Löneadministration innebär hantering av de processer som krävs för att säkerställa att anställda får rätt lön i rätt tid.
Det innefattar bland annat insamling och bearbetning av tidrapporter och reseräkningar, beräkning av löner och ersättningar, hantering av skatter, pensioner och arbetsgivaravgifter, samt administration av förmåner och ledigheter. En löneadministratör behöver i regel också också ha god kunskap om arbetsrättsliga regler och kollektivavtal för att säkerställa att lönehanteringen sker i enlighet med dessa.
Exempel på ansvarsområden:
- Löneberäkning och utbetalning
Den primära uppgiften inom löneadministration är att beräkna och betala ut löner. Detta kräver noggrannhet för att säkerställa att varje anställd får rätt belopp baserat på arbetade timmar, övertid, bonusar och andra ersättningar med mera. - Skatt och arbetsgivaravgifter
En viktig del av löneadministrationen är att beräkna och rapportera skatter och arbetsgivaravgifter till Skatteverket. Detta innefattar bland annat att dra rätt mängd preliminär skatt från anställdas löner och rapportera dessa tillsammans med arbetsgivaravgifterna. - Rapportering
Löneadministration innefattar också att generera och lämna in rapporter till skatte-, pensionsmyndigheter, statistikmyndigheter och andra relevanta instanser. - Hantering av förmåner
Som löneadministratör ansvarar du också för att administrera olika förmåner som företaget erbjuder sina anställda, såsom friskvårdsbidrag, tjänstebilar och subventionerade måltider. - Stöd till anställda
Löneadministration innefattar också ansvaret att besvara frågor och ge stöd och service till anställda gällande lönefrågor.
Digitalisering och effektivisering
Många företag använder idag digitala system för att effektivisera lönehanteringen och förarbetet med insamling av löneunderlag. Dessa system gör det möjligt för anställda att själva registrera resor, utlägg, arbetstider och frånvaro med mera, vilket både minskar behovet av manuellt arbete och minskar risken för fel längs hela kedjan.
Outsourcing av löneadministration
Allt fler företag väljer att outsourca sin löneadministration till specialiserade byråer. Detta kan vara kostnadseffektivt och minskar företagets sårbarhet vid exempelvis sjukdom eller semester hos den egna löneavdelningen. En annan fördel är att outsourcingföretag ofta bred kompetens och håller sig kontinuerligt uppdaterade om förändringar i lagar och regler.