Tidrapporteringssystem – åtta funktioner som underlättar vardagen

Frustration bland medarbetarna, tjat från cheferna och huvudvärk för löneavdelningen… De flesta företag har insett vikten av att hålla stenkoll på sina timmar med någon form av tidrapportering, men vägen dit är många gånger inte helt problemfri. Genom att utnyttja alla smarta funktioner i ett modernt tidrapporteringssystem får både chef och medarbetare en enklare vardag. Kika in våra åtta tips nedan.

Hur fungerar tidrapporteringen på din arbetsplats? Använder ni ett äldre tidrapporteringssystem som ni bara kommer åt från kontorsdatorn? Eller skriver de anställda rentav in sina tider och avvikelser manuellt, på lösa papper eller i ett Excel-ark? Inte konstigt då att tidrapporteringen upplevs som något krångligt och tidsödande. Vilket i sin tur gör att vi gärna skjuter upp den till nästa dag – när vi kanske plötsligt har glömt bort vad vi har gjort med våra timmar.

Lösningen är att göra det så enkelt som det bara går – genom att använda ett modernt och plattformsoberoende tidrapporteringssystem som både är intuitivt att använda och alltid åtkomligt, på språng, på jobbet, eller hemma. I slutändan får ni nöjdare och gladare medarbetare – men också en smidigare vardag för attesterande chefer, löne- och ekonomiavdelning som alltid kan vara säkra på att få in korrekta underlag i tid.

Utnyttja fördelarna med ett modernt tidrapporteringssystem – åtta tips

Redo för en vassare lösning? Här tipsar vi om några av våra favoritfunktioner i Flex HRM Time – ditt smarta tidrapporteringssystem i molnet.

1. Ledighetsansökan i ett par knapptryck

   Dags för en välförtjänt ledighet? Flex HRM Time kommer med en smart app för tidrapportering, där du snabbt och enkelt kan ansöka om semester och annan ledighet med ett par knapptryck direkt i mobilen. Och vill du först uppdatera dig om hur många semesterdagar, flex- eller komptimmar du har kvar att ta ut – då kan du även göra det direkt i samma vy. Så fort du klickat iväg en ansökan får chefen en pushnotis i sin mobil och kan direkt bevilja eller avslå din önskade ledighet.

2. Kapa tid med automatiserade moment
   

   Ett intuitivt gränssnitt med smarta genvägar som låter dig göra jobbet snabbt och lätt i minimalt antal klick – det är enligt vår erfarenhet nyckeln till att de anställda verkligen rapporterar sina tider och avvikelser i realtid. I vårt tidrapporteringssystem Flex HRM Time har vi till exempel strävat efter att automatisera så många återkommande moment som möjligt. Du kan exempelvis markera hela rader i tidrapporten som favoriter, så att du enkelt kan återupprepa dem i nästa period. Du har också tillgång till intuitiva sökfunktioner som hjälper dig att snabbt hitta rätt även i en komplicerad projektstruktur och möjligheten att låta systemet automatiskt föreslå senast använda projekt – ett smart sätt att kapa värdefulla minuter som du hellre vill lägga på något annat.

3. Stämpla smart – i mobil, dator eller terminal
   

   Ett annat exempel på hur ni kan vässa användarvänligheten med ett modernt digitalt tidrapporteringssystem som Flex HRM Time: När du checkar in på morgonen och checkar ut på eftermiddagen gör du det med ett enda knapptryck – precis lika smidigt vare sig du använder appen, datorn eller en tidterminal i korridoren. Har du och chefen kommit överens om att du ska jobba över en dag markerar du den överskjutande tiden som övertid med ett klick när du går hem. Och blir du sjuk och behöver gå hem för dagen i förtid klickar du på knappen för att checka ut med sjukfrånvaro. Självklart kan ni också se till att tidrapporteringssystemet automatiskt flaggar vid en avvikelse om de anställda missar att lägga in den själva – bara att markera aktuell orsak med ett snabbt knapptryck. Enklare tidrapportering får du inte!

