E-signering – fem fördelar med att skriva under avtal digitalt

Glöm papper och penna. Med en digital lösning för avtal och underskrifter blir vardagen så mycket enklare för både arbetsgivare och anställd. Vi listar fem starka anledningar till att e-signering är en win-win.

Anställnings- och sekretessavtal, tjänstgöringsbetyg, kvittering av nycklar och jobbtelefon, blanketter för hantering av personuppgifter… Det är en uppsjö av olika dokument som chefer, löneadministratörer och HR-ansvariga behöver hantera i sin vardag – något som lätt blir en krånglig och tidsödande historia. Låt oss säga att ni ska skriva anställningsavtal med en ny medarbetare. För det första måste dokumentet skrivas ut och undertecknas från er sida. Därefter behöver ni antingen stämma träff eller så måste avtalet skannas in för att sedan mejlas eller postas till den anställde – som på sitt håll måste upprepa samma procedur: skriva ut, skriva under, skanna in och skicka tillbaka.

Och krånglet tar inte slut där: när avtalet väl är på plats ska det dessutom sparas och arkiveras på ett lämpligt och säkert sätt. För att sammanfatta: det traditionella sättet att hantera avtal är både en administrativ och säkerhetsmässig utmaning. Lösningen? Att tänka digitalt – hela vägen från skapande av avtalet till signering och arkivering.

Varför e-signering?

1. Det sparar tid (och krångel)
   Svårt att få arbetsdagens timmar att räcka till? Genom att digitalisera hanteringen av avtal och andra viktiga dokument behöver du som administrerar det hela inte slösa tid på att jaga underskrifter, skanna, mejla, posta och arkivera. Även som anställd blir processen supersmidig – du får en notis och signerar avtalet med ett par klick i din dator, surfplatta eller mobil, var du än befinner dig. Konsekvensen: en procedur som tidigare tog timmar (eller i värsta fall dagar) kan klaras av på några ynka minuter.
   
   
2. Ni slipper tumma på säkerheten
   Säkerheten först! Att skriva ut, skanna och posta viktiga papper kommer alltid med en risk för att (känsliga) uppgifter försvinner på vägen eller hamnar i fel händer. Även på detta område är e-signering ett betydligt smartare alternativ. De flesta e-signeringslösningar är nämligen kopplade till någon form av autentisering (ofta Bank-ID) som säkerställer att det är rätt person som skriver under.
   
   Dessutom: till skillnad från gamla traditionella avtal är deras digitala dito svårare att förfalska. När dokumentet väl är signerat är det nämligen låst för redigering och kan alltså inte manipuleras i efterhand.
   
   
3. Snällt för plånboken – och för planeten
   Skrivare, scanners, pappersförbrukning, porto och lagringsutrymme. Att hantera avtal manuellt kan i längden bli riktigt dyrt, inte bara sett till produktiva arbetstimmar som går till spillo utan även när det kommer till det materiella. Med e-signering finns med andra ord en hel del pengar att spara (och visst känns det bra i magen att kunna göra planeten en tjänst på kuppen).
   
   
4. Hjälper er att impa på medarbetarna
   Som arbetsgivare har du allt att vinna på att ge nyanställda en genomtänkt onboarding – för när ni väl har haffat drömkandidaten vill ni ju inte att strul med teknikaliteterna ska riskera att komma emellan er, eller hur? Med en proffsig digital process för anställningsavtal, sekretessavtal och alla andra dokument som kommer med en anställning maxar ni helt enkelt förutsättningarna för ett gott första intryck hos era anställda.
   
   
5. Alltid stenkoll på läget
   Vem har skrivit under vad och vilka signaturer saknar vi? Ytterligare ett plus med e-signering är att det är superenkelt att bevaka status och se till att allt fortskrider som det ska direkt i det digitala gränssnittet. Har någon missat att signera? Då är det bara att klicka iväg en påminnelsenotis till den det berör. När avtalen väl är signerade finns de sedan tryggt lagrade på ett och samma ställe i det digitala arkivet och kan busenkelt plockas fram vid behov.

Redo för en smartare avtalshantering? Vi hjälper dig!

Är du och dina kollegor också redo att skippa omoderna och krångliga rutiner för era anställningsavtal och andra viktiga papper? I vårt HR-system Flex HRM Employee hanterar ni era dokument i ett smidigt digitalt flöde från start till mål – på samma ställe som ni samlar all annan information kring era medarbetare. I några knapptryck skapar du en PDF och skickar det för e-signering via Scrive eller Verified. Mottagaren får en notis och kan direkt gå in och signera dokumentet med sitt Bank-ID eller annan vald autentiseringsmetod – lika smidigt som säkert.

Varmt välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!