1. Ledighetsansökan i ett par knapptryck
Dags för en välförtjänt ledighet? Flex HRM Time kommer med en smart app för tidrapportering, där du snabbt och enkelt kan ansöka om semester och annan ledighet med ett par knapptryck direkt i mobilen. Vill du först uppdatera dig om hur många semesterdagar, flex- eller komptimmar du har kvar att ta ut? Även det gör du på nolltid direkt i samma vy.
Sedan är det bara att klicka iväg din ansökan och chefen får en pushnotis i sin mobil, så att hen direkt kan bevilja eller avslå din önskade ledighet.
2. Kapa tid med automatiserade moment
Ett intuitivt gränssnitt med smarta genvägar som låter dig göra jobbet i minimalt antal klick – det är nyckeln till att de anställda verkligen rapporterar sina tider och avvikelser i realtid och inte skjuter upp jobbet till senare. I Flex HRM Time har vi därför strävat efter att automatisera så många återkommande moment som möjligt. Du kan exempelvis markera hela rader i tidrapporten som favoriter, så att du enkelt kan återupprepa dem i nästa period.
Dessutom har vi stoppat in en mängd andra finesser som snabbar upp, som intuitiva sökfunktioner som snabbt hjälper dig att hitta rätt i en lång lista projekt. Eller varför inte göra det ännu smidigare och låta systemet föreslå senast använda projekt? På så sätt slipper du letandet – och kan istället lägga de där minuterna på något mer meningsfullt.
3. Stämpla smart – i mobil, dator eller terminal
Ett annat exempel på hur du och dina kollegor kan vässa användarvänligheten med ett modernt tidrapporteringssystem: När du checkar in på morgonen och checkar ut på eftermiddagen gör du det med ett enda knapptryck – precis lika smidigt vare sig du använder appen, datorn eller en tidterminal i korridoren.
Har du och chefen kommit överens om att du ska jobba över en dag? Inga problem! Då markerar du bara den överskjutande tiden som övertid med ett klick när du går hem. Och blir du sjuk och behöver gå hem för dagen i förtid, ja då klickar du bara på knappen för att checka ut med sjukfrånvaro.
Självklart kan ni också se till att tidrapporteringssystemet automatiskt flaggar vid en avvikelse om de anställda missar att lägga in den själva – det är bara att markera aktuell orsak med ett snabbt knapptryck. Både tryggt och tidsbesparande!
4. Vem jobbar idag? Få full koll på läget via startsidan
Får ni lägga mycket tid på att fråga runt för att veta vilka kollegor som jobbar just idag? Visst vore det smidigt om du blixtsnabbt kunde få en överblick över vilka som checkat in eller ut för dagen – i samma ögonblick som du loggar in i tidrapporteringssystemet?
Tänk dig att du i samma vy också skulle kunna se din kalender med information om arbetstider och planerad frånvaro, liksom viktiga deadlines för exempelvis klarmarkering eller attestering av tidrapporter? I Flex HRM Time är det möjligt! Här får du nämligen tillgång till en informativ startsida som samlar sådan viktig information som vi just nämnde. En slags digital anslagstavla med viktiga saker du vill hålla koll på som chef eller anställd, kort och gott!
5. Dashboard – blixtsnabb ögonblicksbild av era nyckeltal
Jobbar du som chef eller sitter i ledningen och behöver hålla koll på viktiga siffror kring personalen och verksamheten? Då kan rapport- och statistikverktygen i ett modernt tidrapporteringssystem vara din bästa vän. Med rapportgeneratorn i Flex HRM har vi gjort det så smidigt det bara går att bygga dina egna rapporter för att hålla koll på frånvaro och närvaro på olika avdelningar per månad, nedlagda timmar på olika projekt – och mycket mer.
