Dags att byta till ett webbaserat HRM-system? Vi guidar dig!

Beslutet är taget och förhoppningarna är stora – äntligen dags för ett smartare sätt att arbeta för chefer, HR och medarbetare. Ofta kan dock bytet till ett nytt webbaserat HRM-system kännas som en stor och oviss process. Många frågar sig hur det ska gå till rent praktiskt. Hur lång tid tar det? Vad får man med sig i flytten? Och hur undviker man alla fallgropar som lurar längs vägen? I denna guide reder vi ut alla frågetecken som kan finnas inför ert systembyte.
Kanske har ert HRM-system många år på nacken och är byggt med föråldrad teknik som gör ett byte mer eller mindre oundvikligt. Kanske har företaget helt enkelt bestämt sig för att kliva på digitaliseringståget fullt ut – med smarta webbaserade system och appar som låter dig jobba varsomhelst och närsomhelst. Eller så handlar det om en önskan om att sy ihop processer som tidigare varit utspridda i flera olika system till enda smidig helhetslösning. Oavsett vilket motiv som ligger bakom systembytet – det lönar sig att lägga ordentligt med tid på både förarbetet och själva genomförandet.

– Att byta personalsystem handlar om mycket mer än att bara få tillgång till själva programmet och lära sig det nya gränssnittet. Det är ett perfekt tillfälle att utvärdera nuläget – vad funkar bra och vad fungerar mindre bra med den lösning vi har idag? För att få ut det mesta möjliga av bytet bör ni ta tillfället i akt att vrida och vända på era arbetsprocesser och fråga er hur ni vill jobba framöver – så att ni inte bara kopierar gamla invanda lösningar.

Det säger Anders Karlsson som är Application Consultant Specialist på Flex Applications och har mångårig erfarenhet av att guida våra kunder till en smidig övergång till det webbaserade personalsystemet Flex HRM.

Hur lång tid tar det?

En av de första frågorna som brukar dyka upp när man talar om systembyten, eller migreringar som vi oftast säger på Flex Applications, är hur lång tid projektet tar. Eftersom ingen kund är den andra lik är det en fråga som är svår att ge ett entydigt svar på, förklarar Anders.

– Tidsåtgången varierar från fall till fall. För det första spelar omfattningen på implementationen roll – hur många moduler i HRM-lösningen som ska sättas upp, om det är ett eller flera bolag, hur många anställda ni har och så vidare. En annan faktor är komplexiteten på uppsättningen. Hur många kollektivavtal och lokala avtal finns det? Ska det finnas integrationer mellan Flex HRM och andra system, såsom affärs- eller bokföringssystem? Allt detta är faktorer som påverkar tidsåtgången. Ja, det är helt enkelt en hel del parametrar att ta hänsyn till. Innan vi sätter igång får du därför en checklista av oss på Flex Applications med alla dessa detaljer, så att du vet vilken information vi behöver av er innan vi tillsammans sätter tidsplanen. Systembytet är ett utmärkt tillfälle att ompröva gamla invanda rutiner och arbetssätt, säger Anders.

Hur gör man då för att undvika att projektet inte äter upp mer tid än planerat? Och vad händer om det dyker upp nya förutsättningar under resans gång? Nyckeln enligt oss på Flex Applications är tydliga ramar och en tät dialog under hela resans gång. Genom löpande avstämningsmöten inom projektgruppen försäkrar man sig om att tidsplanen går i lås och att alla vet vad de förväntas göra i de olika momenten – så att projektet aldrig riskerar att stå stilla i onödan.

Vilken arbetsinsats förväntas av oss som kund?

Anders Karlsson:

– Det ser olika ut från projekt till projekt beroende på förutsättningarna. Om få förändringar ska ske i migreringsarbetet kan vi arbeta väldigt självständigt i vissa delar och under projektets gång stämma av med de som deltar från kundens sida. Ju fler punkter det finns på önskelistan, det vill säga ju större vilja det finns att verkligen förändra och tänka om i samband med bytet, desto tätare behöver vi förstås samverka med dig som kund. Det är ju ni som kan ert företag och era processer bäst – vår roll är då att vara lyhörda för det ni kommunicerar samtidigt som vi kan bidra med best practice och förslag på alternativa lösningar, säger Anders.

Anders berättar vidare att man i grunden jobbar efter samma, väl beprövade, projektmodell för alla implementationsprojekt på Flex Applications, men att man byggt vidare och förfinat den för just migreringsprojekten för att passa deras specifika villkor.

– Förutom att du som kund behöver delta i den inledande kartläggningen kan det också vara bra att veta att dina insatser också kan komma ett behövas i moment som testning och kvalitetssäkring av funktionerna inför driftstart – allt för att vi tillsammans ska säkra en effektiv och trygg övergång till Flex HRM, säger han.

Här kan du läsa mer om vår filosofi kring ett lyckat implementationsprojekt.

Vilka bör medverka vid bytet?

