. Med en lyckad onboarding kommer den anställde snabbare att komma in i både arbetsuppgifterna och företagskulturen – och med större sannolikhet trivas och stanna kvar i många år. För dig som är inblandad i välkomnandet känns det ju dessutom tryggt att ha full koll på vilka moment som ska genomföras, när och av vem – och att kunna följa upp att de faktiskt genomförs.
Därför har vi i Flex HRM Employee gjort det riktigt enkelt att sy ihop en effektiv onboardingprocess så att inget faller mellan stolarna. Med att-göra-listor, uppdrag och automatiska påminnelser har HR, chefer och IT-avdelning full koll på alla uppgifter och deadlines i samband med onboardingen. Vad som är extra praktiskt är att när ni en gång har satt upp ert flöde är det superenkelt att bara upprepa det när en ny person anställs. Med en effektiv digital onboardingprocess slipper ni både sista-minuten-panik och tidsödande Excel-ark som måste mejlas fram och tillbaka! - Lönerevision utan huvudvärk
Dags för lönerevision – igen. Visserligen känns det roligt att kunna premiera duktiga anställda med lite extra i lönekuvertet – men administrationen runt det hela känns sällan lika upplyftande. Ofta är datan ni behöver utspridd i flera olika system, uppgifter måste knappas in manuellt och det finns stor risk för både dubbelarbete och felberäkningar. Men det finns som tur är hjälp att få!
Ett smart systemstöd för lönerevision är ytterligare ett användningsområde inom digital HR som det är väl värt att kika närmare på. I lönerevisionsmodulen Flex HRM Employee har du allt du behöver samlat på ett ställe i ett intuitivt flöde – från lönepotter till granskning och godkännande av de nya lönerna och export till lönesystemet. Hejdå pappersarbete, manuella uppdateringar av de nya lönerna och dubbelarbete mellan HR, löneadministratör och chef! - Dashboard – snabb ögonblicksbild av era nyckeltal
Hur gör ditt företag för att ta ut statistik och nyckeltal som ni behöver för att följa upp hur det går för verksamheten och personalen? Drunknar ni i torra tråkiga siffror? Blir det mycket irritation över rapporter som måste tas ut och mejlas till chefer och ledning? Lösningen på problemet stavas dashboard. En dashboard ger en sammanställning av sjukfrånvaro, personalomsättning, avgångsorsaker och andra viktiga HR-nyckeltal. Allt förpackat på ett lättbegripligt och intuitivt sätt med cirkeldiagram, grafer och mätare med grönt/gult/rött ljus. Några enkla och snabba knapptryck är allt som krävs – en tidigare tidsödande procedur tar nu istället bara några få sekunder. - Full koll på er viktigaste tillgång
Kompetenshantering – att se till att ni har rätt personer med rätt kompetens, på kort och lång sikt, är en uppgift som blir allt viktigare för många företag. Hör ni till dem som känner att ni lägger alltför många timmar på manuellt arbete med era kompetenser – eller känner ni kanske att ni bortprioriterar denna uppgift på grund av just tidsbrist? Då kan det finnas mycket att vinna på att digitalisera er kompetenshantering.
Med kompetensstödet i Flex HRM Employee kan du enkelt dokumentera och gradera varje anställds kompetenser – så att ni verkligen har svart på vitt vem som kan vad. Det hjälper er också att inventera det samlade behovet av kompetenser på företaget och knyta dem till olika roller på ett överskådligt sätt. Sist men inte minst finns det stöd för att kartlägga kompetensgap och sätta upp en plan för hur ni kan täppa till era kunskapshål – så att ni är rustade för alla nuvarande och framtida utmaningar. - Mindre papperstrassel med digital signering
Anställnings- och sekretessavtal, tjänstgöringsbetyg, kvittering av nycklar och jobbtelefon, blanketter för hantering av personuppgifter... Att hantera alla papper som måste skrivas ut, skrivas på, mejlas eller postas och därefter arkiveras kan minst sagt vara en krånglig procedur. Dessutom är det inte särskilt säkert ur GDPR-synpunkt. Då är digitala avtal och digital signering direkt i ditt personalsystem en betydligt smidigare lösning. Med några snabba knapptryck tar du ut dina avtal och blanketter som PDF:er i Flex HRM och skickar dem för signering via Verified. Allt den anställde behöver är ett vanligt bank-ID. Enkelt, tidsbesparande, säkert – och ett smart sätt att slippa allt vad pappershantering och arkivering heter.
