Tidregistrering – hett eller gammalmodigt?

Kontroll och övervakning? Eller tydlighet och transparens? Stämpelklockan är förknippad med många starka åsikter. Men hur ser trenden egentligen ut på svenska arbetsplatser idag? Och vilka är fördelarna kontra nackdelarna med stämpelklockan och dess moderna efterträdare?

De flesta känner till den traditionella mekaniska stämpelklockan – den där otympliga apparaten i jobbkorridorren eller omklädningsrummet som alla samlades kring vid arbetsdagens början och slut. Och kön kunde bli lång, för det gällde att vänta in precis rätt klockslag att stämpla på, allt för att hamna på rätt sida om 6-minutersintervallet och inte gå miste om värdefulla minuter. Numera är den gamla hederliga stämpelklockan ett minne blott. Men finns det några tecken på att tidregistrering som fenomen kommer att försvinna? Och hur ser attityderna egentligen ut i dagens arbetsliv?

Tidregistrering – ett förlegat koncept?

Historiskt sett har stämpelklockan haft ett dåligt rykte. På de gamla industri- och verkstadsgolven uppfattades den av många som ett uttryck för kontroll, övervakning och bristande tillit. Och till viss del lever dessa negativa associationer kvar även idag. På många arbetsplatser har dock både chefer och medarbetare konstaterat att fördelarna med tidregistrering klart överväger nackdelarna. Bland annat uttrycker anställda själva att de uppskattar (moderna) stämpelklockor som praktiska hjälpmedel som avlastar det egna minnet och ger en tydlig överblick över närvaro och frånvaro. Vad som är positivt är också att eventuell skepsis och misstro hos de anställda effektivt kan förebyggas av arbetsgivaren, genom att man öppet och tydligt kommunicerar syftet och vinsterna med tidregistreringen.

Även försäljningssiffrorna bekräftar bilden av dessa programvarors popularitet. Många av leverantörerna inom branschen vittnar om en växande efterfrågan på tidregistreringslösningar av olika slag – allt från stationära terminaler till mobila webbaserade system och ”stämpelklockeappar” som användarna kommer åt närsomhelst och varsomhelst. Med andra ord kan man konstatera att stämpelklockan gör comeback – fast i modern digital tappning.

Fem fördelar med digital tidregistrering

Att hålla stenkoll på tiden kan medföra en mängd fördelar för både stora och små företag. Ser ni också till att satsa på moderna och användarvänliga verktyg för ändamålet är chanserna goda att tidregistreringen blir en riktig win-win för alla parter. Här nedan listar vi de fem största vinsterna med digital tidregistrering:

1. Rättvisa och transparens
   Den mest uppenbara fördelen är förstås att det blir svart på vitt vilka tider den anställde har arbetat och varit frånvarande. På arbetsplatser med ingen eller helt manuell tidrapportering riskerar ofta misstro uppstå kollegor emellan om någon kommer sent, går hem tidigt eller tar en lite längre lunch. Med digital tidregistrering kan medarbetarna istället lita på att tider och avvikelser registreras likadant för alla; en sen ankomst ger minus på flexsaldot och får kompenseras en annan dag exempelvis.
   
   Det blir också transparent och tydligt för de anställda när de på ett enkelt sätt kan kontrollera sina arbetade timmar, semesterdagar och antalet flex- eller komptimmar de har tillgodo. I många tidsystem är registreringen också synkad till en så kallad närvarotablå i ett webbaserat system och/eller en app, där medarbetare enkelt kan se vilka anställda som har checkat in eller ut för dagen, är på lunch eller har frånvaro. Det ger en god överblick när de anställda är utspridda  på olika lokaler och orter.
   
   
2. Korrekt fakturering 
   Tid är som bekant pengar! Det gäller i allra högsta grad för verksamheter där man fakturerar sina kunder baserat på nedlagd tid. Genom att ha en löpande tidregistrering ser ni till att inga fakturerbara timmar går till spillo. Det blir även lättare att visa upp tillförlitliga rapporter angående tider ni lagt ner för de kunder som efterfrågar det. Om tidsystemet dessutom synkas med företagets ekonomisystem är fakturan fixad i en handvändning.
   