Du får även tillgång till en smart dashboard – en digital instrumentpanel som paketerar siffor gällande sjukfrånvaro och andra viktiga nyckeltal med staplar, trafikljus, cirkeldiagram och annan intuitiv grafik. På det här sättet slipper HR-avdelningen ta ut och mejla rapporter till chefer och ledning. Istället får alla berörda skräddarsydda nyckeltal levererade direkt till sig med ett par snabba klick direkt i HRM-systemet – snyggt, tydligt och alltid uppdaterat i realtid! Självklart når du dashboarden i Flex HRM närsomhelst och varsomhelst, i din mobil, dator eller surfplatta.
6. Superenkelt att byta projekt
Oavsett om ni behöver hålla koll på era fakturerbara timmar mot kund eller om ni vill säkerställa att ni använder er interntid på ett klokt och effektivt sätt – mycket är vunnet med en användarvänlig projektrapportering. Lika enkelt som det är för medarbetarna att rapportera när de har jobbat, lika enkelt ska det vara att rapportera vad de har jobbat med, kort och gott.
I Flex HRM Time kan du byta projekt/uppdrag, kund eller annan valfri kontering – i realtid med ett snabbt klick i din mobil. Faktum är att du även låta mobilen göra jobbet med att välja projekt åt dig. Japp, det är precis så smart som det låter! Du låter helt enkelt appen registrera var du befinner dig med hjälp av GPS-positionering – och sedan kan systemet koppla ihop rätt plats med rätt projekt eller kund i tidrapporten. En riktigt smidig genväg, särskilt för dig som har ett rörligt jobb och byter kund/uppdragsgivare flera gånger under en och samma dag.
7. Stenkoll på övertiden
Att ha koll på arbetad övertid är viktigt för att kunna säkra en hälsosam arbetsmiljö och se till att ni följer regler och avtal. Och med ett effektivt tidrapporteringssystem blir jobbet faktiskt riktigt enkelt. På startsidan i Flex HRM finns en smart övertidsbevakning där du som chef enkelt får en överblick över alla dina anställda. Siffror och intuitiv grafik visar aktuell status för varje anställd, så att du enkelt kan kontrollera att du inte beordrar mer övertid än vad som är tillåtet.
Och smartheterna tar inte slut där! För en ännu smidigare kontroll finns det även en påminnelse kopplad till övertidsbevakningen som varnar dig när en anställd passerat exempelvis 75 % tillåten övertid.
8. Rätt notiser i rätt tid
Hektiska dagar och mycket att hålla i huvudet? Luta er mot ert tidrapporteringssystem och utnyttja möjligheterna att få automatiska notiser om viktiga deadlines. Ni kan till exempel se till att anställda får en påminnelse när det är dags att klarmarkera – i mobilen, på mejlen eller på startsidan när de loggar in i systemet. Och som chef kan du på samma sätt få påminnelser när det är dags att attestera tidrapporterna för din avdelning och när det finns en ny frånvaroansökan att behandla, för att nämna några exempel.
I Flex HRM Time finns det dessutom möjlighet att som chef flagga för om en registrerad tidrapport innehåller något fel och uppmärksamma den anställde om vad som behöver rättas till. Ett smart sätt att se till att var och en vet vad de ska göra och när – och slippa de där tråkiga post it-lapparna och eviga påminnelsemejlen.
Effektivisera vardagen med ett tidrapporteringssystem anpassat för ditt företags behov
Här på Flex vet vi att olika verksamheter har olika behov när det kommer till tidrapportering. Därför har vi byggt Flex HRM Time så att ni enkelt kan anpassa systemet efter just era förutsättningar – från enkel avvikelserapportering där anställda bara registrerar frånvaro, övertid och annat som avviker från det normala schemat till detaljerad registrering med exakta klockslag. Rapportera och följ upp dagligen, veckovis eller månadsvis. Jobba via dator, app eller terminal. Valet är ert!
Kanske har ni olika personalgrupper med varierande behov? Inga problem. Systemet gör det enkelt att kombinera olika metoder och modeller, så att rapporteringen fungerar precis lika klockrent för alla era team.
Nyfiken på att veta mer? Eller är du kanske redo att se systemet in action redan nu? Varmt välkommen att kontakta oss!
