Trött på krånglig administration kring era medarbetarsamtal? Med ett användarvänligt system blir det viktiga snacket både enklare och bättre. Kolla in dessa sex fördelar!
Är du och dina medarbetare noga med att ha regelbundna medarbetarsamtal? Det gör ni helt rätt i! Att som chef checka in med de anställda under lite mer strukturerade former kommer nämligen med en massa fina vinster. Rätt använt kan samtalet stärka relationen mellan chef och medarbetare, ge en boost för motivationen och se till att ni är på rätt spår mot era mål. Ett suveränt verktyg för att säkerställa att både medarbetaren och företaget når sin fulla potential, helt enkelt.
Men! För att företaget ska kunna dra full nytta av alla fördelar krävs det tid och engagemang från både medarbetare och chef. Så, skulle ett användarvänligt verktyg kunna minimera onödigt krångel och hjälpa er att lägga fokus på rätt saker? Svaret är ett solklart ja! Häng med, så berättar vi hur!
6 anledningar att digitalisera medarbetarsamtalen
1. Förbered era svar i lugn och ro
Egentligen säger det sig självt: att båda parter har tänkt igenom vad de vill få ut av medarbetarsamtalet är en förutsättning för att samtalet ska bli meningsfullt på riktigt. Att göra det så smidigt det bara går att förbereda era reflektioner och svar i god tid innan det är dags att sätta er ner tillsammans är därför en god idé.
Det fiffiga med ett digitalt verktyg är att ni slipper allt krångel med att hålla reda på dokument som finns utspridda i mappar eller pärmar lite överallt. Istället fyller ni i era noteringar i ett digitalt formulär som aldrig är längre än ett par klick bort.
Vill medarbetaren kanske i lugn och ro fundera igenom sina svar innan hen väljer att dela med sig av dem till dig som chef (eller vice versa)? Inga problem! I många lösningar finns det en smart funktion för detta där ni först kan spara noteringarna på var sitt håll för att sedan med ett klick dela dem varandra när ni känner er redo.
2. Allt samlat på ett ställe
Trött på letandet efter föregående års underlag? Ytterligare en finfin fördel med att hantera era medarbetarsamtal i ett system är att allt finns prydligt samlat på ett och samma ställe – vilket alltså gör det supersmidigt att komma åt även er historik.
Vill ni göra det extra smart? Då ser ni till att använda ett verktyg som är helt integrerat med de övriga delarna i ert HRM-system. På detta sätt samlar ni ihop uppgifter kring medarbetarsamtalen med person- och anställningsuppgifter, avtal och blanketter, kompetenser och kurser - ja, kort sagt all nödvändig information ni behöver hantera runt era medarbetare i ett enda digitalt arkiv. En utmärkt lösning för att slippa letande och dubbelarbete, alltså (och vem vill inte det?).
Läs mer: Sju fallgropar i medarbetarsamtalet – och hur du undviker dem
3. Säkerheten framför allt!
(Känsliga) uppgifter som skickas via okrypterad mejl och sparas lokalt på datorn? Old school-sättet att hantera dokumentationen kring ett medarbetarsamtal är inte bara ineffektivt – det riskerar också att bli riktigt svajigt ur en säkerhetssynpunkt.
Men med rätt val av system är även detta ett bekymmer mindre. Eftersom det finns en hög nivå av dataskydd och IT-säkerhet inbyggt i plattformen kan du lägga fullt fokus på ditt samtal – och slippa huvudvärk över både GDPR-missar och risk för dataintrång. Sist men inte minst: i de moderna systemen finns också en smart rollbaserad åtkomstkontroll som gör det enkelt att styra vem på företaget som får se vad och på så sätt täppa till risken att något hamnar i orätta händer.
4. Enkelt att gå från ord till handling
Vad vill ni uppnå framöver? Hur ska medarbetaren vidareutvecklas? Och hur ser ni till att nå dit? En viktig del av medarbetarsamtalet är att formulera utvecklingsmål och skriva ihop en handlingsplan. Men kanske har du också upplevt att det ni noterar lätt faller i glömska tills det plötsligt är dags för nästa samtal?
Ytterligare en smart grej med att samla er dokumentation i en digital plattform som är lättillgänglig för er båda (läs: inte bortglömd i någons mejlkorg eller bokhylla) är att ni får ett enklare och tydligare sätt att följa upp det som avtalats. Verktyget hjälper er att hålla koll på hur ni ligger till, justera målen efter behov och säkerställa att saker och ting verkligen genomförs på ett transparent och effektivt sätt.
Dessutom: i många av de moderna systemen kan du och din medarbetare signera samtalet och tillhörande handlingsplan digitalt – så att det är klart och tydligt för er båda vad ni har kommit överens om.
5. Ingen fråga glömd!
Hur vet ni att era samtal genomförs på samma sätt oavsett vilken chef som håller i dem? Genom att använda ett digitalt system med standardiserade frågemallar blir det enkelt att skapa en enhetlig struktur i hela organisationen och se till att alla samtal håller samma höga kvalitet. Frågorna blir exakt desamma för alla medarbetare, inga viktiga detaljer glöms bort och dessutom kommer ni att kunna jämföra svaren på ett mer systematiskt sätt över tid.
6. Full koll på deadlines med smarta påminnelser
Glöm post-it-lappar, missade deadlines och ändlösa mejltrådar! Ytterligare en riktigt bra anledning att använda ett system för medarbetarsamtal är att det gör jobbet att hålla reda på vad som ska göras och när – så att ni slipper det. Exempelvis kan ni se till att cheferna får en påminnelse när det är dags att börja förbereda årets samtal och att medarbetarna får en påminnelse när det är dags att fylla i sitt formulär.
I ett bra system finns det också tydliga översiktsvyer som gör det riktigt enkelt för dig som chef att hålla koll på vad som är gjort kring samtalen och vad som återstår hela vägen in i mål – en riktig life-saver för dig som ansvarar för en stor personalgrupp.
Effektivisera medarbetarsamtalen med Flex HRM
Trött på dålig överblick och dokument utspridda i diverse mappar och pärmar? I Flex HRM Employee finns ett smidigt digitalt flöde, så att du kan lägga fullt fokus på ditt samtal och låta systemet sköta resten. Skapa färdiga mallar som ni skräddarsyr så att frågorna är relevanta för just er. Låt medarbetaren fylla i sina svar direkt i systemet, fyll i din feedback som chef och dela underlaget när ni båda känner er redo. Automatiska notiser skickas ut för att påminna er när det är dags att fylla i formuläret, dela och signera. Snabbt, smidigt och säkert!
Flex HRM Employee är en del av Flex HRM vår allt-i-ett-lösning som samlar allt för lön och HRM på ett enda ställe. Kontakta oss om du vill veta mer!
