Hemmasnickrade Excel-system och krångel kring anställningsavtal blev med tiden ohållbart för snabbväxande Aftén Bil. Lösningen fanns i personalsystemet Flex HRM.
På Aftén Bil jobbar man mot ett tydligt mål: det ska vara enkelt att göra en bra bilaffär. Företaget säljer både nya och begagnade fordon av märken som Kia, Volkswagen, SEAT/CUPRA och Maxus, och erbjuder dessutom service och reparation på de flesta bilmärken. Idag finns totalt nio fullserviceanläggningar i Norrort Stockholm – och fler väntas inom en snar framtid.
Jonas Engberg arbetar som HR-ansvarig på Aftén Bil, vilket bland annat innebär att han har det övergripande ansvaret för administrationen och underhållet av Flex HRM. Han berättar att företaget så småningom kom till en punkt där den lösning som man hittills använt för sin personaladministration inte längre var tillräcklig.
– Vi har kört Flex i snart ett år nu, och har modulerna Time, Travel, Payroll och Employee.
I takt med att vi hela tiden växer har det blivit påtagligt att vi behöver ett välfungerande system – annars går det helt enkelt inte att ha koll på allt som rör medarbetarna, säger han.
Tidrapportering som funkar för alla
Samma system för flera olika behov – Aftén Bil är ett lysande exempel på mångsidigheten i Flex HRM. Här finns nämligen en mängd olika personalgrupper som rapporterar sin tid på olika sätt.
– Tjänstemännen frånvarorapporterar och mekanikerna, eller teknikerna som det heter i bilbranschen, stämplar in och stämplar ut. De som går på fast schema stämplar och får mertid om de jobbar över. Anställda som har udda scheman - de kan exempelvis jobba tio dagar och vara lediga fyra dagar – de avvikelserapporterar. Sen har vi de som är övertidsavlösta. Så vi har egentligen alla varianter, och hittills har allt flutit på bra, förklarar Jonas.
– För egen del använder jag mig mycket av de olika funktionerna för att kunna jobba datadrivet och få en överblick över bland annat sjukstatistik och jämställdhetsstatistik. Jag har också nytta av organisationsträdet, det är supersmidigt, tillägger han.
Ett systembyte kan vara en utmaning, men för Aftén Bil gick processen riktigt smidigt.
– Ja, medarbetarna kom snabbt igång efter några korta instruktioner. Jag får förvånansvärt få frågor! Men vi fick också väldigt bra hjälp under implementationsfasen från Flex egna konsulter Christine, Alan och Tommy – det underlättade mycket!
Många fördelar med att samla allt i samma system
Från manuella rutiner och utspridda dokument till en digital plattform som samlar allt på ett ställe – Jonas har flera exempel på hur vardagen har blivit enklare och smidigare med Flex HRM.
– Det är helt omöjligt att hålla koll på allting i ett hemmasnickrat Excel-system med det tempo vi har nu. Jag anställer i princip en person om dagen, och då går det inte att administrera alla avtal på det sättet. När jag började var det ju analoga avtal som skulle skickas med post och skannas hit och dit, och det var såklart ganska stökigt. Funktionen för e-signering är ett bra exempel på något som har underlättat vårt jobb.
Jonas förklarar att det också lätt uppstod missar kring anställningsavtalen, som att man råkade ta fel bilaga med fel organisationsnummer. Men nu när allt är tydligt uppstrukturerat i Flex HRM är det lätt att göra rätt. Han lyfter också fram det lättanvända behörighetssystemet, där du enkelt kan uppdatera exempelvis vem som är chef, och att det nu är betydligt enklare att lägga till anläggningar och bolag. De smidiga överblicksvyerna på startsidan är också ett stort plus, enligt Jonas.
– Jag ser direkt vad som ska göras i mitt flöde när jag loggar in. Det är lättare att hålla koll eftersom informationen inte kommer in via olika kanaler, som analog post eller mejl.
Smidigt och säkert med lönespecar via appen
En viktig fråga för många företag – inte minst ur säkerhetssynpunkt – är hur man ska hantera distributionen av lönespecifikationer. För Aftén Bil blev lösningen appen Flex HRM Mobile.
– Det är väldigt smidigt att alla anställda har tillgång till sina lönespecifikationer i appen, och det är förstås en förutsättning att vi kan hantera detta på ett säkert sätt, förklarar han.
Avslutningsvis frågar vi Jonas hur det har fungerat när han och kollegorna har behövt en hjälpande hand från Flex.
– Jag gillar Flex support! Det är några där som började samtidigt som jag, så vi har lärt oss tillsammans. De återkopplar alltid om man har frågor och svarar när de ska, och jag tycker ofta att de överträffar det man förväntar sig. Det är ingen lång väntetid, man kan välja vilket område man behöver hjälp med och de allra flesta frågorna kan de svara på direkt, så det är kanon!
Om Aftén Bil
Aftén Bil är auktoriserade återförsäljare och verkstad för ledande märken som Volkswagen, SEAT, CUPRA, Kia och Maxus och har nio fullserviceanläggningar och däckcenter i Norrort, Stockholm. Med en komplett lösning som inkluderar bland annat försäljning, verkstad och reservdelar är deras målsättning att hjälpa kunden till en tryggare bilaffär. De är produktspecialister och hjälper kunder med allt från värdering, finansiering och leasing av bilar till stöttning i frågor gällande fordonsskatt, försäkring och service.
