Löneoutsourcing bara dyrt och tidskrävande?

Hur är det egentligen – vinner man på löneoutsourcing eller inte? Är det inte ofta så att arbetsinsatsen som krävs från det egna företaget blir så stor att du faktiskt inte får den där tidsbesparingen som utlovats? Och hur ska en utomstående byrå kunna ha tillräckligt med engagemang och intresse för att ge er en god service i något så viktigt som att personalen får rätt lön? Och är det inte orimligt dyrt?

Vi kan fastställa det redan från början – det finns många farhågor kring att outsourca sina löner och sin personaladministration. Och till viss del är det med rätta som betänkligheterna finns där, eftersom det finns en rad fallgropar att se upp med när det gäller att hitta den optimala outsourcinglösningen. Vi som själva är i branschen ser det som en hederssak att plocka upp och titta de frågetecken som kan dyka upp när outsourcingens vara eller icke vara diskuteras.

Farhåga 1: Kunskapsbrist

Vad händer om ”vår” lönekonsult slutar på byrån? Då går ju en massa kunskap förlorad. Detta är en farhåga som är rimlig, då det inom branschen råder en relativt hög personalomsättning. Problemet gäller främst för storstadsregionerna, där det är större konkurrens om lönekonsulterna.

– Dels är det så, dels tenderar folk att flytta runt mer på arbetsmarknaden i storstäderna. Sen kan en hög personalomsättning också bero på arbetsbelastningen, att folk arbetar ut sig. Vilket i sin tur kan härledas till undermåliga rutiner och en rörig organisation. Det säger Jenny Sigvardsson, som är Teamleader på Flex Services. Att personal byts ut och det kommer en ny person som ska sätta sig in i ens verksamhet upplevs självklart som ett problem vid löneoutsourcing. Jenny fortsätter:

– På Flex har vi satsat otroligt mycket på att få en organisation och ett arbetssätt som är hållbart i längden. Vi har rutiner kring utbildning för att hela tiden fortbilda vår personal och dela kunskap mellan oss. Sen jobbar vi mycket med team för att undvika att för mycket kunskap och ansvar vilar på en enda person.

Farhåga 2: Bristande engagemang

En oro som många känner inför att låta ett annat företag ta hand om en så viktig bit som löner och personaladministration är att det ska saknas engagemang – att man bara är en av alla kunder på ett löpande band som hanteras.

Vad har du att säga om engagemanget på Flex Services, Jenny?
– På Flex Services tror vi att nyckeln när det gäller engagemanget är kompetensen. Vi ska vara experter på vår egen produkt, så att vi direkt kan se hur den passar in och hur den kan anpassas till kundens förutsättningar. Vi kan inte vara experter på kundens verksamhet, men på löneområdet kan vi det, och vår uppgift är att se till att anpassa vår service så att den fyller kundens behov på bästa sätt. Som produktexpert ska man kunna komma med förslag som leder till effektivisering för kunden. Den typen av engagemang, att ha kollen som krävs för att se var processer kan bli bättre och vad som behöver göras, det är en av grundpelarna i den här typen av service. Jenny fortsätter:

– Ser vi att kunden inte använder vissa delar av programmet eller inte nyttjar vissa funktioner fullt ut – då snappar vi upp det och visar hur vi kan hjälpa dem. Den typen av engagemang upplevs som något positivt. I och med närheten till Flex Applications har vi på Flex Services tillgång till all tänkbar kompetens kring produkten i huset. På Flex Services tror vi att nyckeln när det gäller engagemanget är kompetensen

Farhåga 3: Man vinner inte tid med löneoutsourcing

Tar lönehanteringen mer tid från den egna verksamheten än innan, trots att lönerna tas om hand av en byrå? Orsaken kan i så fall vara en undermålig implementationsprocess där saker har missats eller fallit mellan stolarna, något som kan leda till onödigt omständligt arbete. Inte sällan kan det också bero på interna problem hos kunden. Upptäcker man som projektledare eller lönekonsult att det uppstått problem så behöver man ta tag i det direkt. Vikten av kommunikation vid löneoutsourcing kan inte nog understrykas. Jenny ger sin syn på saken:

