6 tips för att lyckas med din onboarding
1. Preboarding: håll dialogen levande mellan avtalsskrivning och startdatum
Låt inte radiotystnad uppstå efter att anställningsavtalet skrivits under. Det här är särskilt viktigt om tiden mellan signering och startdatum är lång. Att gå tre månader och inte ha hört ett ljud från sin nya arbetsplats upplevs av många som lite oroväckande. Ring och stäm av med din blivande medarbetare om det finns några funderingar och fråga hur det känns inför jobbstarten. Mejla relevant information för att skapa delaktighet och inblick i organisationen.
Se också till att den blivande medarbetaren bjuds in till after works, julbord, företagsmöten, konferenser och andra aktiviteter både innanför och utanför arbetstid.
Läs mer om framgångsfaktorerna för en bra preboarding här.
2. Ha allt i ordning
Det borde kanske inte behöva sägas, men vi säger det ändå: allt den nya medarbetaren behöver för att komma igång i sin nya roll ska vara iordningställt när han eller hon kommer. Arbetsplats, dator, telefon, e-postkonto, nödvändiga inloggningar och kontorsmaterial är måsten. Men höj ribban här och se till att det finns en blomma eller chokladask med en Välkommen till oss-hälsning på den nyanställdes skrivbord. Plocka också gärna ihop en goodiebag med profilmaterial från företaget. Små saker som kan göra enorm skillnad för hur den första tiden upplevs.
3. En tydlig plan för introduktionen
Sätt upp ett schema för de första dagarna så att den nyanställda vet vad som kommer att hända. Av schemat ska det framgå vilka aktiviteter som kommer att genomföras, när de kommer ske och vilka personer som kommer att vara inblandade. Genom att använda dig av aktivitetslistor, exempelvis i ditt HR-system, säkerställer du att inget missas. Det blir också tydligt vem som är ansvarig för vad och i vilken ordning aktiviteterna ska utföras. Skicka gärna introduktionsplanen till din nya medarbetare någon vecka i förväg, så att han eller hon vet vad som väntar.
4. Välkomnande och rundvandring
När första dagen väl kommer ska det finnas en person som är ansvarig för att ta emot den nya medarbetaren. Men det är viktigt att även kollegorna runt omkring är informerade så att den nyanställde känner sig väntad. En rundvandring där man får hälsa på alla på kontoret är brukligt att börja med. Framhåll vilka personer eller funktioner som medarbetaren kommer att ha mycket kontakt med, som exempelvis närmaste chef/arbetsledare, HR-ansvarig och personer med samma roll som den nyanställde.
Berätta vem som är ansvarig för lokalerna och vart man vänder sig om datorn krånglar. Passa också på att visa praktiska saker, som var man hänger av sig kläder, tar kaffe, äter lunch, och var skrivare, konferensrum, vilorum och toaletter finns. Bjud med den nyanställde ut på lunch första dagen. Ta gärna med några fler från avdelningen eller arbetsgruppen så att medarbetaren får chansen att börja bekanta sig med sina kollegor i en avslappnad miljö.
5. Ha en första arbetsuppgift åt den anställde
Den första tiden består ofta till stor del av olika introduktionsmoment, men det är ändå bra om du har förberett en arbetsuppgift som den nya medarbetaren kan bryta av med mellan momenten. På så sätt kan den anställde redan från början få känna sig produktiv. Det gör det också lättare att ta in allt nytt om inskolningsmomenten varvas med mer självständiga aktiva inslag.
6. Avstämning
Efter att en vecka har gått kan det vara lagom att ha en avstämning. Fråga hur den nyanställde har upplevt de första dagarna, vad som har hunnits med, om det finns några frågor eller saknas något för att komma vidare i arbetet. Schemalägg gärna ännu ett avstämningsmöte när ytterligare en tid har gått. Du har allt att vinna på att din nya medarbetare känner sig sedd och lyssnad på.
Onboarding på distans – tänk på det här
Sker er onboarding helt eller delvis på distans? Då är det ännu viktigare att ha en genomtänkt och tydlig struktur. Hur behöver er ordinarie checklista anpassas för att säkra att den nyanställde kommer in i teamet och arbetsuppgifterna på ett bra sätt även om ni inte befinner er på samma plats?
Här kan du läsa mer om nycklarna för att skapa en riktigt bra onboarding på distans.
Är det dags att ta er onboarding till nästa nivå?
Fördelarna med att arbeta strukturerat med onboarding är många. Din nya medarbetare känner sig välkommen och kommer snabbare in i både arbetet och företagets kultur. Ett gott första intryck leder ofta till att den nya medarbetaren blir kvar längre på arbetsplatsen. Och sist men inte minst, för dig som är inblandad i mottagandet av den nya medarbetaren underlättar det att veta vilka moment som ska genomföras och vem som ansvarar för vad.
I vårt HR-system Flex HRM Employee har vi satsat på att göra det riktigt enkelt att sy ihop en smidig och välfungerande onboardingsprocess. Varmt välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!
