Känns det rörigt under arbetsintensiva perioder? Mejl som väller in, uppgifter som hopar sig och post-it-lappar överallt? Med rätt struktur kan du hitta lugnet igen. Här är sju tips som hjälper dig att gå från kaos till kontroll!
1. Skriv en att-göra-lista
Att försöka hålla saker i huvudet är stressande. Skriv i stället ner allt du behöver göra i listor eller i din kalender. Risken att råka missa något minimeras, du får överblick och du kan planera ditt arbete bättre när du ser dina uppgifter framför dig. Försök att samla dina punkter i en enda lista istället för att ha flera olika, det ger bäst överblick.
2. Dela upp stora uppgifter i mindre deluppgifter
Tar det emot att påbörja tidskrävande arbetsuppgifter? Ju större en uppgift är, desto högre är risken att du skjuter upp att ta tag i den. Större uppgifter bör du därför dela upp i flera mindre. En tumregel kan vara att varje uppgift som bedöms ta en hel dag eller mer i anspråk ska delas upp innan den läggs in i att-göra-listan.
3. En sak i taget!
Att kasta sig fram och tillbaka mellan uppgifter tar mer tid och energi än att jobba fokuserat med en sak åt gången. Vid varje byte mellan arbetsuppgifter krävs en viss mental ställtid – tid mellan så kallad produktiv tid – för att komma in i arbetet igen. Att slutföra en uppgift innan en ny påbörjas är därför det ideala. Sedan vet vi alla att verkligheten oftast inte är så enkel – ibland måste till exempel ett brådskande mejl få komma emellan. Men så långt det är möjligt, undvik att multitaska!
4. Prioritera smart
Vi har en tendens att först ta tag i det som känns lättast – minsta motståndets lag, du vet. Men risken är då att vi skjuter på viktiga saker. Försök därför att skriva din att-göra-lista utefter prioriteringsordning. Känns allt lika brådskande och viktigt? Ta hjälp av din chef eller en kollega för att reda ut hur du ska planera tiden. Tänk också på att mycket små uppgifter med fördel görs på en gång. Kommer något att ta mindre än två minuter? Bocka då av det direkt!
5. Stäng av distraktionerna
Blir du ständigt avbruten av aviseringar och plinganden? Det gör dig både stressad och ineffektiv. Stäng därför av så många automatiska påminnelser och push-notiser som möjligt. Om du har möjlighet är det en god idé att stänga ner mejlen helt och hållet under en period av arbetsdagen – speciellt om du har något viktigt som du behöver slutföra. Bestäm dig för att läsa och beta av mejl under vissa bestämda tidpunkter under dagen.
6. Strukturera din mejlhantering
150 olästa mejl i mejlkorgen kan stressa vem som helst. Släng därför oviktiga mejl direkt. För att lättare få en överblick kan du med hjälp av kategorisering strukturera din inkorg. Exempel på kategorier skulle kunna vara ”15 min”, ”bråttom”, ”viktigt men inte bråttom”, ”inte viktigt och inte bråttom”. Idag finns även AI-verktyg som automatiskt prioriterar dina mejl och hjälper dig att få koll.
7. Kreativa uppgifter på förmiddagen och rutinuppgifter på eftermiddagen
Känns det kämpigt att påbörja den där rapporten när arbetsdagen närmar sig sitt slut och eftermiddagströttheten sätter in? Försök att planera in mer krävande uppgifter på morgonen istället, då hjärnan är som piggast. Eftermiddagen lämpar sig oftast bättre för mejlhantering och andra rutinuppgifter som inte kräver att du är lika alert.
Verktygen som hjälper dig med strukturen
Känner du dig ofta överväldigad av alla uppgifter och deadlines du behöver hålla koll på? Använd gärna ett digitalt verktyg för att skapa struktur och överblick. Med verktyg som Trello, Asana eller Todoist kan du kategorisera, planera och automatisera dina uppgifter på ett enkelt sätt. Genom att skapa listor, projekt och visuella tavlor kan du bryta ner stora projekt i mindre delar och få en tydlig överblick över allt som behöver göras. Du kan också schemalägga påminnelser för viktiga deadlines eller skapa återkommande uppgifter så att inget viktigt glöms bort.
Många av dessa verktyg använder sig av en metod som kallas kanban, vilket innebär att du organiserar dina uppgifter på en tavla med kolumner, till exempel "Att göra", "Pågående" och "Klart". Genom att flytta uppgifter mellan kolumnerna får du en tydlig översikt över vad som är på gång och vad som är avklarat. Detta arbetssätt är särskilt användbart för projekt med flera steg, då det hjälper dig att fokusera på en uppgift i taget och visualisera hur allt framskrider. Dessutom kan du enkelt samarbeta och kommunicera med andra i realtid direkt i verktyget.
I det praktiska HR-arbetet finns det dessutom en mängd verktyg du kan ta hjälp av för att förenkla vardagen och minska stressen över att du glömmer något viktigt. Med Flex HRM som stöd för ditt företags personaladministration kan du låta systemet skicka påminnelser till chefer och medarbetare, exempelvis när det är dags att klarmarkera och attestera eller för att hålla koll på när anställd varit sjukskriven i mer än 14 dagar.
Har ni löpande uppgifter som måste utföras och som behöver delegeras till flera olika medarbetare, till exempel när en ny anställd ska välkomnas? Istället för att krångla med checklistor i Excel kan du skapa uppdrag direkt i systemet, där alla som är ansvariga ser exakt vilka uppgifter de ska utföra och när. Smidigt och tidsbesparande!
Vill du veta mer om hur Flex HRM kan hjälpa dig och ditt team att strukturera, organisera och spara tid? Kontakta oss idag!
