När något inte står rätt till på jobbet har anställda rätt att slå larm anonymt. Men visselblåsning är ett ämne som kan väcka både frågor och oro. Vad räknas egentligen som ett visselblåsarärende? Vad gör det inte? Och hur bör du som arbetsgivare agera när larmet har gått? Vi reder ut!
Visselblåsning handlar om att en anställd (eller någon annan med en nära relation till verksamheten) larmar om missförhållanden eller oegentligheter som hen har stött på i sitt arbete. Sedan 2021 har vi i Sverige en ny visselblåsarlag som ska göra det enklare, tryggare och säkrare att slå larm. En av de största förändringarna är att verksamheter med 50 anställda eller fler måste ha interna kanaler för visselblåsning på plats där anställda ska kunna rapportera in sitt ärende anonymt och utan risk för repressalier.
Här kan du läsa mer om den nya visselblåsarlagen.
Vad är ett visselblåsarärende? Och vad är det inte?
Att en medarbetare tycker att något på jobbet känns fel, innebär det automatiskt att det rör sig om ett visselblåsarärende i lagens mening? Kort svar: nej. Låt oss titta närmare på vad som gäller.
För det första ska det typiskt sett handla om något som inte bara påverkar enskilda individer utan där det finns ett allmänintresse av att informationen kommer fram. För att det ska finnas ett allmänintresse ska det också vara fråga om ett missförhållande av allvarligt slag.
Gränsdragningen är inte alltid helt glasklar, men några typiska exempel är:
- bedrägeri och korruption
- systematiska trakasserier
- kränkning av mänskliga rättigheter
- medvetna lagöverträdelser
- situationer som innebär risker för liv, hälsa eller miljö.
Om det istället handlar om att någon är missnöjd med schemat, lönen eller semesterveckorna? Inte kommer överens med chefen? Eller har hört kollegan säga något olämpligt till en kund eller patient? Vad gäller då? Jo, när vi talar om problem eller konflikter som bara påverkar en eller ett fåtal individer, då är det i regel inte fråga om ett visselblåsarärende. Den här typen av frågor ska istället tas upp direkt med chef, HR-avdelning eller fack.
Till sist finns det i lagen en viktig princip som säger att visselblåsaren ska ha "skälig anledning att anta" att det som rapporteras är sant. Med andra ord ska hen ha tillgång till någon form av förstahandsinformation. Bygger rapporten helt och hållet på hörsägen eller skvaller, ja då uppfyller det inte kriterierna för visselblåsning.
För att sammanfatta: visselblåsning ska handla om allvarliga missförhållanden som bryter mot lagen eller på annat sätt har en negativ påverkan på företaget eller samhället i stort. Det ska aldrig blandas ihop med personliga klagomål eller problem gällande relationer, löner och arbetsvillkor. Till sist måste ärendet också bygga på förstahandsinformation (inte rykten eller skvaller).
För att alla på företaget lättare ska kunna avgöra vad som är ett visselblåsarärende och inte är det bra att förklara dessa kriterier (gärna tillsammans med konkreta exempel) i en visselblåsarpolicy som personalen enkelt kommer åt.
Visselblåsning – checklista för dig som arbetsgivare
Visselblåsning är ofta en känslig fråga – både för den som tar modet till sig att larma och för den som plötsligt får en rapport på sitt bord. Så vad kan du och dina kollegor göra för att se till att det blir en trygg och korrekt process för alla inblandade? I denna checklista har vi sammanfattat alla viktiga moment.
- Erbjud lättillgängliga rapporteringskanaler
Se till att företaget har rappporteringskanaler som alla medarbetare känner till och vet hur man använder. Enligt visselblåsarlagen ska visselblåsaren kunna lämna in sin rapport skriftligt, muntligt eller vid ett fysiskt möte.
En visselblåsarfunktion kan bestå av vanliga kommunikationsvägar som telefon, post eller e-post. Allt fler företag väljer dock att använda sig av digitala plattformar som tillåter visselblåsaren att vara anonym och där informationen hanteras på ett krypterat och säkert sätt. - Samla in all nödvändig information
Se till att du har all relevant information om anmälan. Har du fått tillräckligt med detaljer? Om inte, kontakta visselblåsaren för att få mer klarhet. - Bedöm om det är ett visselblåsarärende eller inte
Är detta verkligen ett visselblåsarärende? Granska informationen noga och försök bedöma om problemet är av sådan karaktär att det ska hanteras som en visselblåsning eller om det snarare handlar om en personlig konflikt eller ett missnöje. I det senare fallet bör det vidarebefordras till exempelvis företagets HR-avdelning. - Koppla in rätt resurser
Bestäm på förhand vem som ska vara ansvarig för utredning av visselblåsarrapporter. Om ni inte kan hantera utredningen internt via till exempel HR eller Legal finns också möjligheten att ta hjälp av en extern partner. Tänk på att händelsen alltid ska utredas av personer som är opartiska, det vill säga som själva inte har någon koppling till visselblåsaren eller den avdelning eller person som rapporten berör. - Återkoppla till visselblåsaren
Det är viktigt att visselblåsaren får veta att ärendet har tagits emot och att informationen tas på allvar. Det gäller även om det senare skulle visa sig att ärendet inte omfattas av visselblåsarlagens skydd. Försök att vara så tydlig som möjligt med hur utredningen går till och hur lång tid den förväntas ta, men var samtidigt noga med att inte lämna ut någon information som strider mot sekretess- och GDPR-krav.
Var också noga med tidsgränserna. Visselblåsarlagen säger nämligen att ni inom max sju dagar måste bekräfta till rapportören att ärendet har tagits emot och att ni inom tre månader måste informera kring status och planerade åtgärder.
Förenkla visselblåsningen med Flex HRM och Qnister Whistle
Du vet väl om att vi på Flex Applications kan erbjuda en digital visselblåsarkanal direkt i Flex HRM? - vår smarta allt-i-ett-lösning för HRM och lön. Via visselblåsarfunktionen som erbjuds i samarbete med Qnister kan anställda rapportera in sina ärenden snabbt, tryggt och anonymt. Bara skanna en QR-kod och du kommer direkt till formuläret i Qnisters molntjänst. Kontakta oss om du vill veta mer!
