Teams, Zoom, GoogleMeet och Skype. Såhär i coronatider när många jobbar hemifrån har fysiska möten alltmer ersatts av olika digitala mötesplattformar. Men att mötas på distans kommer med sina speciella utmaningar. Hur undviker ni teknikstrul, deltagare som pratar i munnen på varandra och andra irritationsmoment? Här har vi sammanställt alla vett-och-etikettregler du behöver ha koll på (och andra praktiska tips) för ett lyckat digitalt möte.
Digitala möten är i många fall ett förträffligt sätt att samverka och kommunicera i tider då vi behöver hålla social distans och undvika resande. Även i andra lägen är fördelarna tydliga: digitala möten sparar tid och pengar och är snällare mot klimatet. Dessutom är det lättare att vara flexibel med mötets längd och tid. Men lyckade distansmöten är inte något som kommer av sig självt. Det gäller att tänka till lite extra, både före och under själva mötet.
För det första behöver ni se till att tekniken inte sätter käppar i hjulet för er. För det andra blir det ofta lite klurigt med samspel och turtagning när ni inte kan se varandra ordentligt – med avbrytningar, konstiga tystnader, missförstånd och prat i munnen på varandra som resultat. Som tur är finns det en hel del bra tips och strategier att ta till för att tackla alla (nåja, de flesta) utmaningar som kan uppstå i det digitala mötet.
Oavsett om du har vanan inne sedan tidigare eller precis har äntrat den digitala mötesvärlden – här bjuder vi på tolv tips för effektivare och trevligare möten online.
-
Planera, planera, planera!
Digitala möten ställer oftast krav på en ännu bättre struktur än fysiska möten. Anledningen är att deltagarna lättare tenderar att tappa fokus än när ni ses i verkligheten. Därför behöver du som sammankallar till mötet vara extra tydlig med mötets syfte, vad som ska avhandlas och hur var och en förväntas bidra. Glöm inte heller bort att planera in pauser i lite längre möten (45 minuter är en bra tumregel).
-
Skicka ut en agenda
Precis som inför ett fysiskt möte behöver du som anordnar mötet skicka ut agenda och ev. bifogade dokument till deltagarna i god tid. Se även till att skicka med länkar, telefonnummer, PIN-koder och tydliga instruktioner för hur man gör rent tekniskt för att vara med på mötet.
-
Bestäm vem som gör vad
Precis som i den analoga världen gäller det att roller och ansvar under mötet är tydliga. Kanske har mötesledaren fullt upp med att hålla koll på agendan och fördela ordet. Då kan det vara bra att en annan person antecknar. Se även till att någon bevakar chatten och att någon är redo att ge teknisk support om det skulle behövas.
-
Testa tekniken
Ljudtrassel och andra teknikproblem känns ju knappast som det bästa sättet att inleda ett möte. Logga därför gärna in till mötet en kvart före utsatt tid och kolla så att allt det tekniska är i sin ordning. Testa uppkopplingen, ljud- och kamerainställningar samt skärmdelningsfunktionen (om ni till exempel behöver dela presentationer och webbsidor med varandra).
-
Använd headset
Ett bra ljud är helt avgörande för ett lyckat möte. Nästan alla bärbara datorer av nyare modell har en inbyggd mikrofon, men för att både höra och höras bättre bör alla som kan istället använda ett headset.
-
Mute-tricket – stäng av mikrofonen när du inte pratar
Ett klassiskt misstag som är lika lätt att göra som att undvika – vi missar att trycka på mute-knappen. Särskilt i möten med många deltagare kan det bli väldigt irriterande att behöva lyssna på allas harklingar, snörvlingar, tangentbordsknapprande, skällande hundar och diverse andra bakgrundsljud. Så fort du inte själv pratar, ta därför för vana att använda mute-knappen och bespara andra detta ljudpotpurri.
