Får du också ett lätt stresspåslag när det börjar pratas om tidshantering? Kanske går tankarna direkt till allt som måste göras och hur lite tid du har? Men tidshantering handlar varken om att kliva upp klockan fyra varje morgon eller att jobba snabbast, hårdast eller mest. Så vad handlar det om, egentligen? Och hur går det till? Vi reder ut!
Tidshantering – vad innebär det?
Tidshantering innebär att man lär sig att använda sin tid på ett effektivt sätt – att jobba smartare och inte hårdare, helt enkelt. För att få till en effektiv tidshantering på jobbet kan det vara bra att man stannar upp en stund och funderar på om man verkligen lägger sin tid på rätt saker. “Men hur vet jag om jag lägger tiden på rätt saker?” tänker du kanske nu. Och det är inte alltid helt lätt att veta – men om man testar att vända på frågan, och istället frågar sig “Hur vet jag om jag lägger tiden på fel saker?” kan det ibland klarna. Känner du dig ofta stressad på jobbet och som att du inte har kontroll på allt som ska hinnas med? Ja, då kanske det är dags att titta närmare på om du använder tiden på fel sätt.
7 tips för bättre tidshantering
Att bli bättre på tidshantering ska inte ta en massa tid och energi. Punkterna nedan är relativt lätta att ta till sig, men du kan behöva förändra ditt sätt att tänka kring tid. Varför inte testa några av tipsen och se vad du får för resultat?
-
Sätt upp tydliga mål
Handen på hjärtat, kan du räkna upp vilka mål du har för det närmaste kvartalet? Och arbetsuppgiften du sitter med just nu, vilket av målen bidrar den till? A och O för att få till en effektiv tidshantering är att sätta upp tydliga och specifika mål som är direkt relaterade till dina, teamets och företagets mål. När du vet var du är på väg och har ett tydligt syfte med alla arbetsuppgifter blir det enklare att fokusera, och dessutom kommer du inte att lägga din tid på onödiga tidstjuvar som inte direkt bidrar till målen.
-
Prioritera mera!
Förmågan att prioritera bland alla arbetsuppgifter kan vara en av de absolut viktigaste nycklarna för att få till en bra tidshantering – men det är ofta lättare sagt än gjort. Kanske känner du igen detta scenario: chefen eller vd:n vill att du ska lägga din tid på projekt X, medan en kollega vill att ni omgående tar er an projekt Y. Och du själv vet att om du inte påbörjar projekt Z (helst igår) så kommer det bli problem. Så hur vet du i vilken ände du ska börja?
“Om allting är bråttom är ingenting bråttom”
Uttrycket “Om allting är bråttom är ingenting bråttom” må vara aningen tvetydigt, men det är definitivt applicerbart på en stressig arbetsdag. För det är ju faktiskt så att om alla arbetsuppgifter är kategoriserade som hög prioritet försvinner prioritetsordningen – den blir nollställd. Enkelt sagt, det går inte att springa på alla bollar samtidigt. Den som försöker kommer förmodligen att få ett halvdant resultat, bli onödigt stressad och i förlängningen till och med kanske utbränd.
Lösningen? Prata med din närmaste chef. Sätt er ner i lugn och ro och diskutera igenom hur det är tänkt att du ska prioritera. Vilket projekt behöver bli klart först? Vilka uppgifter kan vänta en vecka, kanske till och med längre? Det är ofta först när man går igenom alla uppgifter på detta sätt som det blir tydligt vad som är prio och inte.
Om du fortfarande, efter att ha pratat med chefen, har ett gäng med uppgifter som känns överväldigande och svåra att prioritera finns det som tur är fiffiga knep att ta till. Här kommer en vanlig metod för att prioritera uppgifter:
Eisenhower-matrisen
När du använder Eisenhower-matrisen, eller bråttom/viktigt-matrisen som den också kallas, så delar du in dina uppgifter i fyra kategorier. De fyra kategorierna bygger på matriserna viktigt och bråttom: det som är viktigt och bråttom hamnar i kategorin “uppgifter som ska slutföras direkt”, det som är viktigt men inte bråttom hamnar i kategorin “uppgifter som ska schemaläggas”, det som inte är viktigt men bråttom hamnar i “uppgifter som ska delegeras” och det som inte är viktigt och inte bråttom hamnar i “uppgifter som kan tas bort”.
