Dags att säga hej då och lycka till? När en anställd av någon anledning lämnar företaget gäller det att få till ett välplanerat och proffsigt avslut – offboarding. Här kommer 6 tips (och ett bonustips) på vad du som chef och arbetsgivare bör tänka på.
De flesta företag inser vikten av en bra onboardingprocess för att ge nyanställda den bästa möjliga starten på jobbet. Men faktum är att ett gott sista intryck genom en välplanerad offboarding är (minst) lika viktigt. Med en genomtänkt process minskar ni risken att praktiska uppgifter faller mellan stolarna och underlättar överlämningen till den som ska ta över jobbet. Dessutom kommer ni att kunna fånga upp värdefull feedback om era styrkor och svagheter som arbetsgivare.
Sist – men absolut inte minst – är det viktigt att komma ihåg att denna sista tid kommer att ha stor betydelse för den känsla som medarbetaren bär med sig i ryggsäcken från sin arbetsplats. En nöjd medarbetare blir helt enkelt en god ambassadör som kommer att prata gott om företaget i sina nätverk. Och vem vet, kanske kommer personen till och med att överväga att söka sig tillbaka till er – när hen har fått pröva vingarna på annat håll en tid.
Med det sagt, vad bör du och dina kollegor tänka på för att erbjuda en riktigt proffsig offboarding? Här kommer våra bästa tips!
Checklista för en lyckad offboarding
- Gå igenom praktiska detaljer tillsammans med medarbetaren
Det är en hel del praktiska frågetecken som behöver rätas ut inför avslutet, så se sätt dig ner och prata ihop dig med din medarbetare. Detaljer som behöver gås igenom är till exempel: – Hur lång är uppsägningstiden och när gör medarbetaren sin sista arbetsdag? – Hur får den anställde sitt arbetsgivarintyg och tjänstgöringsbetyg? – Vad gäller kring eventuell kvarvarande semester? – Hur och när ska ni kommunicera till kollegorna att medarbetaren ska sluta? Glöm inte heller att i god tid boka in ett exitsamtal/avgångssamtal där ni utbyter feedback om den anställdes tid hos er.
-
Gör en checklista och delegera ut arbetsuppgifter
Återlämning av dator, nycklar och passerkort, överlämning till efterträdare, utbetalning av slutlön och semesterersättning, avslutande av mobilabonnemang…. Det är en hel del praktiska uppgifter att bocka av på offboardingens att-göra-lista. Ofta är det dessutom olika roller på företaget som är involverade i processen, vilket ökar risken att saker missas eller faller mellan stolarna. En genomtänkt plan och (digitala) checklistor där det tydligt framgår vad som ska göras, när och av vem maximerar förutsättningarna för en vattentät offboardingprocess. - Planera överlämningen
Vem ska ta över efter den som slutat och vad behöver ni ha koll på innan medarbetaren gör sin sista dag? Gör en plan för överlämningen till er efterträdare för att undvika att viktig information och kunskap går förlorad. Frågor som ni behöver checka av är till exempel: Vilka arbetsuppgifter och ansvarsområden ingår i det dagliga arbetet? Finns det några inplanerade projekt som efterträdaren behöver känna till? Har efterträdaren tillgång till all dokumentation och alla kontaktuppgifter hen behöver? Finns det några system personen behöver ha tillgång till och kanske också utbildning i? Med andra ord: utnyttja den sista tiden väl och tanka medarbetaren på värdefull information och kunskap medan ni har chansen!
-
Avsluta konton och ta bort behörigheter
Intranät, e-postkonton och kundregister… På de flesta arbetsplatser finns det en mängd olika system och plattformar som bara anställda ska ha tillgång till. Har IT en plan för hur åtkomsten till alla dessa konton och digitala tillgångar ska blockeras eller tas bort? Att avsluta licenser och abonnemang i tid samt blockera åtkomst till känsliga personuppgifter är viktigt av både kostnads- och datasäkerhetsskäl. -
Samla in värdefulla synpunkter i avgångssamtalet
Hur upplevde er medarbetare egentligen sin tid hos er? Finns det något ni kunde ha gjort annorlunda för att få hen att stanna kvar? Har jobbet levt upp till de förväntningar som fanns från start? Ett avgångssamtal, eller exitsamtal som det också ofta kallas, är ett perfekt tillfälle att få en förståelse kring varför den anställde slutar och samla in värdefulla insikter – något som på sikt kan hjälpa er att förbättra er verksamhet och minska er personalomsättning. Här kan du läsa mer om hur du håller ett bra avgångssamtal. -
Ordna en avtackning – utifrån medarbetarens önskemål
Att på något sätt uppmärksamma den sista dagen på jobbet och visa tacksamhet för medarbetarens insatser är alltid en uppskattad gest. Tänk dock på att vara lyhörd för medarbetarens preferenser. Alla tycker inte om att stå i centrum och hålla tack-tal inför hela företaget utan föredrar kanske en enkel fika? Fråga din medarbetare hur just hen vill ha det!
Bonustips: boosta er offboarding med smarta verktyg
Med många uppgifter att hålla reda på och många roller involverade på företaget kan det vara en utmaning att få till en smidig och effektiv offboardingprocess. Att ta användarvänliga digitala verktyg till hjälp är ett bra sätt att få till den struktur och ansvarsfördelning som krävs. I vårt HR-system Flex HRM Employee får du hjälp av digitala checklistor och påminnelser som pushas ut till respektive ansvarig när det finns en aktivitet att utföra. Vinsterna är flera: inget viktigt faller mellan stolarna och ni slipper manuella inmatningar, ändlösa mejltrådar och krångliga Excel-ark. Som en bonus kommer processen också att ske på ett mer enhetligt och kvalitativt sätt genom hela organisationen.
Kort sagt: med smarta digitala verktyg för offboardingen automatiserar du och dina kollegor bort administrativt krångel, höjer kvaliteten och frigör tid – tid som ni istället kan lägga på att prata med era medarbetare och få ut det mesta möjliga av er sista tid tillsammans. Välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!
