Sju sätt att omvandla kaos till ordning

Har du, liksom många andra, svårt att få en överblick vid arbetsintensiva perioder? Hur kan du göra för att både behålla lugnet och hinna med när mejlen är överfull, de inkommande uppgifterna hopar sig och post-it-lapparna täcker arbetsytan framför dig? Struktur är en viktig faktor. Vi har sammanställt sju tips som kan hjälpa dig att omvandla kaoset till ordning.  

1. Skriv en att-göra-lista.

   Att försöka hålla saker i huvudet är stressande. Skriv i stället ner allt du behöver göra i listor eller i din kalender. Risken att råka missa något minimeras, du får överblick och du kan planera ditt arbete bättre när du ser dina uppgifter framför dig. Försök att samla dina punkter i en enda lista istället för att ha flera olika, det ger bäst överblick.

2. Dela upp stora uppgifter i mindre deluppgifter.

   Tar det emot att påbörja tidskrävande arbetsuppgifter? Ju större en uppgift är, desto högre är risken att du skjuter upp att ta tag i den. Större uppgifter bör du därför dela upp i flera mindre. En tumregel kan vara att varje uppgift som bedöms ta en hel dag eller mer i anspråk ska delas upp innan den läggs in i att-göra-listan.

3. En sak i taget. Att kasta sig fram och tillbaka mellan uppgifter tar mer tid och energi än att jobba fokuserat med en sak åt gången. Vid varje byte mellan arbetsuppgifter krävs en viss mental ställtid – tid mellan så kallad produktiv tid – för att komma in i arbetet igen. Att slutföra en uppgift innan en ny påbörjas är därför det ideala. Sen är verkligheten oftast inte så enkel, ibland måste till exempel ett brådskande mejl få komma emellan. Men så långt det är möjligt, undvik att multitaska.

4. Prioritera. Vi har en tendens att först ta tag i det som känns lättast. Minsta motståndets lag gäller. Risken är då att vi skjuter på viktiga saker. Försök att skriva din att-göra-lista utefter prioriteringsordning. Känns allt lika brådskande och viktigt? Ta hjälp av din chef eller en kollega för att reda ut hur du ska planera tiden. Tänk också på att mycket små uppgifter med fördel görs på en gång. En bra tumregel är att om uppgiften tar mindre än två minuter att utföra, bocka av den direkt.

5. Stäng av. Blir du ständigt avbruten av aviseringar och plinganden? Det gör dig både stressad och ineffektiv. Stäng därför av så många automatiska påminnelser och push-notiser som möjligt. Om du har möjlighet kan det även vara en god idé att stänga ner mejlen under en period av arbetsdagen, speciellt om du har något viktigt som du behöver slutföra. Bestäm dig för att läsa och beta av mejl under vissa bestämda tidpunkter under dagen.

6. Strukturera din mejlhantering. 1500 olästa mejl i mejlkorgen kan stressa vem som helst. Släng därför oviktiga mejl direkt. För att lättare få en överblick kan du med hjälp av kategorisering strukturera din inkorg. Exempel på kategorier skulle kunna vara ”15 min”, ”bråttom”, ”viktigt men inte bråttom”, ”inte viktigt och inte bråttom”.

7. Kreativa uppgifter på förmiddagen och rutinuppgifter på eftermiddagen. Känns det kämpigt att påbörja den där rapporten när arbetsdagen närmar sig sitt slut och eftermiddagströttheten sätter in? Försök att planera in mer krävande uppgifter på morgonen istället, då hjärnan är som piggast. Eftermiddagen lämpar sig oftast bättre för mejlhantering och andra rutinuppgifter som inte kräver att du är lika alert.

Verktygen som hjälper dig med strukturen

Använd gärna ett webbaserat verktyg för dina listor och anteckningar. Dels blir det lättare att redigera och systematisera listorna, dels kan det vara bra att kunna dela att-göra-listor med din avdelning exempelvis. Trello och Microsoft OneNote är två lättanvända verktyg för att planera, samarbeta och organisera online.

Har du svårt att se skrivbordet för alla papper som ligger där? Är det en blandning av relevant information och sådant som du inte behöver just nu, men inte vill slänga? Skapa då en så kallad Tickler File. Det är ett arbetssätt där du postar uppgifter till dig själv, och får upp rätt papper när du behöver det. Tanken med detta är att det som är aktuellt inte ska försvinna i mängden av det som inte är aktuellt just nu, utan att det ska komma fram när det behövs. Konkret kan du skapa ditt Tickler file-system elektroniskt med mappar för månader, veckor och dagar eller med ett fysiskt arkivsystem.

I det praktiska HR-arbetet finns det dessutom en mängd verktyg du kan ta hjälp av för att förenkla vardagen och minska stressen över att du glömmer något viktigt. Med Flex HRM som stöd för er personaladministration kan ni låta systemet skicka påminnelser till chefer och medarbetare, exempelvis när det är dags att klarmarkera och attestera eller för att hålla koll på när anställd varit sjukskriven i mer än 14 dagar.

Har ni löpande uppgifter som måste utföras och som behöver delegeras till flera olika medarbetare? Istället för att krångla med checklistor i Excel kan du skapa uppdrag direkt i systemet, där alla som är ansvariga ser exakt vilka uppgifter de ska utföra och när.

Läs mer om hur Flex HRM kan hjälpa dig att strukturera upp arbetet med personaladministrationen.