-
Ta bort alla störningsmoment
Vi vet – detta är något som är lättare sagt än gjort (heja alla därute som jonglerar hemmajobb och hemmavarande barn). Men i den mån det är möjligt, försök att välja en lugn och tyst plats där du inte blir störd av din omgivning. Lägg också ifrån dig mobilen och stäng ner alla program på datorn du inte behöver använda för mötets skull. Försök också låta bli frestelsen att svara på mejl eller dylikt under mötet – multitaskaskande gör dig bara ineffektiv och ofokuserad.
-
Hoppa ur pyjamasen och slå på kameran!
Den ovane är kanske inte helt bekväm med att synas på video, men många mötesexperter rekommenderar att man utnyttjar både bild och ljud i mötet. Dels blir det mer personligt, dels blir det som sagt enklare att förmedla sig när man kan ta kroppsspråket till hjälp. Så, av med pyjamasen och på med jobbskjortan innan du checkar in på ditt möte för att vara på den säkra sidan!
-
Låt alla komma till tals
Digitala möten kräver ofta lite extra av dig som mötesledare när det gäller att fördela ordet och involvera alla deltagare. Ni kan till exempel komma överens om att den som vill begära ordet räcker upp handen eller att ni förmedlar er via chatten. Försäkra er också om att den som är lite tystare inte glöms bort, likaså eventuella enstaka deltagare som är med på länk när majoriteten av deltagarna sitter tillsammans. Ett bra tips är att gå laget runt och låta var och en säga sitt innan ni avslutar.
-
Var ditt snyggaste jag
Bakgrund, kameravinklar och ljus. Har ni videon på (vilket vi alltså rekommenderar) är det även en god idé att lägga någon minut på det visuella.
Här kommer tre tips och tricks:
- Se till att kameran filmar dig i ögonhöjd och inte från underifrånperspektiv. Du vill ju helst inte att kollegorna ska se rakt upp i dina näsborrar – en trave böcker under laptopen gör susen!
- Sitt inte framför ett fönster (motljus) utan låt hellre ljuset komma in från sidan – annars är risken att du mest kommer att se ut som en mörk siluett.
- Välj en hyfsat neutral (och inte alltför stökig) bakgrund.
Överkurstips: I Zoom och Teams kan du byta bakgrunden bakom dig till vilken annan bild som helst. Så varför inte trolla bort dig från köksbordet och placera dig själv på en exotisk strand istället?
-
Låt varandra prata till punkt
Med det uteblivna kroppsspråket, i kombination med den lilla fördröjning som ofta uppstår i distansmötet, är det svårare att få till det där naturliga flowet i konversationen. Vi har svårt att se vem som är på väg att börja prata eller tar en liten tankepaus. Och när det blir tyst blir vi stressade och vill gärna fylla tystnaden – med resultatet att vi avbryter och pratar i mun på varandra. Med detta i åtanke, försök att ha ett lite lugnare tempo och ge varandra utrymme att tala till punkt.
-
Använd smarta verktyg
Det finns en uppsjö av digitala mötesverktyg därute, men ett generellt tips är att tänka användarvänligt och målgruppsanpassat. Välj hellre ett lättanvänt verktyg som de flesta känner igen och har åtkomst till än det med flest funktioner och finesser. Svårt att navigera i mötesverktygs-djungeln?
Här finns en översiktlig guide till Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom och andra vanliga programvaror.
Kanske har ert möte utmynnat i en att-göra-lista med punkter att fördela mellan deltagarna? Se till att ha en bra struktur för genomförandet och uppföljningen. Med uppgiftshanteringen i Flex HRM kan du skapa uppdrag med deadlines och låt systemet pusha ut dem till de ansvariga – så att inget viktigt faller mellan stolarna.
Här kan du läsa mer om denna och andra smarta funktioner i Flex HRM – det kompletta personalsystemet i molnet. En sista påminnelse: Hur mycket vi än har förberett oss – ibland händer bara livet, som i detta virala YouTube-klipp. Så var lite överseende med er själva och med varandra när allt inte blir perfekt 😊
