Så behåller du talangerna

Kampen om talangerna är stenhård. Aldrig har det varit viktigare än nu att ta hand om och utveckla medarbetarna när ni väl har fått dem ombord – så att de inte söker jobblyckan på annat håll. Här tipsar Linda Tesell från Flex Applications om nycklarna för att lyckas med medarbetarresan.

Intervjuerna med er favoritkandidat är klara, anställningsavtalet är påskrivet och efter en välplanerad introduktion börjar er nya kollega känna sig varm i kläderna. Chef och HR kan nu bocka av de två första kritiska momenten i medarbetarresan – men detta är bara början. Nu står ni inför nästa stora utmaning: att förvalta er nya talang och skapa förutsättningar för att hen ska trivas och växa tillsammans med er.

– Många arbetsgivare är medvetna om vikten i att investera i personalen, vara lyhörd för vad de behöver och uppmuntra till ständig utveckling så att de väljer att stanna i organisationen. Tid är dock en bristvara för många chefer och HR-avdelningar idag. Saknar företaget dessutom bra verktyg, eller om de som finns inte fungerar optimalt, kan det vara svårt att få till en bra struktur och effektiva arbetsflöden, säger Linda Tesell, Product Manager på Flex Applications med mångårig erfarenhet av HR-system och HR-processer.

Men vilka kritiska moment är det då som chef och HR behöver ha koll på när medarbetarna väl är ombord? Och hur maximerar man förutsättningarna för att lyckas? Det ska vi titta närmare på här nedan.

Checklista – 6 viktiga processer under medarbetarresan

1. Ta reda på medarbetarnas behov och önskemål

   Hur trivs du? Vad behöver du av mig som chef? Är vi på rätt kurs mot våra gemensamma mål? Vilka är dina önskemål inför framtiden? Att som chef checka in med dina medarbetare i regelbundna medarbetarsamtal, uppföljningssamtal och målsamtal men också anonyma medarbetar-undersökningar är viktigt för att säkerställa att era medarbetare trivs och når sin fulla potential. Ni kommer också lättare att kunna fånga upp signaler om ohälsa, arbetsmiljöproblem och andra förbättringsområden för att kunna vidta rätt åtgärder.

   Linda Tesell:

   – Som chef behöver du fråga dina medarbetare om de har det bra – gång på gång på gång. Att erbjuda flera sådana här arenor för feedback och att se till att det sker på ett enhetligt sätt genom hela organisationen är en viktig del i arbetet för att behålla och utveckla personal.

2. Håll koll på kompetenserna

   Att ha rätt kompetenser på plats är avgörande för verksamhetens framgång och konkurrenskraft. Samtidigt är goda utvecklingsmöjligheter viktigt för att ni ska kunna behålla och motivera era medarbetare – och därmed minska risken att de söker nya utmaningar på annat håll.

   – Kompetenshanteringen är en process med flera olika delar. För det första gäller det att ha ordning och reda på de enskilda medarbetarnas kompetenser, olika kurser – både slutförda och planerade – och de mål för kompetensutveckling som ni kommit överens om. För att kunna ha ett strategiskt försprång behöver ni också kunna säkerställa er kompetensförsörjning i organisationen i stort. Var har vi våra kompetensgap och sårbarheter och hur täpper vi till dem på bästa sätt? Behöver vi rekrytera eller har vi någon medarbetare som antingen redan har rätt kompetens eller som kan vidareutbildas? Detta är något som kräver bra digitala systemstöd, inte manuella lösningar och Excel-ark, förklarar Linda.

3. Rätt lön för mödan
   Känner era medarbetare att de får rätt lön för mödan? Upplever de att de kan påverka sin löneutveckling – och hur? Hur jobbar företaget för att förhindra osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor?

   – Ordning och reda på löneprocesserna är självklart viktigt för att motivera och premiera duktiga medarbetare så att de inte lockas att söka sig någon annanstans. Men inte nog med det, det är också ett krav enligt diskrimineringslagen att arbetsgivaren ska göra en årlig lönekartläggning som en del i arbetet mot lönediskriminering, säger Linda Tesell.

4. När en anställd blir sjuk
   I en idealisk värld skulle inga medarbetare behöva bli sjuka och förhindras att arbeta. Men ibland uppstår ändå frånvaro och sjukskrivningar, i vissa fall med behov av rehabilitering för att den anställde ska kunna återgå till arbetet på ett tryggt sätt. Hur säkrar arbetsgivaren ett fungerande arbetssätt inom denna del av medarbetarresan?

   – Här gäller det att jobba förebyggande så långt det är möjligt och aktivt följa upp även kortare perioder av frånvaro – innan de riskerar att övergå i en långtidssjukskrivning. Om en sjukskrivning sedan ändå skulle bli aktuell krävs det en bra struktur för de olika delarna av rehabiliteringskedjan. En av utmaningarna är att få till en tydlig ansvarsfördelning så att det är klart och tydligt vem som förväntas göra vad – allt från samtal med den anställde till kontakt med myndigheter och upprättande av en rehabplan.