4. Utnyttja startsidan – din smarta digitala anslagstavla
   

   Inte minst i tider av hemmajobb kan det vara svårt att ha koll på vilka kollegor som jobbar just idag. Visst vore det smidigt om du då blixtsnabbt kunde få överblick över vilka som checkat in eller ut för dagen – i samma ögonblick som du loggar in i tidrapporteringssystemet? Tänk dig att du i samma vy också skulle kunna se din kalender med information om arbetstider och planerad frånvaro, liksom viktiga deadlines för exempelvis klarmarkering eller attestering av tidrapporter? I Flex HRM Time är det möjligt! Här får du nämligen tillgång till en informativ startsida som samlar sådan viktig information som vi just nämnde – en slags digital anslagstavla med viktiga saker du vill hålla koll på som chef eller anställd, kort och gott. Låt appen välja rätt projekt eller kund med hjälp av GPS-positionering.

5. Dashboard – blixtsnabb ögonblicksbild av era nyckeltal
   

   Jobbar du som chef eller sitter i ledningen och behöver hålla koll på viktiga siffror kring personalen och verksamheten? Då kan statistikverktygen i ett modernt tidrapporteringssystem vara din bästa vän. I Flex HRM Time till exempel finns det en kraftfull statistikcentral som hjälper er att hålla koll på frånvaro och närvaro på olika avdelningar per månad, nedlagda timmar på olika projekt – och mycket mer. Du får även tillgång till en smart dashboard – en digital instrumentpanel som paketerar siffor gällande sjukfrånvaro och andra viktiga nyckeltal med staplar, trafikljus, cirkeldiagram och annan intuitiv grafik. På det här sättet slipper HR-avdelningen ta ut och mejla rapporter till chefer och ledning. Istället får alla berörda skräddarsydda nyckeltal levererade direkt till sig med ett par snabba klick direkt i HRM-systemet – snyggt, tydligt och alltid uppdaterat i realtid! Självklart når du dashboarden i Flex HRM närsomhelst och varsomhelst, i din mobil, dator eller surfplatta.

6. Superenkelt att byta projekt
   

   Oavsett om ni behöver hålla koll på era fakturerbara timmar mot kund eller om ni vill säkerställa att ni använder er interntid på ett klokt och effektivt sätt – mycket är vunnet med en användarvänlig projektrapportering. Lika enkelt som det är för medarbetarna att rapportera när de har jobbat, lika enkelt ska det vara att rapportera vad de har jobbat med, kort och gott. I Flex HRM Time till exempel kan du byta projekt/uppdrag, kund eller annan valfri kontering – i realtid med ett snabbt klick i din mobil. Faktum är att du även låta mobilen göra jobbet med att välja projekt åt dig. Japp, det är precis så smart som det låter! Du låter helt enkelt appen registrera var du befinner dig med hjälp av GPS-positionering – och sedan kan systemet koppla ihop rätt plats med rätt projekt eller kund i tidrapporten. En riktigt smidig genväg, särskilt för dig som har ett rörligt jobb och byter kund/uppdragsgivare flera gånger under en och samma dag.

7. Stenkoll på övertiden
   

   Att ha koll på arbetad övertid är viktigt för att kunna säkra en hälsosam arbetsmiljö och se till att ni följer regler och avtal. Och med ett effektivt tidrapporteringssystem blir jobbet faktiskt riktigt enkelt. På startsidan i Flex HRM finns en smart övertidsbevakning där du som chef enkelt får en överblick över alla dina anställda. Siffror och intuitiv grafik visar aktuell status för varje anställd, så att du enkelt kan kontrollera att du inte beordrar mer övertid än vad som är tillåtet. För en ännu smidigare kontroll finns det även en påminnelse kopplad till övertidsbevakningen som varnar dig när en anställd passerat exempelvis 75 % tillåten övertid.

8. Rätt notiser i rätt tid

   Hektiska dagar och mycket att hålla i huvudet? Luta er mot ert tidrapporteringssystem och utnyttja möjligheterna att få automatiska notiser om viktiga deadlines. Ni kan till exempel se till att anställda får en påminnelse när det är dags att klarmarkera – i mobilen, på mejlen eller på startsidan när de loggar in i systemet. Och som chef kan du på samma sätt få påminnelser när det är dags att attestera tidrapporterna för din avdelning, när det finns en ny frånvaroansökan att behandla med mera. I Flex HRM Time finns det dessutom möjlighet att som chef flagga för om en registrerad tidrapport innehåller något fel och uppmärksamma den anställde om vad som behöver rättas till. Ett smart sätt att se till att var och en vet vad de ska göra och när – och slippa de där tråkiga post it-lapparna och påminnelsemejlen kring tidrapportering.

Är du nyfiken på dessa och andra funktioner i Flex HRM Time – vårt webbaserade tidrapporteringssystem för en enklare och effektivare arbetsdag? Läs mer här!