– De roller som vanligtvis är inblandade från kundens sida är projektledare, system- och löneadministratörer som kommer att arbeta i systemet samt eventuellt HR och ekonomi. I vissa projekt kan det också vara bra om en IT-ansvarig från kunden finns tillgänglig, framförallt i inledningsskedet, förklarar Anders.

Vad får vi med oss i flytten från vårt gamla HRM-system?

Vare sig ditt företag redan använder Flex system, i form av vår Windows-baserade föregångare Flex Classic, eller om ni byter från en lösning från en annan leverantör är det förstås önskvärt att kunna få över data till ett nytt webbaserat HRM-system. Anders Karlsson berättar hur det fungerar rent konkret:

– För dig som väljer att migrera från våra tid- och reseräkningssystem i Classic-sviten till Flex HRM kan vi hämta ut information från den databasen eller installationen via filexporter. Vi har fördefinierade mallar för exempelvis personuppgifter och konteringsregister, såsom kostnadsställen och projekt, för att det hela ska löpa på smidigt. När man har exporterat ut dessa data tar sedan ett städnings- och rensningssteg vid innan de importeras in i Flex HRM.

– Vi jobbare vidare med exporterna utanför systemen och kompletterar, rensar och förbereder för inläsning till Flex HRM. På så sätt kan du konvertera in persondata och registerdata för exempelvis kostnadsställe och projekt till Flex HRM, fortsätter Anders.

Och om du byter från en annan leverantörs HRM-system, hur fungerar det då med överföringen av data?

– Sker bytet från annan leverantör ber vi vår kund kontakta den leverantören för att få hjälp med att få ut data som ska konverteras via filexporter. Då kan vi sedan arbeta med dessa filer och anpassa dem för inläsning till Flex HRM för att säkerställa att du får över de data du behöver, förklarar Anders.

Vilka uppgifter är det önskvärt att få med sig från det gamla HRM-systemet?

– Alla former av persondata är ju i regel intressant och relevant att konvertera över och det har vi som sagt bra lösningar för att hantera. Vi tar som sagt även med register, såsom kostnadsställen och projekt, men först sker en verifiering av all data innan inläsning för att inte läsa in data som är inaktuell och som bara kommer att ”ligga och skräpa” i Flex HRM – allt i dialog med dig som kund förstås, berättar Anders.

Vi använder Flex Classic idag, har vi något gratis när det gäller att komma igång med Flex HRM?

– Ja, det kan man faktiskt säga. Som tidigare nämnts går det ju många gånger visserligen att exportera data från andra leverantörers system, men när det gäller just Flex Classic så har vi full koll på hur vi hämtar den data som ska konverteras, vilket är en stor fördel och sparar mycket tid i konverteringsarbetet. Och använder du Flex Lön och därifrån skickar personuppgifter via API-integration till Flex HRM så kan vi även se till att persondata förs över med automatik på ett väldigt smidigt sätt. Även igenkänningsfaktorn är enligt Anders en tungt vägande fördel enligt den respons vi får från kunder som gått vägen via Flex Classic. Även om vi självklart passat på att finslipa både design och arbetsflöden i Flex HRM känner du fortfarande igen dig mycket i själva gränssnittet och logiken med menyer, inställningar och verktygsfält. Det gör såklart startsträckan och inlärningskurvan kortare än om du skulle behöva sätta dig i en lösning från en helt ny leverantör, förklarar Anders.

Tre tips för att lyckas med bytet till ett nytt webbaserat HRM-system

Avsätt ordentligt med tid för förberedelser. Prata ihop er internt och försök att i ett tidigt skede ringa in viktiga funktioner, rapporter, integrationer etc. som finns ert nuvarande system som ni önskar ta med över till ert nya system.
Fastna inte i hur ni har gjort tidigare – gör också en önskelista för tiden framöver. Ett teknikskifte och byte av systemmiljö ger en utmärkt möjlighet att omvärdera och genomföra förändringar – så att ni inte bara kopierar gamla invanda arbetssätt.
Välj en kompetent och erfaren leverantör som ställer rätt frågor, arbetar enligt en standardiserad och beprövad projektmodell, har god systemkunskap och koll på best practice för just era utmaningar. Är ni osäkra på om Flex HRM är ätt lösning för er? Genomför gärna en kortare förstudie med oss på Flex Applications för att belysa och reda ut eventuella frågetecken.

En sak är säker – det är få HR-administratörer, chefer och medarbetare som gillar att lägga tid på administration och pappersarbete. Med ett riktigt vasst och modernt HRM-systemstöd som Flex HRM slipper ni det och kan helhjärtat fokusera på det som verkligen gör skillnad för företaget. Och visst känns det också bra att veta att systemet uppfyller de allra senaste teknik- och säkerhetskraven – och att du har friheten att jobba var och när du vill?

Vill du veta mer? Vi hjälper dig gärna med alla dina funderingar kring vårt webbaserade HRM-system Flex HRM samt kring hur migreringsprocessen går till – ingen fråga är för liten eller för stor för oss! 😊