5. Nyckeltal – från data till insikter till handling

   Få som jobbar med HR har väl undgått begrepp som data analytics och HR analytics, eller att ”jobba datadrivet”. Men vad har detta för betydelse när vi talar om att behålla och utveckla personal? Linda Tesell förklarar:

   – Genom att ta fram och paketera olika typer av data kring medarbetarna, till exempel i en dashboard för nyckeltal, kan ni få konkreta siffror på hur det står till med exempelvis sjukfrånvaron och personalomsättningen, hur den skiljer sig mellan olika avdelningar och hur den har utvecklats över tid. Genom att sedan analysera varför det ser ut som det gör har ni bra förutsättningar för att kunna sätta in rätt sorts insatser – även här med det övergripande målet att behålla och utveckla er personal.

6. Avsluta med en proffsig offboarding

   Vikten av ett gott första intryck för era nyanställda genom en välplanerad preboarding och onboarding är något som de flesta arbetsgivare är medvetna om. Men ni bör heller inte underskatta betydelsen av ett positivt avslut – offboardingen. Förutom återlämnande av utrustning, avslutande av användarkonton och andra praktiska detaljer är det en hel del andra punkter som bör bockas av.

   – Att hålla exitsamtal med medarbetaren som ska sluta är ett bra sätt att samla in värdefull feedback kring vad som skulle kunna förbättras. Ni behöver också se till att det blir en bra överlämning av arbetsuppgifter och kunskapsöverföring till eventuella ersättare i god tid. Även här är en tydlig ansvarsfördelning mellan alla inblandade parter A och O, så att inget faller mellan stolarna.

Därför bör ditt företag också digitalisera medarbetarresan

Kämpar ditt företag med att få kontroll över all medarbetardata som finns utspridd i olika gränssnitt, eller kanske i diverse papper och pärmar? Lägger ni orimligt mycket tid på manuella inmatningar och dubbelarbete mellan chef och HR? Den goda nyheten är att det finns smart teknik att luta sig mot – i form av användarvänliga HR-system som automatiserar och förenklar alla moment från start till mål.

Några exempel:

• Med ett digitalt verktyg för lönekartläggning och lönerevision slipper ni manuella inmatningar i Excel-filer, täpper till risken för manuella misstag och kan smidigt koordinera arbetet mellan alla inblandade. Exportera sedan de nya lönerna till lönesystemet med ett knapptryck.

• Kapa admintiden kring era medarbetarsamtal med färdiga mallar som fylls i direkt i gränssnittet och samla alla aktuella och historiska underlag i ett digitalt och sökbart arkiv.

• Bädda för ett vattentätt samarbete med hjälp av digitala checklistor och automatiska notifieringar som går ut till samtliga berörda när det finns en uppgift att utföra eller en händelse att agera på.

• Optimera överblicken och slipp jaga papper och pärmar genom att samla all information kring medarbetarna i ett och samma register – från kompetenser och kurser till avtal och blanketter, löner och förmåner samt eventuell dokumentation kring sjukfrånvaro och rehabilitering.

För att sammanfatta:

För varje liten del av HR-arbetet som ni kan digitalisera och automatisera sparar ni värdefull tid. Tid som kan läggas där den gör mest nytta – att lyssna på er personal, kvalitetssäkra medarbetarresan och säkerställa att ni når era gemensamma mål – istället för att sitta och knappa in uppgifter för hand. Som en bonus kommer ni också att få högre kvalitet på data och processer, mindre risk för manuella misstag och en högre GDPR-säkerhet.

Men inte nog med det: er organisation behöver också ett tryggt och säkert sätt att lösa de uppgifter som ni enligt lag måste hantera på ett strukturerat sätt. Det gäller till exempel att genomföra en årlig lönekartläggning enligt diskrimineringslagen och att fullfölja ert rehabiliteringsansvar vid sjukskrivning. Med andra ord: om ditt företag ännu inte har digitaliserat (hela) medarbetarresan, då finns det flera goda skäl att göra det nu!

I vilken ände börjar man?

Känns digitaliseringen och valet av rätt systemstöd som ett stort och komplext projekt? Här är våra bästa tips för att komma igång:

• Gör en kartläggning över medarbetarresans olika delar (ta gärna hjälp av vår checklista ovan). Hur ser era processer och verktyg ut idag och vad fungerar bra respektive mindre bra? Vilka är era största utmaningar när det gäller att behålla och utveckla er personal? Behöver ni få bättre kontinuitet och kvalitet i era medarbetarsamtal? Då är det en bra ände att börja i. Eller är er största utmaning att era talanger lämnar er på grund av bristande utvecklingsmöjligheter? Då kanske kompetenshanteringen är den process ni bör satsa på att digitalisera först.

• Gör en prioritetsordning där ni väger faktorer kring vad som är lättast att börja med mot vad ni bedömer kommer skapa störst nytta i just er organisation.

• Jämför olika verktyg och ta reda på vilka som bäst matchar era behov.

• Försök att ha ett helhetsperspektiv i valet av lösning. Hur får ni de olika delarna att passa ihop med varandra och eventuella andra verktyg i ert systemlandskap – utan onödigt krångel med överföringar och system som inte synkar med varandra?

Vill ditt företag också digitalisera medarbetarresan? Vi hjälper dig gärna!

Flex HRM Employee är HR-systemet som erbjuder dig en komplett och användarvänlig verktygslåda för alla delar av medarbetarresan – från anställning till avslut. Väljer du dessutom att använda Flex HRM Employee som en del av vår kompletta HRM-plattform kan du dra nytta av alla de fördelar det innebär att samla alla delar av företagets personaladministration på ett och samma ställe – i ett enda gränssnitt och en enda databas. Smart, eller hur?