Lika lön för lika arbete. Alla arbetsgivare måste varje år göra en lönekartläggning för att säkra rättvisa och jämställda löner. Men vad säger reglerna och hur går man till väga? Här får du svar!
Att undersöka om det finns löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete – och om skillnaderna i så fall är kopplade till kön. Det är i korthet vad en lönekartläggning handlar om. Enligt diskrimineringslagen ska den göras en gång per år och är obligatorisk för alla företag, oavsett antal anställda. Kanske har du också hört talas om lönetransparensdirektivet, de nya EU-reglerna om jämställda och transparenta löner som bli svensk lag om ett par år? Detta kommer innebära ännu tuffare krav på dig som arbetsgivare att se till att lönekartläggningen faktiskt blir av – har ni inte riktigt kommit i mål med en fungerande rutin är det alltså en bra tid nu.
Är då lagkraven det enda goda skälet att göra en lönekartläggning? Nej, långt ifrån!
För det första är den ett av de mest effektiva verktygen ditt företag har i jämställdhetsarbetet och ett viktigt led i att vara en attraktiv arbetsgivare för både nuvarande och blivande medarbetare.
För det andra hjälper den er att få ett bättre grepp om företagets hela lönestruktur – inte bara sett till eventuella obalanser kopplade till kön. Det fina med detta? Ni får med er en massa nyttiga kunskaper som ni kan använda för att kunna ta rätt beslut i er lönerevision och individuella lönesättning och för att förbättra er rekryteringsprocess.
Hur många solklara vinster lönekartläggningen än innebär – med alla moment och detaljerade krav att hålla koll på upplevs den av många som en rejäl utmaning, inte minst om det är första gången den görs. Kämpar du lite (eller mycket) med att få alla bitar i lönekartläggningspusslet att gå ihop är du långt ifrån ensam, med andra ord.
För att hjälpa dig en bit på vägen har vi samlat åtta vanliga frågor och svar om hur en lönekartläggning går till.
1. Ska föräldralediga och sjukskrivna ingå i lönekartläggningen?
Ja, lönekartläggningen ska omfatta alla på företaget med undantag för VD. Även föräldralediga, sjukskrivna och tjänstlediga ska alltså tas med, och både tillsvidareanställningar och tidsbegränsade anställningar.
2. Måste lönekartläggningen göras en viss tid på året?
Nej, det finns inget i regelverket som säger att lönekartläggningen måste ske vid en specifik tidpunkt på året. Vanligt är dock att företaget väljer att påbörja arbetet i god tid innan årets lönerevision sätter igång – detta eftersom kartläggningen ofta resulterar i en hel del information om hur lönerna bör justeras och alltså är värdefulla att ta med sig i lönerevisionsarbetet.
3. Vad är det som ska kartläggas?
I en lönekartläggning ser du som arbetsgivare först över vilka olika befattningar som finns på arbetsplatsen och bedömer vilka av dem som är lika respektive likvärdiga (mer om hur detta går till lite längre ner). Därefter identifierar ni grupper som är kvinnodominerade (60 procent kvinnor eller mer) och jämför dem med andra grupper i två olika steg: först med grupper som utför likvärdigt arbete och därefter med grupper där kraven på arbetet är lägre men lönenivåerna är högre. Utifrån denna kartläggning identifierar ni sedan eventuella löneskillnader och undersöker vad de kan bero på.
Läs mer om lönekartläggningens olika moment i vår checklista.
4. Ska vi även gå igenom våra policys?
Alldeles riktigt! Diskrimineringslagen säger att du som arbetsgivare även ska kartlägga och analysera “bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor”. Det betyder alltså att ni även ska gå igenom sådant som löneavtal, kriterier för lönesättning, pension, förmåner och bonuspolicy. Är de bestämmelser och praxis som finns för att sätta lön könsneutrala och tillämpas de på samma sätt för män och kvinnor på företaget – eller behöver något justeras?
Ett gediget jobb i år kommer löna sig nästa år. En väl utförd gruppindelning och arbetsvärdering kommer ni nämligen kunna återanvända i nästa lönekartläggning (skönt att veta, eller hur?)
5. Hur kartlägger vi löneskillnader vid lika arbete?
För att kunna kartlägga löneskillnader vid lika arbete behöver ni först dela in medarbetarna i grupper utifrån lika arbete, det vill säga där alla har samma eller nästan samma arbetsuppgifter. Tänk på att alla medarbetare med lika arbete ska placeras i samma grupp, oavsett om de tillhör olika avdelningar och/eller kollektivavtal. Rent praktiskt kan detta göras på många olika sätt, men många företag utgår från statistikkoder eller en lista/register över samtliga befattningar på företaget.
