Är du trött på krånglig och tråkig administration av kvitton, utlägg och reseräkningar? Skulle du önska att det fanns något sätt att göra processen smidigare och trevligare – för alla parter? Då har vi några smarta tips till dig!
Leta upp och samla ihop kvitton, försöka tyda vad det står på dem, fylla i siffror, häfta ihop och skicka in. Vänta på att chefen godkänner reseräkningen, få den i retur igen eftersom det är någon detalj du har missat, börja om igen… All administration kring reseräkningar, kvitton och utlägg kan lätt bli en tidstjuv och ett irritationsmoment. Men som tur är behöver det inte vara så – om ni ersätter gamla manuella arbetssätt och föråldrade system med de senaste digitala lösningarna. Här nedan har vi samlat tips och trix, smarta funktioner och finesser som hjälper er att vässa hanteringen av era resor och utlägg.
1. Ta med dig appen på bilresan
Zoom, Teams och Skype i all ära – ibland finns det tillfällen då du vill ta det där viktiga mötet IRL. Och visst kan det då kännas skönt att kunna ägna så lite tid åt möjligt åt administrativt strul under och efter resan? Så att du istället kan fokusera på att förbereda ditt möte eller att följa upp det ni kom överens om när ni träffades. Visste du till exempel att det finns tjänster som gör det möjligt att spela in din bilresa digitalt – direkt i mobilen? Det är ett fiffigt sätt att hålla reda på hur långt du har åkt och hur lång tid din bilresa tog.
Principen är enkel: Du sätter dig i bilen, tar upp telefonen och startar inspelningen med ett snabbt klick i appen. När du är framme är det bara att trycka på Stopp. Nu har hela resan, med eventuella stopp längs vägen, spelats in med hjälp av satellitpositionering. Appen håller inte bara reda på restid och körsträcka utan räknar också automatiskt ut vilka ersättningar du har rätt till – så att du slipper lägga tid på det själv. Därefter är det bara att komplettera med eventuella kvitton och utlägg och reseräkningen är klar. Ganska smart, eller hur?
2. Vägra kvittotrasslet
Handen på hjärtat, hur bra är du på att ta hand om dina kvitton? Samlas de lätt i en enda hög på skrivbordet? Hamnar de tillknycklade och oläsliga längst ner i din väska? Eller tappas de rentav bort helt? Med en digital hantering av kvitton slipper du alla de här bekymren – det är bara att ta upp mobilen och fota kvittot direkt efter att du gjort ditt inköp. Hur enkelt som helst! Och faktum är att det finns fler tricks i de nyaste och vassaste reseräkningssystemen – så att du får hjälp hela vägen in i mål.
Till exempel erbjuder många leverantörer numera möjligheten att skanna och tolka ditt kvitto – något som snabbar upp hela processen ytterligare. Det betyder att alla viktiga uppgifter, såsom datum, belopp och moms tolkas av appen och automatiskt hamnar i exakt rätt fält i reseräkningen. Med kvittotolkningen blir alltså arbetsinsatsen minimal. Bara ta en snabb koll att det ser korrekt ut, spara och klarmarkera. Chefen får en notis och kan attestera med ett knapptryck. Klart!
3. Från kortköp till färdig reseräkning på några klick
Att hantera utlägg som betalats med kort på ett manuellt sätt är ofta både tidskrävande och krångligt. Ju fler detaljer du behöver knappa in själv, desto större är också risken för felberäkningar och misstag. Med andra ord: det finns mycket att vinna på en digital utläggshantering! I det ideala fallet ska alla utlägg som de anställda gör med kort – vare sig det gäller inköp av kontorsmaterial, respresentationsutlägg eller utlägg för friskvård – enkelt kunna hämtas in direkt till reseräkningen med några få klick. I vissa reseräkningssystem slipper du dessutom fundera över vilken utläggskod du ska välja för en viss transaktion. Om du till exempel betalar för din parkering med kort identifierar systemet automatiskt inköpsstället – och ser till att utlägget sorteras in under rätt kategori på reseräkningen. Enkelt, snabbt och tryggt!
4. Slipp överraskningar med automatiska påminnelser
Smidighet i alla led – det är vad som kännetecknar ett riktigt bra reseräkningssystem enligt oss. Satsa på funktioner som förenklar livet inte bara för medarbetarna utan också för attesterande chef och löneavdelning. Exempelvis kommer många reseräkningssystem numera med en påminnelsefunktion där ni kan ställa in deadlines med notiser när det är dags att klarmarkera och attestera.
Dessutom finns det ofta möjlighet att som chef flagga för om en registrerad reseräkning innehåller något fel och snabbt göra den anställde uppmärksam på vad som behöver rättas till. Ett smart sätt att se till att var och en vet vad de ska göra och när – och slippa de där tråkiga post it-lapparna och påminnelsemejlen.
5. Reseräkning i appen – jobba var och när du vill
Jobba i väntrummet, på bussen, vid frukostbordet eller ute hos kund… Många uppskattar friheten att reseräkna var de vill och när de vill. Till exempel vill du kanske kunna lägga in några kvitton i mobilen när du är på språng för att sedan komplettera och slutföra reseräkningen i lugn och ro när du sitter vid datorn. Med en app eller molnlösning för era resor och utlägg är det inget problem. Det är ett smart sätt att göra jobbet både flexiblare, smidigare och roligare – och därmed också öka chanserna att det blir gjort nu och inte sen.
6. Lätt att göra rätt direkt
I vårt tycke ska du inte behöva en lång utbildning eller en tjock manual för att fixa din reseräkning – det ska bara vara lätt att göra rätt. Ytterligare en fördel med att välja en modern digital lösning är att systemet hjälper er att hålla reda på att alla värden och summor blir rätt, allt från valutor och momssatser till traktamenten och milersättning, och att inget registreras som strider mot företagets policy och regelverk.
I det perfekta reseräkningssystemet förstår dessutom användaren – även den oerfarne – snabbt vad som ska göras och i vilken ordning. Står ni och väljer mellan system är det därför en god idé att kika lite extra på gränssnittet. Finns det ett intuitivt flöde, en inbyggd hjälp eller guide som lotsar användaren steg för steg genom hela flödet? Varningar som indikerar när någon detalj har glömts bort eller fyllts i felaktigt? Alla sådana funktioner som ökar chansen att det blir rätt från början minskar tidskrävande handpåläggning och kontroller i efterhand.
Oavsett vilken lösning ditt företag använder för resor och utlägg idag – med denna lista har du förhoppningsvis fått med dig några värdefulla tips i bagaget 😊 Res varsamt och lycka till!
Tycker du att vår filosofi kring det perfekta reseräkningssystemet låter bra? Då tror vi att du även kommer att gilla Flex HRM Travel. Systemet har stöd för tolkning av kvitton, inspelning av bilresa, kontokortskoppling och alla andra grymma funktioner du hittar i vår lista ovan. Det perfekta valet för dig som vill ha en komplett och sömlös helhetslösning för resor, utlägg, kvitton och körjournal – allt du behöver samlat på ett ställe! Givetvis webbaserat och med en användarvänlig mobilapp för rapportering och attestering on the go. Kontakta oss så berättar vi mer!