Låter det intressant? Här kan du läsa mer om hur Eisenhower-matrisen fungerar. -
Sluta “maxa” varje arbetsuppgift – testa Pomodoro-metoden
Väl inne i ett flow är det lätt hänt att bara köra på och skippa pauserna för att bli klar snabbare. Men det är inte alltid det mest effektiva – du blir trött snabbare, mer ofokuserad och risken för slarvfel ökar. Ett smart tips för att bli mer effektiv utan att trötta ut sig själv är att testa Pomodoro-metoden. Här jobbar du på i 25 minuter för att sedan vila från arbetet i fem minuter, och efter fyra sådana rundor tar du en kvarts rast. Tanken med denna metod är att jobba fokuserat de 25 minuterna för att sedan ta en kortare vila, istället för att jobba på alldeles för länge och tappa fokus, motivation och ork. Varför inte ställa in timern och testa?
Läs mer om Pomodoro-metoden. -
En sak i taget!
Denna punkt tål att upprepas många gånger: Sluta multitaska! Vi vet sedan länge att det inte är lönt att göra flera saker samtidigt. Ingen uppgift blir ordentligt gjord, risken för misstag ökar och dessutom tar det mer energi av hjärnan att sålla bland all information. Ett typiskt exempel på multitasking är att delta i ett zoom-möte och samtidigt svara på ett mejl. Antingen lyssnar man inte på vad som sägs på mötet, eller så blir mejlet lidande – det går helt enkelt inte att göra båda sakerna samtidigt, i alla fall inte bra. Om du känner igen dig kan det alltså vara dags att se över din relation till multitasking 😉
-
Tidsblockera
Ett smart sätt att undvika den förödande multitaskingen i punkten ovan är tidsblockering, vilket innebär att du organiserar din arbetsdag genom att planera och avsätta tid för specifika uppgifter. Det hjälper dig att fokusera bättre på varje arbetsuppgift då det minskar risken för distraktioner.
-
Öva på att säga nej
“Jag har tyvärr inte möjlighet att göra det, men tack för att du tänkte på att fråga mig”. Vi är nog många som känner att det tar emot att säga nej när någon ber om hjälp, trots att vi har alldeles för mycket på vårt bord redan. Men det går att öva sig! Testa med att säga nej till något litet till en början för att sedan applicera det på större saker. Ett annat sätt att säga nej till chefen är att säga ja, men samtidigt fråga vilken annan uppgift du kan ta bort – eftersom du har begränsat med tid.
-
Få koll på vad du lägger din tid på
Vet du och dina kollegor vad ni lägger er tid på? Ett enkelt sätt att få en bra överblick över detta är att tidrapportera. Med ett bra system för tidrapportering kan ni se status för nedlagd tid på olika projekt och aktiviteter, följa siffrorna i realtid och kontinuerligt sätta upp nya mål, både på individnivå och för hela teamet. Dessutom kan ni enkelt se om tiden ni lägger ner faktiskt stämmer överens med vad ni tror. Läggs det timmar på fel saker? Eller är det något projekt som tar alldeles för lång tid? Med ett tidrapporteringssystem upptäcker ni enkelt var timmarna rinner iväg och kan snabbt få insikter om hur ni skulle kunna omprioritera eller planera bättre.
Vill du veta mer om fördelarna med digital tidregistrering? Då ska du kolla in detta!
Få koll på timmarna med Flex HRM Time
Är du och dina kollegor redo att ta nästa kliv mot en effektivare tidrapportering? Vi hjälper dig gärna med allt du undrar kring vårt webbaserade tidrapporteringssystem Flex HRM Time – och de andra delarna i vår allt-i-ett-lösning Flex HRM. Kontakta oss idag så pratar vi mer om era utmaningar och våra lösningar!
