Står ni inför ett systembyte? Verkar vägen lång och krånglig? Finns det en oro att projektet ska dra ut på tiden och kosta mer än vad som var tänkt? Du är inte ensam om dina farhågor. Rädslan för att byta system gör att många skjuter på beslutet tills situationen med ett föråldrat och svårarbetat system blir ohållbar.
Oro och motstånd inför en förändring är något grundläggande mänskligt, vi vet vad vi har – men inte vad vi får. Till det kommer att själva processen med ett systembyte av många uppfattas som något krångligt och väldigt tidskrävande.
– Och sen är det som i alla nyhetsflöden, man hör om och noterar de misslyckade projekten först och främst, inte om den stora andelen väldigt lyckade.
Frida Örtgård är konsultchef på Flex Applications och har jobbat mycket med att förbättra implementationsprocessen hos kunderna. Under sina år i rollen har hon samlat på sig en hel del insikter om vilka faktorer som är kritiska vid ett systembyte. Jag träffar henne och Karin Svedberg, som är en av applikationskonsulterna på Flex Applications.
Vad ska man tänka på vid ett byte av personalsystem, Frida?
– För oss som arbetar med detta dagligen är det av yttersta vikt att införandet av systemet går så smärtfritt som möjligt. Det är ju hela kärnan i vårt arbete, att leva upp till kundens förväntningar på det nya systemet och på oss.
Vad är då receptet bakom ett lyckat byte av personalsystem? Här kommer våra fem bästa tips.
-
Grundlig kartläggning – hitta ert varför.
Vad är syftet med systembytet? Vilka interna arbetsprocesser kan förbättras i och med ett nytt arbetssätt? Frida berättar:– Ofta innebär systemimplementationen också att företaget ser över sina rutiner och arbetsprocesser i samband med implementationen. Ett systembyte kan många gånger även innebära ett större förändringsarbete hos kunden. Det kan vara att man inför kollektivavtal med nya regler, att personalen ska börja registrera sin tid i en terminal istället för att skriva på ett papper, att det blir nya regler för reseräkningar eller att man inför att personalen ska registrera vad de gör, och inte bara arbetstiden. Sådana delar är det viktigt att man benar ut under kartläggningen så att det avsätts tid för utbildning och information inom implementationsprojektet.
-
Tydlighet – vem, vad, hur, när?
Tydlighet och transparens genom hela processen är en annan viktig komponent. Det gäller flera aspekter och hör lite ihop med kartläggningen. När du står inför ett systembyte behöver du först göra klart för dig vilka krav och önskningar ni har på ett nytt system och förmedla dessa till leverantören.
– Vi som leverantör måste ju veta vilka behov och förväntningar det är som kunden har för att vi ska kunna jobba för att tillgodose dem på bästa tänkbara sätt. Här är det viktigt att vi tidigt i projektet har en tydlig roll- och ansvarsfördelning, säger Frida Örtgård.
Karin Svedberg fyller i:
– Vi som konsulter måste vara tydliga i vad vi gör och hur vi planerar upp vårt arbete. På så sätt ökar kundens delaktighet – de har full koll på var i projektet vi befinner oss och vad vi har kvar. En del kunder har knappt sett systemet innan och då är det svårt för dem att förstå vad det är vi ska göra. I dessa fall måste jag börja med att visa systemet för att skapa förståelse för hur Flex HRM är uppbyggt. En annan del i tydligheten är ansvarsfördelningen. Vad gör vi som leverantör och vad gör ni som kund? Undvik missförstånd och tveksamheter genom att ha tydliga roller och uppgifter.
-
Löpande avstämningar – är alla med på tåget?
Var befinner vi oss nu? Håller vi tidplanen? Har alla gjort sina uppgifter? Vad finns det för frågetecken? Löpande avstämningar är en av nycklarna till ett framgångsrikt implementationsprojekt. Genom täta dialoger och uppföljningar fångar man upp frågor och oklarheter direkt och kan reda ut dessa för att fortsätta ha ett framåtdriv i implementationen.
Karin berättar:
– Ja, våra avstämningar med kunden är A och O. Jag som applikationskonsult har dagligen avstämningar med projektledaren men även med kunden. Man måste som konsult vara lyhörd för svängningar och stämma av ofta. Det är ofta många personer som är inblandade i projektet. Ibland ska ekonomi, HR och lön vara med på olika delar och då är det jätteviktigt med avstämningar så att alla är med på vem som gör vad och vad som beslutas. Avstämningarna behövs också för att fånga upp eventuella förändringar utifrån kundens behov som kan uppkomma under projektets gång.
Frida Örtgård:
– Vi arbetar efter en leanbaserad aktivitetsprocess i våra projekt. Vi vet vilka huvudaktiviteter som vi måste genomföra för att nå i mål men vi måste även vara förändringsbenägna och arbetar därför agilt med att forma projektet efter eventuella nya förutsättningar som uppkommer efter vägen.
-
Skapa trygghet
Genom att visa att vi som leverantör har kontroll över projektet skapas en trygghet från start, vi går sedan vägen tillsammans genom projektet och vi släpper taget först när kunden är redo.Frida Örtgård:
– Det är viktigt för oss att kunden känner trygghet genom hela resan. Kunden har svårt att veta vad som är kvar, det är vi som måste stötta och vägleda. Men vi måste också vara tydliga med att deras del i arbetet, med tester osv, är en del i tryggheten. För att resultatet ska bli bra krävs det att man avsätter tid och genomför de aktiviteter som vi kommer överens om. Lyhördhet är ytterligare en viktig förutsättning för ett tryggt samarbete.
Frida tillägger:
– Sedan kan behovet av utbildning gällande system och processer variera mellan olika företag, och här behöver man som leverantör vara lyhörd och anpassa stöttningen när kunden går skarpt efter vilka förkunskaper och behov som finns. Kunden måste känna sig trygg när de ska stå på egna ben.
-
Glädje och samarbete
En självklarhet kan tyckas, men att få till ett riktigt gott samarbete inom projektgruppen är en annan viktig framgångsfaktor vid ett systembyte. Är man som leverantör engagerad och brinner för sin sak så skapar det ett positivt klimat och en bra grund för att arbeta tillsammans med kunden.
– Att ge det lilla extra vid varje implementation strävar jag alltid efter, vi ska kunna känna oss öppna och ärliga i projektet och känna att vi har en arbetsglädje ihop. Släpper spänningarna och man får kunden att känna trygghet så finns det förutsättningar för gott samarbete och glädje. Jag märker stor skillnad i mina projekt om kunden också har en prestigelöshet i arbetslaget på företaget. Det skapar ett mycket större engagemang för slutresultatet, säger Karin avslutningsvis.
Kontakta gärna oss om du vill veta mer kring byte av personalsystem och vilka av våra lösningar som skulle kunna passa er verksamhet. Vi står redo att hjälpa dig! 😊
