1. Vad innebär övertid?
Övertid är den tid som din personal arbetar utöver sin ordinarie arbetstid (eller jourtid), och den regleras först och främst genom arbetstidslagen (ATL). Enligt arbetstidslagen får arbetstagare arbeta övertid högst 48 timmar per fyraveckorsperiod, eller 50 timmar under en kalendermånad.
Man skiljer mellan allmän övertid och extra övertid. När det gäller allmän övertid får den inte överstiga 200 timmar under ett kalenderår. Extra övertid – alltså övertid utöver allmän övertid – får tas ut med högst 150 timmar under ett kalenderår, men för att extra övertid ska kunna tas ut ska det finnas särskilda skäl för detta.
Men – ingen regel är som bekant utan undantag! Viktigt att komma ihåg är att övertidsarbete även kan regleras via kollektivavtal, där arbetsgivare och fackförbund kommer överens om detaljer själva. Med andra ord: arbetstidsreglerna varierar mellan olika arbetsplatser och branscher. Här kan du läsa mer om arbetstidslagen.
2. När kan övertid beordras?
Du som arbetsgivare har rätt att beordra övertid när det finns ett tillfälligt behov av ökad arbetstid på arbetsplatsen. Det krävs också särskilda skäl för att du ska få beordra övertid, exempelvis en tillfälligt ökad arbetsbörda eller att många i personalstyrkan är sjuka. Däremot är inte schemalagd övertid tillåten – övertid kan endast beordras om något oförutsett sker på arbetsplatsen.
3. Får min personal själva välja att jobba över?
Kalle känner att han har det körigt idag och kräver att få stanna kvar för att hinna med. Vad gäller egentligen? Jo såhär: Den anställde kan aldrig själv välja att jobba övertid, utan det är alltid du som arbetsgivare som behöver beordra övertiden för att det ska räknas som just övertid.
Övertid ska heller inte blandas ihop med flextid. Flextid bygger på ett frivilligt val för dina anställda att sluta lite senare eller börja lite tidigare, medan övertid som sagt är något som arbetsgivaren bestämmer över. Med andra ord: övertid får inte ersättas med flextid och du som arbetsgivare kan aldrig uppmana någon att jobba över men att ”ta det på flexen”. Vill du veta mer om hur flextid fungerar? Läs vår guide!
4. Kan min personal säga nej till beordrad övertid?
Hur mycket har då personalen att säga till om? Har jag rätt att tvinga dem att jobba övertid när det verkligen kör ihop sig eller kan de vägra? Svaret är: Nej, i princip har personalen inte rätt att säga nej till att jobba övertid när verksamheten har behov av det. Men helt fyrkantigt är regelverket inte. Du som arbetsgivare ska samtidigt ta hänsyn till omständigheter i personalens liv som gör att det finns ett legitimt skäl till att säga nej. Det kan exempelvis handla om att den anställde är delvis föräldraledig, eller ensamstående småbarnsförälder och inte har möjlighet till barnomsorg.
5. Vad gäller för mina deltidsanställda?
De timmar dina deltidsanställda arbetar extra utöver sitt schema kallas för mertid (eller fyllnadstid), och de har då rätt till mertidsersättning för den tiden de jobbar extra upp till heltid. Om en deltidsanställd skulle arbeta mer än heltid så beräknas de timmarna på samma sätt som övertid, precis som för heltidsanställda. Vanligtvis ger en mertid inte lika mycket extra på lönekontot som en övertid.
6. När har min personal rätt till övertidsersättning?
Dina anställda har rätt till övertidsersättning om arbetsplatsen har ett kollektivavtal, och om inget annat har avtalats. För att personalen ska ha rätt till övertidsersättning gäller också att övertiden är beordrad av dig som arbetsgivare, eller att du har godkänt övertiden i efterhand. I vissa fall kan också övertidsersättning avtalas bort, och ersätts då vanligen med extra semesterdagar och/eller högre lön.
7. Hur beräknas ersättningen?
Det är kollektivavtalet eller dina anställdas enskilda anställningsavtal som avgör vilken ersättning som gäller vid övertidsarbete. Övertiden kan kompenseras antingen i pengar och kallas då för övertidsersättning, eller i ledig tid, som då kallas för kompensationsledighet. Vid kompensationsledighet får anställda vanligtvis 1,5 timmar kompledigt per övertidstimme, om övertiden har skett i anslutning till ordinarie arbetstid. Om övertidsarbetet däremot inte har utförts i anknytning till ordinarie arbetstid (exempelvis om personal som vanligtvis jobbar veckodagar beordras att jobba under helgen) gäller vanligtvis två timmar kompledigt per övertidstimme.
8. Vad händer om en arbetsgivare inte följer reglerna för övertid?
Det är arbetsgivaren som bär ansvaret om det visar sig att de anställda arbetat för mycket övertid – och eventuella misstag kan bli rejält kostsamma. Vad som händer om reglerna inte följs är att arbetsplatsens skyddsombud kan begära att arbetsgivaren vidtar åtgärder för att komma tillrätta med situationen. I nästa steg kan ärendet tas vidare till Arbetsmiljöverket för prövning. Om det då visar sig att du som arbetsgivare brutit mot arbetstidslagen (utan att ha stöd i kollektivavtal) kan du bli skyldig att betala en sanktionsavgift.
Smarta verktyg ger dig full koll på övertiden
Arbetstid, frånvaro, flex, övertid och komp… Kämpar du och dina kollegor med att hålla koll på era timmar? I tidsystemet Flex HRM Time och bemanningssystemet Flex HRM Plan finns det många verktyg som gör jobbet både säkrare och smidigare. Du och dina medarbetare rapporterar er tid via webb, tidterminal eller app – varsomhelst och närsomhelst. Du som chef eller schemaläggare har dessutom tillgång till flera smarta funktioner som gör jobbet tryggt. Med en inbyggd kontroll mot arbetstidregelverket kan oönskade missar enkelt undvikas och via den intuitiva övertidsbevakningen får du automatiska varningar när era övertidstimmar närmar sig tillåten gräns. Vill du veta mer om de smarta verktygen i Flex HRM Time och Flex HRM Plan och hur de kan underlätta din vardag? Varmt välkommen att kontakta oss!