6. Hur kartlägger vi löneskillnader vid likvärdigt arbete?
För att komma fram till vilka arbeten som kan ses som likvärdiga och därefter analysera eventuella löneskillnader ska ni göra en så kallad arbetsvärdering. Till skillnad från lika arbeten (som alltså innebär samma eller nästan samma arbetsuppgifter) är likvärdiga arbeten sådana arbeten som ställer liknande krav på medarbetarna som utför dem. I arbetsvärderingen tittar ni på följande fyra kriterier:
- kunskaper och färdigheter
- ansvar
- ansträngning
- arbetsförhållanden
Här går ni igenom arbete för arbete och poängsätter kraven. Vad kräver detta arbete när det gäller till exempel bemötande och samarbete? Kräver det en specifik utbildning? Är det särskilt fysiskt eller mentalt ansträngande? Ju högre totalpoäng ett arbete får, desto högre bör det också ligga i lön. Tänk på att arbetsvärderingen inte ska ta någon hänsyn till enskilda medarbetare och deras kompetenser eller prestationer – det är bara kraven på att utföra jobbet ni ska titta på.
Här kan du läsa mer om hur en arbetsvärdering går till.
7. Finns det några fallgropar vi bör se upp med?
Gruppindelningen och arbetsvärderingen är de bitar i lönekartläggningen som brukar upplevas som allra knepigast. Samtidigt är det extra viktigt att vara metodisk och noggrann i just dessa moment, eftersom ni annars kan få stora problem när lönerna sedan ska analyseras.
En vanlig fallgrop är att indelningen blir för grov, det vill säga att man klumpar ihop arbeten som i själva verket skiljer sig åt och missar viktiga nyanser när det kommer till arbetsuppgifter, krav och ansvar. Med andra ord: för grova kategoriseringar i början riskerar att leda till felaktiga jämförelser och analyser i slutändan – som i sin tur kan leda till att osakliga löneskillnader inte upptäcks. Här är det därför en god idé att ta hjälp av flera olika resurser som har rätt kunskap om vad olika roller och arbeten innebär, jobba i team och noga diskutera igenom hur indelningarna bör göras och varför.
Tänk också på att ett gediget jobb i år kommer löna sig nästa år. En väl utförd gruppindelning och arbetsvärdering kommer ni nämligen i stora delar kunna återanvända i nästa lönekartläggning (skönt att veta, eller hur?)
8. Hur skiljer vi mellan sakliga och osakliga löneskillnader?
Att identifiera vilka löneskillnader som är osakliga, det vill säga saknar en rationell förklaring, är en central del av lönekartläggningen – men hur vet man då vad som är vad? Jo, här är det framförallt företagets lönekriterier som ska fungera som rättesnöre för vad som ska ge utfall på lön, vilket typiskt sett brukar vara sådant som erfarenhet, utbildning och prestation. Att en mer erfaren medarbetare tjänar mer än en nyanställd kollega, eller att en medarbetare som konsekvent presterar bättre än andra ligger högre i lön är alltså båda exempel på sakliga löneskillnader. Det är inte heller ovanligt att anställda får behålla en historisk lön om de byter från exempelvis en chefsposition till en annan tjänst – även här pratar vi i regel om en saklig löneskillnad.
En fråga som ofta dyker upp är också om marknadsläget kan användas som ett sakligt argument. Kort svar: ja, med viss reservation. Det är vanligt att företag pekar på skillnader i utbud och efterfrågan på arbetsmarknaden som en förklaring till att två (i övrigt likvärdiga) arbeten ligger olika i lön. Här räcker det dock inte att du som arbetsgivare rätt och slätt hänvisar till marknadsläget som en förklaring utan det krävs att ni backar upp detta med en uförligare analys.
Glöm Excel-arken – underlätta lönekartläggningen med Flex HRM
Känns lönekartläggningen tungrodd och tidskrävande? Önskar ni att det fanns ett smartare sätt? I vårt webbaserade personalsystem Flex HRM har vi satsat på att göra jobbet så smidigt det bara går, med all data samlad på ett ställe och ett pedagogiskt flöde för kartläggningens alla moment – från arbetsvärdering till handlingsplan. Välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!