– Det vi på Flex Services är noga med att poängtera är att kunden också har ett ansvar. Det är viktigt att medvetandegöra detta. Vi som leverantör måste också vara noggranna och precisa vid införsäljningen, så att förväntningarna på tjänsten stämmer överens med vad som faktiskt kommer att levereras. Vi skapar en tydlig bild över vem som gör vad och när. Vi erbjuder också utbildning, så att kunderna kan känna att de har koll på de bitar som är deras ansvar. Här kommer vi återigen tillbaka till vikten av kompetens hos lönekonsulten vid löneoutsourcing. Om konsulten är insatt i hur både systemet och kundens verksamhet fungerar så kommer konsulten kunna ge rekommendationer om hur olika moment kan göras på bästa sätt.

Farhåga 4: Det är dyrt med löneoutsourcing

Är det inte dyrare att outsourca än att anställa? Hur vet vi att investeringen lönar sig? Det man oftast tänker på i form av kostnadsbesparing när man väljer att outsourca sina löner är personalkostnaden. För att räkna ut om man som företag tjänar på att välja löneoutsourcing eller inte behöver man alltså ha klart för sig vad en anställd kostar och exakt vilken tjänst som levereras av lönebyrån.

Troligen är det så att kostnaderna för lön, sociala avgifter, semester och pension för en lönekonsult ungefär motsvarar kostnaden för en anställd hos kunden. Men en viktig skillnad att ha i åtanke är att en lönekonsult bara tar betalt för tjänsten eller funktionen som ska utföras, medan en anställd kostar i form av annat arbete, kompetensutveckling, frånvaro och så vidare. Med anställd personal tillkommer också kostnader som rör personalvård, rekrytering, försäkringar, utrustning, kontor – kostnader som inte belastar företaget vid en outsourcad lösning. I de flesta fall visar en kostnadsjämförelse mellan en intern avdelning och löneoutsourcing att det senare är ett smartare val.

Topp tre sätt att lyckas med företagets löneoutsourcing

Vilka är då de kritiska punkter som avgör om det blir ett lyckat outsourcingprojekt eller inte? Såhär tänker vi på Flex Services.

1. Engagemang och kompetens under införsäljningen
   Det kan inte nog understrykas hur viktigt detta första steg är. Våra säljare måste vara väl införstådda med hur kraven och önskemålen ser ut från kunden och hur vi kan tillgodose dem med vår tjänst. Blir det missförstånd i detta tidiga skede så kan det påverka hela projektet.
2. Genomtänkt projektmodell för införandet
   En projektmodell vid införandet är a och o. Den ska innefatta en grundlig kartläggning av kunden inför projektstart. Kunden ska veta hur hela införandet kommer gå till, vilka steg som tas när, så att de känner sig trygga. Tester och kvalitetssäkring är viktiga komponenter, liksom att utbilda kunden så att de kan göra sin del av arbetet. På Flex har vi implementerat system i 30 år och har utarbetat en väl beprövad projektmodell.
3. Tydlighet vad gäller roll- och ansvarsfördelning
   Vad ska vi göra och vad gör ni? Finns det kringsystem och rutiner som vi behöver klargöra vem som ansvarar för? För att ett projekt ska gå så smidigt och effektivt som möjligt är det viktigt att var och en vet vad den ska göra. Vi förtydligar roller och ansvar redan från början så inga missförstånd uppstår. Vi dokumenterar alla moment och uppgifter som rör löneadministrationen och fastställer vem som har ansvaret.

Står ni inför valet att outsourca er löne- och HR-administration? Se till att välja en partner med spetskompetens och kvalitetssäkrade leveranser – och ni kommer att kunna frigöra tid, fokusera mer på er kärnverksamhet och minska er sårbarhet.