Föreställ dig detta: du har 200 anställda och det är två dagar kvar tills lönerna ska köras. Då blir er löneadministratör hastigt sjukskriven – och ni står helt utan ersättare som kan rycka in. Vad gör ni?
Det hela kan låta en aning drastiskt, men faktum är att denna sårbarhet är en verklighet för en hel del små och mellanstora företag idag. Genom att istället leja ut jobbet till en partner som är specialiserad på området får företaget ett helt team av löneproffs runt sig – och därmed alltid garanterad leverans och backup. Just minskad sårbarhet är också ett av de vanligaste skälen till att löneoutsourcing ständigt ökar i popularitet och har kommit att bli en av de mest snabbväxande outsourcingtjänsterna just nu. Men du vet väl om att det finns långt fler vinster att hämta än så? Vi gör en djupdykning i alla fördelar att ha i åtanke för dig som funderar på om det här med löneoutsourcing är något för ditt företag.
Då är det läge att outsourca lönehanteringen
- När ni brinner för era kunder och medarbetare – inte för löneadministration
Do what you do best, outsource the rest. Det finns många processer i ett företag som inte direkt bidrar till kärnverksamheten men som ändå bara måste löpa på varje dag, vare sig det gäller lokalvård, fakturering, redovisning, IT-drift – eller att se till att de anställda får rätt lön i rätt tid. Genom att överlåta dessa processer till en extern partner istället för att hantera allt i egen regi kan företaget frigöra massor av tid och resurser – tid och resurser som istället kan läggas på att ta hand om medarbetarna och utveckla affärerna. - När ni vill få bättre kontroll över era kostnader
Personalen är ofta den största utgiftsposten för företag idag, och just sänkta personalkostnader är ett vanligt motiv till att outsourca lönehanteringen. Men hur ligger det egentligen till med det kostnadsmässiga? Jo så här: en klar fördel med löneoutsourcing är att ni bara står för kostnaderna för den service ni har signat upp er för. En anställd på en löneavdelning däremot kostar även i form av ”olönsamma” timmar: sjukfrånvaro, arbetstid som går åt till andra uppgifter, utbildningsdagar med mera. Ni behöver inte heller stå för sådant som personalvård, försäkringar, utrustning och kontorsplatser.
Sist men inte minst, i en outsourcinglösning debiteras företaget vanligtvis en månadskostnad som baseras på antalet levererade lönespecifikationer just då. Med andra ord kan företaget gå från en fast till en rörlig prismodell som följer verksamhetens behov på ett flexibelt sätt, exempelvis om företaget skulle växla upp, växla ner eller sälja ett av sina dotterbolag.
Här kan du läsa mer om vilka kostnadsbesparingar ditt företag kan göra i samband med löneoutsourcing. - När ni har svårt att hålla era kunskaper uppdaterade
Lönearter och beräkningsformler, förmåner, skatter, arbetsgivaravgifter, pensioner och AGI… Varför diffar semesterskulden nu igen? Och hur var det nu med den nya milersättningen? Löneadministration är ett område som kräver gedigna kunskaper – kunskaper som dessutom hela tiden måste hållas uppdaterade i takt med att kollektivavtal, lagar och regler förändras.
Företag som outsourcar lönerna har, förutom en ständig backup med personal, också en backup med kompetens. Istället för en eller ett fåtal löneadministratörer som måste behärska allt på egen hand finns ett helt team som tillsammans gör jobbet med att hålla sig uppdaterade och där man kan använda varandra som bollplank i de mer trixiga lönefrågorna. - När det inte finns någon som kan rycka in när det krisar
Livet händer – men oavsett vad måste personalen få ut sina löner. Kanske måste er löneadministratör sjukskriva sig med kort varsel? Kanske får ni inte ihop semesterpusslet. Eller så står ni kanske inför flera pensionsavgångar eller uppsägningar på samma gång och har svårt att rekrytera personal med rätt kompetens. Som vi var inne på i början: i verksamheter där lönehanteringen är mycket personberoende är en lönebyrå ett tryggt alternativ eftersom rätt bemanning alltid finns på plats. Ni kan helt enkelt lita på att tjänsten levereras – även om sjukdom, vakanser eller några andra personalförändringar skulle uppstå. - När ni vill ha mindre grus i lönemaskinieriet
Genom att outsourca lönehanteringen kan ni inte bara försäkra er om att jobbet blir gjort till den 25:e – sannolikheten är också stor att det blir gjort på ett mer effektivt och kvalitetssäkert sätt. Med en professionell och erfaren lönebyrå får ni tillgång till ett team som har koll på best practice och som är vana att hitta det smartaste och snabbaste sättet att lösa era utmaningar – så att löneprocessen kan flyta på så friktionsfritt som det bara är möjligt. - När ni vill slippa tekniska bekymmer...
En effektiv och framtidssäker lönehantering går hand i hand med moderna programvaror. Men att investera i ett nytt lönesystem eller försystem för tidrapportering och reseräkningar är både dyrt och tidskrävande – likaså jobbet med drift, uppdateringar och löpande underhåll. Att outsourca lönehanteringen innebär (vanligtvis) att ni även överlåter ansvaret för allt som rör produkterna och tekniken till er partner. Ytterligare ett bekymmer mindre för ditt företag, alltså. - …. och få tillgång till smarta digitala lösningar som blir poppis bland medarbetarna
Sist men absolut inte minst: att ha rätt verktyg på plats är något som även gynnar de enskilda medarbetarna. Smarta och användarvänliga mobila lösningar är något som dagens arbetstagare mer eller mindre tar för givet. Att ansöka om ledighet, få ordning på utläggskvittona eller fixa andra adminuppgifter ska inte behöva vara krångligare än att sköta sina privata bankärenden. Med en proaktiv outsourcingpartner vid er sida kan ni vara säkra på att ni har tillgång till de senaste digitala verktygen för allt som hör personaladministrationen till – och kan se fram emot nöjda medarbetare och rätt underlag till lön i rätt tid.
Vill du veta mer om vad det innebär att outsourca lönerna? Vi hjälper dig!
Har du fler funderingar kring hur löneoutsourcing fungerar i praktiken och vilka mervärden det skulle innebära för just ert företag? Oavsett hur er löneadministration ser ut idag och var ni befinner er på er outsourcingresa hjälper vi dig mer än gärna att räta ut de frågetecken som kan finnas inför detta viktiga beslut. Här kan du läsa mer om vårt lönecenter Flex Payroll Services och vårt unika koncept som bygger på en kombination av trygga, kompetenta och flexibla lönetjänster med det allra bästa inom HRM- och lönesystem. Självklart är du också varmt välkommen att kontakta oss för ett personligt möte.
