Vad är en kompetenskartläggning och varför är den viktig?
En kompetenskartläggning handlar om att identifiera vilka kompetenser som är affärskritiska för att nå era mål – både idag och i framtiden.
- Vilka roller och färdigheter är viktigast för er verksamhet?
- Var finns era största kompetensluckor?
- Vilka medarbetare sitter på avgörande kunskap?
Genom att jämföra nuläget med ert önskade läge får ni underlag för att fatta bättre beslut kring rekrytering, utbildning och framtida kompetensbehov. Men inte nog med det. En kompetenskartläggning kan också hjälpa er att:
- Upptäcka dolda talanger och outnyttjad som redan finns i organisationen.
- Stärka medarbetarnas engagemang genom rätt utvecklingsmöjligheter.
- Minska sårbarheten genom att identifiera kritiska roller i förväg och ha en tydlig successionsplan när nyckelpersoner slutar.
- Skapa en långsiktig kompetensstrategi som stärker konkurrenskraften.
Så, hur gör du detta på ett strukturerat och effektivt sätt? Det ska vi titta närmare på nu!
Hur går en kompetenskartläggning till?
Det finns olika sätt att jobba med kompetenskartläggning. Vissa verksamheter börjar med att skaffa sig grepp om verksamhetens behov. Andra startar i andra änden, det vill säga att identifiera vilka kompetenser varje enskild medarbetare har (och inte har). Det finns också olika sätt att samla in den information ni behöver om medarbetarnas kompetenser; exempelvis intervjuer med personalgruppen, enkäter, självskattningar och utvecklingssamtal.
Oavsett vilka konkreta metoder ditt företag väljer kan processen sammanfattas i fyra grundläggande steg:
1. Gör en behovsanalys
För att kompetenskartläggningen ska bli verkningsfull på riktigt bör den utgå från era övergripande mål och behov. Gör därför en behovsanalys där ni sammanställer vilka roller och befattningar ni har i er verksamhet, vilka kompetenser som krävs för respektive roll och vilka av dem som är allra mest kritiska för att ni ska nå era mål.
Kanske har ni sårbara kompetenser, det vill säga personer som sitter på unika och värdefulla kompetenser som kan bli svåra att ersätta den dag medarbetaren slutar hos er?
Tänk också på att ni inte behöver sätta igång med hela företaget på en gång; en kompetenskartläggning kan med fördel starta i liten skala. Ni kan till exempel välja ut en specifik avdelning som får agera pilotgrupp och utvärdera arbetet innan ni sätter igång på bred front. Eller begränsa antalet kompetenser till ett fåtal kärnkompetenser som det känns extra viktigt att få överblick över.
2. Kartlägg varje medarbetares kompetens
I detta steg kartlägger ni vad varje enskild medarbetare kan, med fördel i ett HR-system tillsammans med alla annan data som hanteras kring medarbetaren. En sådan individuell kompetensprofil kan innehålla allt från formella kurser och certifieringar till språkkunskaper, IT- kunskaper eller ledaregenskaper. Det är också bra att dokumentera vilken nivå medarbetarens kompetens ligger på, exempelvis med en gradering mellan ett och fem.
När ni väl har fått era kompetensprofiler på pränt gäller det att vårda skatten och underhålla era data. Medarbetarsamtalet är ett perfekt tillfälle då chef och medarbetare tillsammans kan se över och vid behov uppdatera kompetensprofilen så att den verkligen återspeglar nuläget.
Läs mer: Åtta tips för en lyckad kompetenshantering.
3. Identifiera era kompetensgap
Var finns era styrkor och svagheter och vilka kunskapshål behöver täppas till? För att få en översiktlig bild över företagets kompetenser, se hur ni ligger till mot era uppsatta kompetensmål och ringa in eventuella kompetensgap kan ni använda en så kallad kompetensmatris. En kompetensmatris kan beskrivas som en tabell eller ett rutnät där varje kolumn representerar en kompetens och varje rad en medarbetare tillsammans med en gradering av aktuell kompetensnivå.
Exempel på kompetensmatris med gradering av respektive kompetens på nivå 1-5. Körkort, certifikat och liknande som den anställde antingen har eller inte har markeras med en bock eller ett kryss.
Moderna HR-system erbjuder ofta ytterligare möjligheter att grafiskt åskådliggöra och få överblick över era data, exempelvis i form av ett spindeldiagram. Det är ett effektivt sätt att visualisera inom vilka områden ni har era styrkor och svagheter och att jämföra nuläge mot kompetensmål och kompetensbehov.
Exempel på kompetensmatris som spindeldiagram.
4. Gör en handlingsplan
När ni har en klar bild av behov, nuvarande kompetens, kompetensgap och andra kritiska faktorer upprättar ni en handlingsplan. Vilka insatser ska göras mot bakgrund av era mål? Behöver ni rekrytera eller finns det kanske någon medarbetare som antingen har rätt kompetens idag eller kan vidareutbildas? Oavsett vilken insats ni landar i bör den kopplas till ett tydligt mål, en tidsplan och en strategi för hur resultaten ska följas upp.
Låt HR-systemet göra jobbet med er kompetenskartläggning!
Känner du och dina kollegor att det är dags att växla upp jobbet med kompetenserna? Med ett smart digitalt verktyg har ni de bästa förutsättningarna att få den överblick och struktur som krävs. Glöm krångliga Excel-filer och underlag som finns utspridda på en mängd olika ställen och samla all data som rör medarbetare, kompetenser och kompetensutveckling i ett enda sömlöst flöde.
Med några snabba knapptryck tar du fram kompetensmatriser och annan grafik som visualiserarar era data och ger er en perfekt överblick av befintliga kompetenser, kompetensmål och eventuella kompetensgap. Kort sagt: en riktigt bra framgångsfaktor för att säkra rätt kompetens på rätt plats – nu och i framtiden.
Låter det intressant? Kontakta oss så berättar vi mer!
