Ett bra samarbete leder ofta till fler. Därför introducerar nu Samhall-koncernen Flex Tidredovisning. – Vi har haft Flex Reseräkning sedan 1999 och är helnöjda. Administrationen kring våra anställdas resor är numera minimal och systemet är mycket uppskattat av personalen, berättar Christian Tersmeden, systemförvaltare på Samhall.
Det var användarvänligheten och överskådligheten som fick Samhall att välja Flex den gången. Nu introduceras Flex Tidredovisning av samma skäl. – Det föll sig naturligt att arbeta vidare tillsammans eftersom lösningen blev så bra, säger Christian Tersmeden.
För sju år sedan gick Samhall från ett blankettsystem på papper till en betydligt mer rationell hantering av sin reseadministration. Det arbetet kan bäst beskrivas som en mycket lyckad resa. – Dubbelregistreringen försvann när vi implementerade Flex Reseräkning. Det gjorde att vi omedelbart minskade våra administrativa kostnader dramatiskt, berättar Christian Tersmeden. I dag finns cirka 2 200 användare upplagda i Samhallkoncernens resehanteringssystem. Dessa fyller själva i sina uppgifter och skickar vidare till ansvarig chef för attest. Undra på att administrationen är enklare och billigare i dag jämfört med när 2 000 papperskopior cirkulerade mellan diverse avdelningar och personer. Christian Tersmeden:
– Dessutom har kostnadsmedvetenheten hos dem som reser blivit större med den ökade tydligheten som finns i systemet. Registrering sker på ett enda ställe i Flex Reseräkning vilket minimerar både arbete och risken för att felaktig information smyger sig in i systemet som kan användas var man än befinner sig förutsatt att man har tillgång till Internet.
– Att Flex Reseräkning upplevs som så enkelt och logiskt gör att det är mycket omtyckt av användarna. Det kommer väldigt sällan några frågor kring systemet. Alla som använder det är väldigt nöjda, och de gånger som det skett uppgraderingar har det alltid gått smärtfritt, säger Christian Tersmeden. När Samhall valde Flex Reseräkning skedde det i tuffast möjliga konkurrens med marknadens största aktörer.
– I våra upphandlingar väljer vi nästan alltid ut någon av de allra största leverantörerna, men den här gången gjorde vi ett avsteg av den enkla anledningen att Flex Reseräkning var det system som bäst motsvarade våra krav både sett till funktionalitet och ekonomi. När Flex Reseräkning introducerades gjordes bara någon enstaka anpassning
– I övrigt tillgodosåg systemet alla behov som Samhall hade. Sedan dess har i princip ”hälsan tigit still”. De få gånger det har funnits anledning till support från Flex har svaren alltid kommit snabbt och rappt. Just nu sjösätts Flex Tidredovisning för Samhalls cirka 2 000 tjänstemän runt om i landet. Intrycket hittills är mycket gott.
– Precis som när det gäller Flex Reseräkning är tidsystemet mycket logiskt uppbyggt, snyggt och prydligt. En stor fördel är också att båda systemen hänger ihop vilket innebär att det bara krävs en inloggning för att hantera sin reseräkning och registrera sin tid. Allt verkar mycket lovande.
Registrering sker på ett enda ställe i Flex Reseräkning vilket minimerar både arbete och risken för att felaktig information smyger sig in i systemet som kan användas var man än befinner sig förutsatt att man har tillgång till Internet
Vad har ni för förväntningar inför framtiden?
– Att Flex ska arbeta vidare för att utveckla sina system och förse dem med ny funktionalitet som är anpassad efter tidens krav. Vi hoppas att lika mycket dubbelarbete ska försvinna även när det gäller tidredovisning. Jag är övertygad om att Flex kommer att klara tid precis lika bra som resa, säger Christian Tersemeden och tillägger:
– Man vill ju gärna arbeta vidare tillsammans med pålitliga samarbetspartners. Vi skulle behöva få fram ett lönesystem också. Kan inte Flex fixa det också?
Om Samhall
Samhalls uppdrag är att producera varor och tjänster genom att skapa meningsfulla och utvecklande arbeten för människor med funktionshinder. Visionen är att vara den ledande aktören i landet inom detta område. Uppdraget bygger på att kombinera en viktig samhällsinsats med framgångsrik affärsverksamhet. Samhall bildades 1980. Sedan dess går ungefär 1 000 medarbetare varje år vidare till annat jobb på arbetsmarknaden. Bland Samhalls kunder kan nämnas Ericsson, Electrolux, Ikea, Saab och Volvo. Årlig omsättning: 8 miljarder kronor, varav hälften är intäkter från staten och hälften från övrig försäljning. Ägarbild: Samhall är ett statligt bolag. Antal anställda: 22 000 på 250 orter runt om i Sverige. Verksamhetsområden och arbetsuppgifter: Drygt hälften av uppdragen ligger inom tjänstesektorn. Dessutom är Samhall en pålitlig leverantör till industrin. Vanliga arbets-uppgifter för personalen är montering, paketering, städning, fastighetsservice, industriproduktion, hushållsnära tjänster, bemanning och entreprenad. Mer info: https://samhall.se/
