Ingen ska behöva bli sjuk eller skadas på sitt jobb. En självklarhet kan tyckas, men verkligheten ser tyvärr annorlunda ut. Resursbrist, högt tempo, stress och press i dagens arbetsliv leder till allt fler sjukskrivningar. Men det finns en hel del du som chef eller HR-ansvarig kan göra för att minska sjukfrånvaron i er verksamhet. Vi ger dig åtta tips (och ett bonustips) på vägen.
Att skapa en god arbetsmiljö där människor både presterar och mår bra är en stor utmaning för många verksamheter. De vanligaste orsakerna till sjukskrivning i Sverige idag är psykiska diagnoser, särskilt stressrelaterade tillstånd som utmattningssyndrom. Psykisk ohälsa står för över hälften av alla längre sjukfall, och de stressrelaterade sjukskrivningarna har ökat markant de senaste åren.
God arbetsmiljö – en investering som lönar sig
Forskning visar att det finns ett samband mellan arbetsmiljö och sjukfrånvaro. Det betyder i sin tur att chef och ledning har möjlighet att göra förändringar i rätt riktning, genom insatser i just arbetsmiljön. Och att motverka ohälsa och sjukskrivning är viktigt av flera anledningar. Förutom att sjukfrånvaron orsakar personligt lidande och inkomstbortfall för den som drabbas är den också kostsam för företaget, i form av nedsatt produktivitet, kostnader för rehabiliteringsinsatser och rekrytering av vikarier. Med andra ord: med rätt insatser kan stora kostnader sparas. Och på köpet får ni ett lyft för trivseln, motivationen och effektiviteten, något som förstås gynnar hela arbetsplatsen.
Åtta sätt att minska sjukfrånvaron
Vad är det som gör att medarbetarna håller sig friska på en arbetsplats? Ett lyhört ledarskap, delaktighet och tydlighet är några av framgångsfaktorerna enligt forskningen. Men hur går man till väga rent praktiskt? Och vilka varningssignaler ska chefen vara uppmärksam på? Vi har sammanställt de bästa tipsen från experterna.
1. Var en närvarande chef
Ledarskapet har en avgörande betydelse för mående och trivsel på arbetsplatsen, det visar flera studier. Nyckelord för ledarskapet på friska arbetsplatser är närvaro, förtroende, lyhördhet och empati. På dessa arbetsplatser finns cheferna tillgängliga för medarbetarna direkt i verksamheten, de visar intresse och omtanke om hur det går för dem och ger regelbundet uppmuntran och feedback.
Ett gott ledarskap förutsätter i sin tur en fungerande organisation, där chefer ges utbildning och stöd i sin chefsroll och tid och resurser att prioritera de anställda och deras välmående. Via företagshälsovården kan ditt företag få hjälp med vägledning i frågor som rör arbetsmiljö, hälsa, frisk- och sjukvård samt rehabilitering.
2. Ta tempen på arbetsmiljön
Hur använder ni era medarbetarsamtal? Rätt använt kan samtalet kan vara ett utmärkt redskap för att få en bild av hur medarbetarna mår på jobbet. Se därför till att ert formulär (om det inte redan gör det) även omfattar frågor kring arbetsmiljö, relationer med kollegor, arbetsbelastning och fysiska förutsättningar. Även anonyma medarbetarenkäter kan vara ett bra och enkelt sätt att ta tempen på arbetsplatsen som ett led i ett systematiskt arbetsmiljöarbete.
3. Jobba med mätbara mål
Att sätta upp mål för bättre arbetsmiljö och hälsa hjälper er att jobba strategiskt och i samma riktning. Insatser för att minska sjukfrånvaron bör alltid börja med att ni inventerar nuläget och utifrån detta identifierar förbättringsområden. Fundera över vilka mått på hälsa ni kan använda er av; det är viktigt att de är konkreta och mätbara. Exempel kan vara lägre bullernivåer, minskad frånvaroprocent, lägre andel övertid eller bättre resultat i medarbetarenkäter. Upprätta sedan en handlingsplan där det framgår vilka aktiviteter som ska utföras, när och av vem.
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter är alla företag även skyldiga att ha en arbetsmiljöpolicy som fastställer hur den fysiska och psykosociala arbetsmiljön ska se ut. Den ska helst utformas i samverkan mellan arbetsgivare, medarbetare och skyddsombud och bör bygga vidare på era mål och er handlingsplan.
