När du bokar en resa. När du scannar dina varor i matbutiken. När du gör dina bankärenden i mobilen eller när du checkar in på vårdcentralen. Olika former av self-service (självbetjäning) är något som omger oss överallt i vårt privatliv. Så varför skulle det egentligen vara annorlunda på din arbetsplats?
Fenomenet self-service, eller med ett svenskt begrepp självbetjäning, är en tydligt växande trend –och HR-området är långt ifrån ett undantag. Men vad innebär self-service inom HR egentligen? Hur funkar det mer konkret? Och vilka fördelar finns det med att släppa in medarbetare och chefer i (väl valda delar av) HR-systemet? Tillsammans med Linda Tesell, Product Manager för HR-systemet Flex HRM Employee, djupdyker vi i ämnet self-service inom HR.
Vad menar vi egentligen när vi pratar om self service inom HR?
– Kort förklarat handlar det om att ge medarbetare möjlighet att på egen hand utföra uppgifter eller hitta information som rör dem själva – snabbt och enkelt och utan att någon annan behöver agera mellanhand. I de flesta moderna HR-system kan medarbetarna till exempel själva komma åt och uppdatera adresser, telefonnummer, vem som ska stå som närmast anhörig och så vidare, säger Linda Tesell och tillägger:
– Self-service täcker dock in mycket mer än så och kan användas för en mängd olika saker som traditionellt sett varit reserverade för lön och HR. Det är heller inget som bara är till för medarbetarna utan det kan även rikta sig till chefer och team leaders.
Vilka är användningsområdena för self-service inom HR?
Att satsa på self-service och smidiga digitala flöden är något arbetsgivaren kan vinna mycket på redan från dag ett när man välkomnar en ny medarbetare, menar Linda.
– Som arbetsgivare kan du till exempel se till att hantera anställningsavtal, instruktioner, policys, introduktionsplaner med mera direkt i HR-systemet där alla parter enkelt kommer åt dem. På så vis både effektiviserar ni processen och ger den nyanställde ett proffsigt första intryck. Sedan kan man fortsätta på denna väg genom hela medarbetarresan, till exempel genom att låta de anställda vara delaktiga i alla moment kring medarbetarsamtalet och sådant som hör till uppdatering av kompetenser/kurser och uppföljning av kompetensmål.
Chefernas arbete med KPI:er och nyckeltal är andra områden som lämpar sig väl för self-service, menar Linda:
– Här kan man låta cheferna själva ha tillgång till personalomsättning, sjukfrånvaro och andra mätvärden som de behöver bevaka, till exempel i en dashboard direkt i HR-systemet. Ska du till exempel presentera viktiga nyckeltal under ett möte med ledningsgruppen senare samma dag behöver du inte be HR-avdelningen att mejla dem till dig. På så vis besparar man administratörerna en massa merarbete och man kan alltid lita på att siffrorna är uppdaterade och korrekta, just eftersom man slipper alla mellanhänder och ledtider.
Lästips: så gör ni era nyckeltal tillgängliga för rätt personer i rätt tid.
Vilka är fördelarna med self-service inom HR?
För att sammanfatta, self-service är ett sätt att spara administrativ tid för chefer och HR-avdelning – tid som istället kan läggas på sådant som gör skillnad för företaget. Det kan också bli en positiv upplevelse för medarbetarna i form av en ökad känsla av delaktighet och engagemang kring den egna utvecklingen på företaget. Sist men inte minst, eftersom självbetjäning går hand i hand med digitala gränssnitt som tar bort många manuella moment finns det också stora säkerhetsvinster.
Linda Tesell:
– Ett tydligt exempel är när anställningsavtalet ska skrivas på. I ett systemstöd med self-service kan chefen, eller i vissa fall medarbetaren själv, enkelt fylla i personuppgifterna och skicka det för e-signering via systemet. Allt finns sedan samlat på ett och samma ställe redan från start (så kallad masterdata), vilket ökar datakvaliteten. Inga känsliga uppgifter behöver heller mejlas mellan chef och HR, inga papper behöver arkiveras och inget riskerar att hamna på villovägar. Allt sker istället i ett säkert digitalt flöde.
En växande trend?
– Enligt min erfarenhet har det länge funnits ett visst motstånd mot self-service och en tanke att ”ju fler vi släpper in i systemet, desto mindre kontroll har vi”. Så tycks det dock inte vara längre, utan nu har det nästan blivit det normala att cheferna släpps in i sådant som tidigare varit löne- och HR-personalens område, säger Linda och tillägger att hon tror på en liknande utveckling framöver också när det gäller self-service för medarbetare.
– Sedan gäller det förstås att ha en genomtänkt struktur, så att var och en verkligen kommer åt det de ska och inget annat. Men har man ett modernt HR-system så är det byggt för att du ska kunna skräddarsy behörigheterna på ett väldigt vattentätt sätt och därmed jobba tryggt och säkert.
Self-service inom HR – något för ditt företag?
Kämpar du och dina kollegor med papperskrångel, manuella rutiner och data som är utspridd på flera olika ställen? Vill ni minska arbetsbördan för era administratörer och göra det enkelt för medarbetarna att hålla koll på information som är relevant för dem? Kontakta oss eller kika in på vårt kostnadsfria webbinarium där vi berättar mer om hur Flex HRM Employee kan bidra till en trevligare och effektivare arbetsdag – oavsett vilken roll du har i organisationen.
Exempel på områden som lämpar sig för self-service:
-
Masterdata
-
Onboarding
-
Dokumnet och avtal
-
Medarbetarsamtal
-
Kompetenser och kurser
-
Nyckeltal
5 fördelar med self-service i HR-arbetet
-
Minskar arbetsbördan för chefer och administratörer
-
All data samlat i ett digitalt flöde på ett och samma ställe = ökad datakvalitet
-
GDPR-säkert
-
Hjälper företaget att vara en attraktiv arbetsgivare i digital framkant
-
Bidrar till att göra medarbetarna mer engagerade och delaktiga i sin och företagets utveckling
