En skalbar lösning som enkelt kan skräddarsys för olika verksamheters behov. Klara Consulting är en av många lönebyråer som har valt Flex HRM för att hjälpa sina kunder att säkra rätt lön i rätt tid. Gruppchef Malin Pettersson berättar mer om vad som gör systemet till byråns perfekta match.
Klara Consulting är konsultbolaget som med sina outsourcingtjänster inom redovisning, lön, affärsrådgivning och revision hjälper företag att frigöra tid och fokusera på det de gör bäst. Med 17 kontor utspridda i Sverige har de idag cirka 400 medarbetare, och koncernen finns även i Finland och Norge. På företaget finns auktoriserade lönekonsulter och redovisningskonsulter som är certifierade inom Flex Applications produkter.
Här jobbar Malin Pettersson som gruppchef över implementationsteamet inom affärsområdet lön. Hon ansvarar för att kunderna arbetar med smarta systemlösningar och att hennes team jobbar på ett effektivt sätt med sina löneuppdrag.
– Jag arbetar nära både våra kunder och våra kollegor för att säkerställa att vårt systemstöd fungerar, är tillfredsställande och att det är effektivt för både kund och lönekonsult. Jag projektleder också uppstart och systemuppsättning för våra nya kunder inom löneområdet, berättar hon.
Därför föll valet på Flex HRM
Malin och hennes team på Klara Consulting har arbetat med Flex system under många år.
– Vi har jobbat med Flex system ända sedan jag började på Klara Consulting för 15 år sedan, och i början arbetade vi med Flex Classic Tid och Flex Classic Res. Vi började använda Classic av samma anledning som vi idag använder Flex HRM – för att vi vill kunna ge våra kunder ett enkelt sätt att rapportera in den data som krävs för att kunna betala ut korrekta löner.
Malin berättar att det idag finns helt andra möjligheter i systemet, men att grundprincipen är densamma nu som då.
“Med Flex HRM har vi kunnat hitta de lösningar vi behöver för att kunna skapa en kvalitetssäkrad och effektiv process.”
– Med Flex HRM kan vi erbjuda ett systemstöd som gör löneprocessen mer kvalitativ – och skapa rätt förutsättningar för både våra kunder och våra konsulter. Man ska aldrig underskatta papper och penna, Excel och kalkylatorn – men oj vad mycket roligare och utvecklande det är att jobba med bra verktyg och system, tillägger hon.
Sedan starten med Flex Classic har Malin Pettersson varit både process- och systemägare av modulerna, och Klara Consulting var även med som pilotkund när Flex utvecklade lönesystemet Flex HRM Payroll.
– Vi är väldigt nöjda med Flex HRM, sen är det ju som alltid med system att det finns saker
man gillar mer, och vissa saker man saknar. Men det som passar oss och våra kunder bäst
med Flex HRM är att det finns stora möjligheter att göra uppbyggnader och
hanteringar som inte är enligt standard och att det inte är låsta funktioner utan finns möjlighet att bygga från grunden. Det har hjälpt oss att hitta de lösningar vi behöver för att kunna skapa en kvalitetssäkrad och effektiv process.
Använder Flex HRM som helhetslösning
Med över 15 års erfarenhet av Flex så har Malin och hennes team också utvecklat en djupgående förståelse för hur systemet fungerar.
– Vi använder Flex HRM som en helhetslösning för våra kunder och det innefattar försystem, lönesystem och HR-system. Vi arbetar med alla Flex moduler, och det är även flera delar av vår koncern som har Flex HRM som system mot sina kunder.
När teamet ska sätta upp systemet för en ny kund adderas olika delar successivt.
– Vi arbetar med Flex HRM som ett skalbart system för våra kunder där vi oftast startar med Time, Travel och Payroll. Vi är sedan med och hjälper kunden under förändringsprocessen genom att bygga om i den befintliga uppsättningen, men lägger också till delar som till exempel lönerevision, statistik eller lönekartläggningen. Vi är alltså med kunden under hela årshjulet, eftersom vi vill hjälpa dem med allt som händer under året.
Teamet är också med och testar nya systemmoduler som släpps i Flex HRM, berättar Malin.
– Vi har alltid några kunder som får vara piloter tillsammans med oss. Till exempel har vi i samarbete med Flex arbetat fram en migreringsmodell för att kunna erbjuda våra kunder att flytta från Flex Lön Classic till Flex HRM Payroll som minimerar arbetstiden med cirka 40 procent och får med all data. Det är en win-win – kunderna får en smidig övergång och de kan sedan jobba med det system och den lönehantering som vi själva vill jobba med.
Enkelt att skräddarsy systemet för olika behov
Eftersom Klara Consulting jobbar med många olika kunder vars hantering ser olika ut är det helt avgörande med ett system där det går att anpassa moduler och funktioner på ett flexibelt sätt, berättar Malin.
– Den viktigaste fördelen för oss som outsourcingbyrå som jobbar med skräddarsydda lösningar till våra kunder är att använda ett system som är skalbart efter behov. Att systemet har en flexibel uppbyggnad som gör det möjligt att bygga automatiserade lösningar är också viktigt för att vi ska kunna möta våra kunders behov. Sådana lösningar kan innebära allt från att få ut en speciell rapport till att man vill automatisera intjänande av komp på röda dagar.
På frågan om hur det fungerar att få hjälp av Flex när det behövs berättar Malin att hon upplever att tillgången till mer avancerad systemsupport kunde förbättras. Samtidigt tillägger hon att samarbetet överlag fungerar bra, och att hon och hennes kollegor alltid kan framföra åsikter och idéer till Flex för att hitta nya smarta lösningar och förbättringar.
Malin berättar vidare att Flex HRM ger hennes team en stor möjlighet att arbeta tillsammans med kunderna i ett och samma system.
– Det ger kunden en ökad känsla av kontroll. Det faktum att vi har samma system men ansvarar för olika delar i systemet ger både oss och kunden en bättre översikt över personaldata och automatisering av uppgifter, och det underlättar kommunikationen mellan alla inblandade, förklarar hon och tillägger:
– Det är också roligt att kunderna blir en del i vårt arbete, det vill säga att vi kan skapa en process utan mellanhänder, onödiga mejl och manuellt arbete. Vi arbetar i samma system och har tillgång till samma information!
Om Klara Konsulting
Klara Consulting är en flerfaldigt prisbelönt koncern, systemoberoende och ledande lön- och redovisningsbyrå som stöttar små, medelstora och växande företag i deras ekonomiprocess. Genom att på djupet förstå sina kunders prioriteringar, styrkor och förutsättningar hjälper de
till att bygga starka företag. Med omkring 400 medarbetare och över 4 500 kunder strävar de efter att attrahera, utveckla och behålla de största talangerna inom branschen. Tillsammans skapar de unika erbjudanden för kunder och medarbetare inom digitalisering och ekonomisk styrning.