   

3. Mindre svordomar bland medarbetarna
   Hur fungerar tidregistreringen på din arbetsplats? Skriver de anställda manuellt in sina tider och avvikelser i ett Excel-ark? Eller använder ni kanske en äldre systemlösning som har lite att önska när det gäller användarvänlighet och flexibilitet? I så fall är risken stor att medarbetarna upplever tidregistreringen som något krångligt och tidsödande.

   Med moderna plattformsoberoende verktyg kan många svordomar över tidregistreringen undvikas. Du kan enkelt checka in och ut eller byta projekt oavsett var du befinner dig, med några få klick i mobilen eller surfplattan. Det innebär i sin tur att du bli mer benägen att faktiskt fixa tidrapporten löpande varje dag – eftersom du har dina tider färskt i minnet. För handen på hjärtat, hur lätt är det inte att glömma bort det där tandläkarbesöket du flexade ut för tre veckor tidigare? Eller exakt hur många timmar du lade ner på den där kundpresentationen häromdagen? Med andra ord: med flexibla verktyg är det lätt att göra rätt med tidregistreringen.
   
   

4. Smidig uppföljning = ökad effektivitet och lönsamhet
   Vart tar timmarna egentligen vägen? Genom en fungerande tidregistrering får företaget redskap för överblick och uppföljning över arbetad tid och kostnader. Och det är en avgörande framgångsfaktor av flera olika anledningar :

   
   - Ni kan försäkra er om att era budget- och tidskalkyler håller.
   - Ni kan kontrollera att tiden läggs på rätt saker. Står nedlagd tid och lönsamhet i proportion till varandra? Prioriterar ni rätt kunder och uppdrag?
   - Ni får lättare syn på onödiga tidstjuvar och får värdefulla insikter om hur verksamheten kan effektiviseras.
   - Ni underlättar fördelningen av resurser och kan fånga upp indikationer på att någon medarbetare eller personalgrupp är överbelastad  – ett enkelt sätt att förebygga stress och ohälsa.
   

   
   

5. Enklare vardag för löneavdelningen
   Arbetad tid, semester, VAB, övertid, beredskap, komptid, sjukfrånvaro… Det är mycket data som varje månad måste samlas in och sammanställas för att det ska bli rätt i lönekuvertet. Manuella inmatningar, beräkningar och kontroller är inte bara tidskrävande utan ökar också risken för att något blir fel. Med ett digitalt systemstöd där tidregistreringen och lönehanteringen är synkade med varandra undviker man det problemet. Alla underlag för månaden förs automatiskt över till lön, uppgifterna summeras och rätt ersättningar beräknas. Vinsten: nöjda medarbetare och en effektivare och roligare vardag för löneavdelningen!

Dags att vässa din tidregistrering – tänk på det här!

Läge att säga goodbye till de gamla Excel-arken? Eller att uppgradera till ett vassare tidsystem? Det finns några saker du som arbetsgivare bör tänka på för att tidregistreringen ska fungera optimalt.

• Flextid underlättar vardagspusslet och är ofta en attraktiv personalförmån. Fundera över om flextid bör införas i samband med att ni byter lösning, eller om de flexregler ni har kanske behöver uppdateras för att bättre passa medarbetarnas och verksamhetens behov.

• Se till att ni har tydliga policys och regler för hur tidregistreringen ska göras och varför. Kommunicera praktiska detaljer såsom deadlines för klarmarkering och frånvaroansökan.

• Tänk på att välja en mobil och flexibel lösning som kan användas oavsett var de anställda befinner sig – på kontoret, i verkstaden, ute hos kund eller på väg mellan uppdrag, i vilken enhet de vill.

• Se till att systemet enkelt kan integreras med era eftersystem, såsom lönesystem och ekonomisystem – med en sömlös hantering av hela flödet undviker ni onödigt dubbelarbete.

• Har ni ett stort antal anställda som tillhör många olika regelverk? Många och komplexa avtal? Se till att välja ett flexibelt och heltäckande systemstöd som är rustat för att hantera det.

Flex HRM Time är det webbaserade tidsystemet som tickar alla boxarna i listan ovan. Visst låter det bra? Läs mer här eller kika in på vårt kostnadsfria webbinar. 

Källor: Arbetaren Kollega Ny teknik SVT Nyheter