Exitsamtal – en viktig del i medarbetarresan

Exitsamtalet, eller avgångssamtalet som det också kallas, är bland det sista som händer i medarbetarresan – men inte mindre viktigt för det. Här har vi samlat allt du behöver veta om hur exitsamtalen gynnar er som arbetsgivare, och hur de kan lyfta medarbetarupplevelsen.

Dags att säga hej då och lycka till på nya jobbet? Nycklar återlämnas, mobilabonnemanget avslutas och en ersättare lärs upp. En ordentlig avtackning med fika och blommor känns också givet. Men det finns ett moment på checklistan som ofta slarvas över eller i värsta fall glöms bort helt och hållet – vi pratar om exitsamtalet. Så, vad menas med ett exitsamtal mer konkret? Och varför finns det all anledning att lägga tid och energi på det?

Kort förklarat är exitsamtalet den del av offboardingen där ni samlar in feedback från den som ska sluta. Genom att ställa frågor om varför medarbetaren väljer att lämna och hur hen har upplevt arbetsuppgifter, arbetsklimat och arbetsbelastning kan ni som arbetsgivare få värdefull information om var era styrkor och svagheter finns – något som på sikt kan hjälpa er att utveckla verksamheten och minska er personalomsättning.

Att hålla exitsamtal kan också bidra till att stärka företagets employer brand. Här får ni möjlighet att ta reda på vad som attraherar nya medarbetare, vad som får dem att stanna, och, kanske viktigast av allt – vad som får dem att lämna. Viktig information som ni kan använda för att utveckla och förbättra ert arbetsgivarvarumärke, helt enkelt. Dessutom visar du som arbetsgivare att du är genuint intresserad av medarbetarens upplevelser och får förhoppningsvis en god ambassadör för företaget.

Så går ett exitsamtal till

För både den som intervjuar och den som blir intervjuad upplevs ett exitsamtal oftast som en positiv avslutning innan medarbetaren lämnar för nya spännande jobbäventyr. I vissa fall kan det dock vara tyngre att utföra dem. Dels kan samtalet beröra känsliga samtalsämnen, dels kan det finnas en rädsla hos medarbetaren för att säga vad hen verkligen tycker och tänker. Att den som ska sluta undviker att ge negativ feedback har ofta att göra med en rädsla för dåliga referenser, eller att medarbetaren helt enkelt vill ha ryggen fri vid en eventuell återanställning. Av den anledningen kan det vara bra att fundera ett extra varv på vem som ska utföra ett exitsamtal – det är till exempel inte alltid ultimat att den närmaste chefen håller i det. Kanske en personalchef eller någon från HR-avdelningen kan göra det?

Ett annat alternativ är att dela upp exitsamtalet i två delar, där närmsta chefen håller i den ena delen, och någon med personalfunktion håller i den andra delen – allt för att få en så bred bild som möjligt av medarbetarens upplevelse av sin tid hos er. Ett tredje alternativ kan vara att ta in en neutral part utifrån som håller i det avslutande samtalet.

Få ut det mesta möjliga av exitsamtalet – 5 tips

Börja i rätt ände
Innan ni börjar, se till att ha koll på syftet med ert exitsamtal. Varför håller ni det? Hur följer ni upp resultaten? Och framförallt – hur kan ni använda resultaten till att utvecklas som arbetsgivare?

Var tydliga med varför ni håller exitsamtalet
Det är inte bara den som intervjuar som behöver ha syftet klart för sig – även den som ska sluta behöver förstå varför ett exitsamtal ska hållas. Om det är tydligt att ni gör intervjun för att ni ska kunna bli ännu bättre som arbetsgivare kommer medarbetaren förmodligen vara mer benägen att dela med sig av konstruktiv feedback.

Anpassa formatet
Det kan skilja sig från person till person vad som funkar bäst när det gäller själva genomförandet av exitsamtalet. Alla är till exempel inte bekväma med att sitta i ett möte och svara på frågor. Vissa kanske kan ge mer uttömmande svar genom att svara skriftligt på frågorna via ett digitalt formulär?

Jobba med öppna frågor
Har du trivts med dina arbetsuppgifter? Ja. Tycker du att det är ett bra arbetsklimat? Ja. Överensstämde jobbet med dina förväntningar? Ja. Stängda frågor/ja- och nej-frågor ger som bekant inte mycket underlag att gå på när svaren ska utvärderas. Jobba istället med öppna frågor – den som intervjuas får då möjlighet att beskriva sin upplevelse med sina egna ord. Hos Ledarna finns två intervjuguider med öppna frågor att utgå ifrån, en för närmaste chef och en för HR.

Ta vara på sista tiden
Avslutningsvis, kom ihåg att medarbetarens sista tid på företaget är viktig, både för er och för medarbetaren. Ta vara på denna period och se till att den som ska lämna företaget inte glöms bort på slutet! Ett positivt och välplanerat avslut där saker inte faller mellan stolarna gynnar både er som arbetsgivare och den som ska sluta. En genomtänkt offboarding, helt enkelt!

Så kan smarta verktyg underlätta medarbetarresans alla faser

Preboarding, onboarding, crossboarding, offboarding och reboarding…ja, det finns många olika faser i anställningscykeln. I vårt HR-system Flex HRM Employee har vi samlat allt systemstöd ni behöver för att stötta era medarbetare, oavsett vilken fas de befinner sig i. Här får ni hjälp av digitala checklistor och påminnelser som pushas ut till respektive ansvarig när det finns en aktivitet att utföra – och slipper manuella inmatningar, ändlösa mejltrådar och krångliga Excel-ark. Skapa egna mallar för både medarbetarsamtal och exitsamtal direkt i gränssnittet, och få en tydlig överblick över vilka medarbetare som har haft vilket samtal och när. Enkelt att följa upp!

Vill du veta mer om Flex HRM Employee? Varmt välkommen att kontakta oss!