Från pappersblanketter, manuella inmatningar och tidsödande uträkningar till smarta digitala verktyg på webben… Löneadministratör är en roll som har genomgått flera revolutionerande förändringar och teknikskiften. Häng med när en av våra mest erfarna lönespecialister tar oss med på en resa genom decennierna!
Göra lön utan dator – för många av oss är det svårt att föreställa sig hur det ens kan vara möjligt. Någon som däremot vet precis hur det var är Susanne Fagerström, Application Consultant Specialist här på Flex Applications.
– Jag började arbeta som löneadministratör 1978, då i den kommunala världen. På den tiden fanns inga systemstöd utan allt gjordes manuellt. De anställdas tidrapporter kom in på blanketter, och vi räknade alla tidrapporter och skrev i koder. Därefter gick tidrapporterna vidare till en som då stansade in dessa uppgifter för att på så sätt få ut lönespecifikationerna. Efter några dagar kom löneunderlagen och man gick igenom allt manuellt, berättar hon.
En stor milstolpe kom några år senare när datorerna gjorde sitt intåg på löneavdelningen. Men det fanns fortfarande en hel del att önska i form av enkelhet och smidighet.
– När datorerna kom fick vi som löneadministratörer rapportera in alla uppgifter från tidrapporterna (som fortfarande kom på papper) i lönesystemet på datorn. Även här fick man vänta några dagar innan löneunderlagen kom och man fick gå igenom allt manuellt innan lönen gick iväg till banken. Man satt då och ”prickade” alla löner, det vill säga man jämförde underlagen mot tidrapporterna och satte en prick med en penna på varje rad.
Arbetet var väldigt enformigt och man kunde sitta i flera dagar och bara rapportera in en massa siffror.
Stordatorer och enformiga arbetsdagar för löneadministratören
Hur upplevde då Susanne att det var att jobba med den tidens tekniska förutsättningar?
– Man visste ju inte bättre utan jobbet var helt enkelt som det var. Men jag skulle ju aldrig gå tillbaka och ha det som det var tidigare. Arbetet tidigare var väldigt enformigt och man kunde sitta i flera dagar och bara rapportera in en massa siffror. Dessutom så var det stordator så man kunde inte göra några justeringar själv. Lyckligtvis fortskred den tekniska utvecklingen och under 90-talet öppnade persondatorer och lokalt installerade Windows-programvaror upp för ett effektivare sätt att jobba för företagens löneadministratör, där löneprogrammet tog över många av de tidigare så enformiga manuella inmatningarna och beräkningarna.
Men det är inte bara själva löneprogrammen som har bidragit till att rita om lönekartan – även allt mer smarta och lättillgängliga försystem har gjort sitt till. Tidigare var det löneadministratören som fick sammanställa och hantera all inkommande data för att allt skulle bli rätt i lönekuvertet, men nu har det ansvaret kunnat delegeras till de enskilda medarbetarna istället. Rapporteringen av resor, tider, frånvaro och andra avvikelser har flyttat ut i verksamheten, helt enkelt.
Susanne Fagerström:
– Ja, den utveckling som har varit under mina verksamma år är ju helt otrolig. Idag gör man ju vanligtvis allt via försystem, vilket underlättar för dig som löneadministratör. Har man dessutom ett fullt integrerat system som samlar alla delar inom personaladministrationen på samma ställe så finns allt att hämta där. Om allt flyter på så startar man sin lönekörning, hämtar in alla tid- och res-transaktioner och gör därefter generella avstämningar.
Moderna lönesystem höjer kvaliteten och förenklar arbetet för löneadministratören
Färre manuella moment och ökad effektivitet – det är alltså några av de fördelar som utvecklingen från dåtidens analoga arbetssätt till dagens löne- och försystem har fört med sig. Men listan över vinster tar inte slut där.
– Även kvaliteten höjs självklart när man slipper föra över uppgifter från en blankett till ett datorprogram. Det blir ett smidigare flöde när den anställde gör allt arbete med rapporteringen själv, och som chef får du en bra överblick i systemet innan du attesterar dina anställdas tidrapporter och reseräkningar, säger Susanne.
Bättre sökbarhet och mindre besvär med pappersarbete och arkivering är ytterligare fördelar:
– Nu finns allt samlat och arkiverat i systemet. Man behöver inte skriva ut allt på papper och sätta in i en pärm. Uppgifterna finns kvar i systemet och det går att hämta ut dem när man behöver dem på ett väldigt smidigt sätt.
2010- och 2020-talet: mobilitet i fokus och en ny roll för löneadministratören växer fram
Så, var befinner sig då den tekniska utvecklingen inom HR- och löneområdet idag? Från början av 2000-talet och framåt har mobilitet och tillgänglighet varit viktiga ledord. Smarta webbtjänster och appar i mobilen har i en snabb takt blivit en självklar del av både privatlivet och arbetslivet – och har kommit att bli något vi närmast förväntar oss och kräver också av ett personalsystem.
– Vi ser att många är i behov av att jobba när och var de vill och inte vara låsta till kontoret – inte minst nu när många har möjlighet att kombinera arbete på kontoret med arbete hemifrån. Med ett webbaserat system är det inga problem, eftersom du har tillgång till alla data och alla verktyg du behöver från valfri dator, säger Susanne.
Vad innebär då den moderna tekniken för yrkesrollen löneadministratör? Jo, många inom branschen talar om att det sker en förskjutning från renodlad administration till konsultation och en mer coachande eller rådgivande roll. Arbetet rymmer nu också mer av kvalitetskontroller och övervakning för att säkerställa att det som lönesystemet levererar blir korrekt. Susanne instämmer och tillägger:
– Idag krävs en helt annan kompetens för den som ansvarar för lönerna på företaget jämfört med tidigare. Grundläggande lönekunskaper och koll på avtal och regelverk är fortfarande viktigt för en löneadministratör. Men dessutom krävs det goda systemkunskaper och förståelse för hur alla delar i systemet hänger ihop. Förr fanns det inte så stora möjligheter att anpassa lönesystemet till ditt företag, men nu är du som löneadministratör delaktig när systemet sätts upp och i alla löpande anpassningar på ett helt annat sätt, säger hon.
Vart är vi på väg?
Hur lönesystemen och löneadministratörens roll kommer att se ut om låt oss säga 20 år, det är det ingen som med säkerhet vet. Men en sak är åtminstone säker: att vi på Flex Applications ständigt bevakar utvecklingen och satsar stort på både nyutveckling och vidareutveckling av befintliga funktioner i en ständigt föränderlig omvärld. Tusentals företag har upptäckt fördelarna med vår kompletta HRM-plattform som samlar hela personaladministrationen på samma ställe – i ett lättåtkomligt gränssnitt på webben och i mobilen.
Till detta adderar vi ständigt ny teknik i vårt lönesystem Flex HRM Payroll och våra försystem för att lösa de nya utmaningar som uppstår längs vägen – allt från smarta integrationsmöjligheter och API-kopplingar för automatiserade dataflöden till inbyggda kontrollsystem som gör lönearbetet spårbart i alla led och varnar vid misstänkta avvikelser. Det är smart och framtidssäker lönehantering enligt oss!
