Medarbetare som har misskött sina arbetsuppgifter. Problematiska attityder eller olämpligt beteende mot kunder eller kollegor. Uppsägning, omplacering eller andra tuffa besked… Det finns vissa typer av samtal på arbetsplatsen som kan kännas extra utmanande att genomföra – men som bara måste ske. Här kommer tips och råd för dig som ska ta det svåra snacket.
Svåra samtal – åtta tips till dig som chef
1. Välj tillfälle med omsorg
Se till att välja ett tillfälle då både du och medarbetaren har ordentligt med tid och kan sitta ner i lugn och ro utan att riskera att bli störda. Tänk även på att medarbetaren ska kunna lämna mötet utan att känna sig obekväm, exempelvis inför kollegor som sitter i samma lokal. Ofta kan det behövas en uppföljning av samtalet i närtid, så se till att det finns möjlighet till det. Undvik med andra ord att förlägga samtalet en fredagseftermiddag eller precis före en semester.
2. Förbered dig ordentligt
Genom att förbereda och öva dig ordentligt kommer du att känna dig tryggare inför ditt svåra samtal. Funderar på vad du vill få sagt och skriv ner stolpar på ett papper. I sådana här känsliga lägen har vi svårt att ta till oss mycket information, så försök att avgränsa dig till ett eller ett fåtal budskap som sammanfattar det viktigaste.
Tårar, ilska, starka ord eller kanske total förnekelse – var också förberedd på att samtalet kan väcka starka reaktioner hos motparten. Vilka strategier har du för att hantera det? Genom att öva (gärna tillsammans med en kollega) och försöka förutse olika scenarier kommer det att kännas lättare – både att behålla lugnet och att säkerställa att du uppnår det du tänkt dig med samtalet. Känner du dig trygg med att genomföra samtalet själv? Om inte, prata med en kollega, din chef eller HR-avdelningen och be om stöd.
3. Linda inte in ditt budskap
När vi ska ta upp något känsligt är det lätt hänt att vi vill avdramatisera situationen och linda in budskapet för att göra motparten mer bekväm – något som dock riskerar att skapa osäkerhet och förvirring. Med andra ord: se till att komma till saken direkt.
Att du är uppriktig och rakt på sak betyder dock inte automatiskt att du inte kan vara empatisk. Ett bra sätt att inleda ditt svåra samtal kan till exempel vara att först förvarna om att du har en jobbig eller känslig sak att ta upp. Därefter förklarar du att medarbetaren är värdefull för dig och att du är mån om han/hon ska ha det bra på jobbet, med arbetsuppgifterna och/eller med kunder och kollegor. Därefter beskriver du den situation eller händelse som föranlett samtalet, vilka konsekvenserna av detta är och vad som behöver förändras.
4. Kritisera sak, inte person
Involverar samtalet någon form av kritik till medarbetaren? Se då till att det du säger har saklig grund och utgår från faktiska händelser och beteenden – aldrig något som är kopplat till medarbetarens personlighet eller intentioner. Var så konkret som möjligt och nämn exempel på tillfällen där saker har gått fel för att tydliggöra vad du menar och ge medarbetaren en chans att bemöta det.
5. Använd jag-budskap
Utgå från dig själv – berätta vad du har lagt märke till och hur du upplever att det påverkar jobbet och/eller kollegorna. Tänk också på att använda jag-budskap i ditt svåra samtal: jag upplever att eller jag har noterat att istället för påståenden som du är. När vi utgår från hur vi själva upplever saker och ting öppnar vi upp för en dialog – och minskar risken för att den vi talar med hamnar i försvarsposition.
Med jag-budskap undviker du att din samtalspartner hamnar i försvarsställning.
6. Lyssna aktivt
Förstår du vad jag menar? Hur tycker och känner du kring det här? Har du några förslag på hur vi kan komma till rätta med det här problemet? Kontrollera att medarbetaren har uppfattat ditt budskap och skapa sedan utrymme för honom eller henne att berätta om sin uppfattning och sina upplevelser av situationen.
Tänk också på att inte ha för bråttom, utan fråga gärna medarbetaren om hen vill fundera en stund först. Lyssna sedan aktivt, bekräfta genom att med egna ord sammanfatta det medarbetaren just berättat och följ gärna upp med kontrollfrågor som Har jag förstått det rätt?
7. Vad har ni kommit överens om?
Innan ni skiljs åt, kom ihåg att sammanfatta samtalet och se till att ni är överens om vad ni har kommit fram till. Kontrollera (igen) om medarbetaren har förstått allt som sagts och om hen har något mer att tillägga.
8. Hur går vi vidare och vem gör vad?
Se till att följa upp ditt svåra samtal med en kortare avstämning, gärna redan efter en eller ett par dagar. Då har budskapet hunnit sjunka in lite och ni kan resonera både kring eventuella känslor som dykt upp sedan sist och vad som är nästa steg framåt. I detta moment ingår även att skapa en handlingsplan där ni skriver ner mål och delmål, tidpunkter för avstämningar och vem som gör vad. Om det inte redan gjorts, överväg också om någon inom eller utanför organisationen (till exempel företagshälsovården) behöver involveras för ytterligare stöd.
Underlätta chefsvardagen med Flex HRM
Jobbar du som chef eller HR-ansvarig och kämpar med att få tidspusslet att gå ihop? Med rätt digitala verktyg finns det flera smarta sätt att automatisera bort administrativt krångel och frigöra tid. Vårt HR-system Flex HRM Employee ger dig en komplett digital verktygslåda för både det praktiska och strategiska HR-arbetet. Så att du kan lägga mindre tid på administration och mer tid på det som gör skillnad på riktigt – till exempel att ta det där viktiga samtalet med din medarbetare.
Vill du veta mer? Välkommen att kontakta oss!