Tips på hur en arbetsmiljöpolicy kan utformas hittar du här.
4. Skapa delaktighet
Delaktighet och möjlighet att påverka beslut är viktiga inslag i en sund arbetsmiljö. Det handlar till exempel om att anställda kan påverka arbetsvillkor och arbetstider och att förslag på förbättringar uppmuntras och förvaltas. Som chef bör du också erbjuda medarbetarna chans att utvecklas på jobbet, till exempel genom att gå en utbildning eller prova på nya arbetsuppgifter. Det hela är ganska enkelt: inflytande, delaktighet och kontroll över den egna situationen ger nöjdare och mer engagerade medarbetare.
5. Bygg ett öppet klimat
En arbetsplatskultur präglad av öppenhet och omtanke ger goda förutsättningar för friska medarbetare. Sträva därför efter ett klimat där det är OK att tala om bekymmer och problem. Förhoppningsvis gör det medarbetarna mer benägna att själva flagga för att de mår dåligt. De blir också mer uppmärksamma på sina arbetskamrater och deras mående.
En stark och levande värdegrund med gemensamma spelregler för hur ni beter er mot varandra är också ett effektivt vaccin mot mobbning och kränkande särbehandling. Det åstadkommer ni genom att se till att era värderingar är väl förankrade hos alla medarbetare och genom att ha en ständig dialog kring frågor som Vilken typ av arbetsklimat vill vi ha? och Hur visar vi respekt för varandra i vardagen?
6. Var tydlig
Alla mår vi bra av tydlighet och struktur. Se till att dina medarbetare har full koll på sina arbetsuppgifter och ansvarsområden. Det är också viktigt att mål och förväntningar är klart definierade och inte krockar med varandra och att medarbetarna känner att de har rätt resurser för att uppfylla dem.
Om det är många punkter på att-göra-listan, ge medarbetarna stöd att sortera och prioritera bland sina uppgifter. Att på detta sätt skapa ett skydd mot stress och osund arbetsbelastning är ett verkningsfullt sätt att minska sjukfrånvaron.
7. Fånga upp tidiga signaler
Du har dina misstankar om allt inte står rätt till med en medarbetare, men hen har inte själv berättat något för dig. Vad gör du som chef? Det är viktigt att du agerar så tidigt som möjligt, redan vid första indikation på att någon mår dåligt. Då är chanserna goda att ni kan förkorta eller till och med förhindra en sjukskrivning. Boka in ett samtal med den anställde för att ta reda på mer om situationen. Kontakta gärna företagshälsovården om du behöver vägledning.
Några av de varningssignaler du som chef bör ha koll på är:
- upprepad korttidsfrånvaro
- nedstämdhet och uppgivenhet
- koncentrationssvårigheter
- försämrat engagemang
- konflikter
- mycket övertid.
8. Satsa på friskvård
Stärkt immunförsvar, bättre prestationsförmåga, ökad stresstålighet – och i förlängningen lägre sjuktal. Företag som satsar på friskvård för sina anställda har mycket att vinna. Utnyttja möjligheten att erbjuda medarbetarna friskvårdsbidrag för att ägna sig åt någon fysisk aktivitet, eller satsa på andra aktiviteter som uppmuntrar en hälsosam livsstil, såsom stegtävlingar, gruppaktiviteter, tillgång till gym på jobbet och föreläsningar om kost och hälsa.
Bonustips: Använd smarta verktyg för statistik och nyckeltal
Sjukfrånvaro är ett tydligt kvitto på hur arbetsplatsen mår. Det är viktigt att regelbundet följa upp och analysera både korttids- och långtidsfrånvaro, dess orsaker och utveckling över tid. Genom att se till att ni har full koll på viktiga nyckeltal har ni goda förutsättningar att styra företagets hälsa i rätt riktning och försäkra er om att era insatser för att minska sjukfrånvaron ger önskat resultat.
I vårt webbaserade personalsystem Flex HRM har vi satsat på att göra det så enkelt det bara går att utvinna värdefulla insikter ur era medarbetardata. Använd vår rapportgenerator och skapa egna skräddarsydda rapporter precis som du själv vill ha dem och dela dem med dina kollegor – allt i ett par snabba knapptryck. Eller kika in vår HR-dashboard som med snygg och intuitiv grafik levererar en ögonblicksbild av sjukfrånvaro, personalomsättning och andra nyckeltal och direkt gör dig uppmärksam på oönskade förändringar. Varmt välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!
