Svenska Kyrkan består idag av 677 församlingar. De är alla självständiga juridiska personer och därmed självbestämmande. Att få dessa att enas kring gemensamma lön- och personalsystem är därför en utmaning – både organisatoriskt och kulturellt. Ett gemensamt arbetssätt är nödvändigt för Svenska Kyrkan som är i behov av att dra ned sina administrativa kostnader. Det var därför man utarbetade GAS. GAS står för Gemensamt Administrativt Stöd och är ett projekt som drivs av Svenska kyrkans nationella nivå. Projektet syftar till att ta fram administrativt it-stöd och arbetssätt som kan användas på många håll i Svenska kyrkan.
Medlemstappet i Svenska Kyrkan har tvingat kyrkan till en sparplan på cirka en halv miljon kronor om dagen ända fram till år 2030. För att kunna balansera minskade prognosticerade intäkter, krävs minskade administrativa omkostnader inom ekonomi och personaladministration. Susanne Ek, produktägare GAS personal, har arbetat med att hitta gemensamma arbetssätt för kyrkans löneadministratörer, sedan år 2012, med målet att drastiskt minska kyrkans kostnader för personaladministration.
– Svenska Kyrkans högsta beslutande organ, Kyrkomötet, har detta som ett av fyra prioriterade områden just nu. Det handlar om att omfördela resurser från stödfunktionerna till kyrkans kärnverksamhet, säger Susanne Ek. Tajmingen är rätt, stora pensionsavgångar sker just nu i Svenska Kyrkan, vilket gör att övergången till ett mer produktivt arbetssätt kan lösas utan uppsägningar. En viktig del i arbetet har varit att organisera löneadministratörerna i specialiserade servicebyråer. Sedan förra året har kyrkan fyra sådana igång och ett flertal är under uppbyggnad detta år.
– Fördelarna med servicebyråerna är att vi kan erbjuda församlingarna en bättre personalärendeservice än tidigare. Medarbetarna kompetensutvecklas också positivt inom servicebyråerna, vilket inte hade varit möjligt med en fullständig decentraliserad organisation. Dessutom har det bildats ett nätverk bland kyrkans löneadministratörer som inte funnits tidigare och som förbättrat samarbetet inom yrkesgruppen, säger Susanne Ek. Ett gemensamt arbetssätt inom lön- och HR administration kräver kraftfulla och flexibla system. Efter en noggrann systemupphandling under hösten 2014, föll valet på Flex Applications.
– Vi levererar systemstöd till Svenska Kyrkan inom lön-, tid-, och res-system. Vi kommer även att koppla på med ett HR-system för att ge Svenska Kyrkan ett fullständigt systemstöd för alla former av personalärenden, säger Björn Jareblad, vVD på Flex Applications. Utmaningen för Susanne Ek är att få alla enheter att på frivillig basis gå med i en central personaladministrativ lösning. Församlingarna lever nämligen ofta i helt olika ekonomiska verkligheter och de mer ekonomiskt välmående enheterna kan ha svårt att motivera ett annat arbetssätt än den de har idag. – Idag har vi 68 lokala enheter som är med i vårt program – kallad Gemensamt Administrativt Stöd – till nästa år kommer vi att få med 60 nya i vårt arbetssätt. Jag arbetar mycket med att motivera ett centralt arbetssätt, genom att trycka på att inom området personaladministration, finns ingen vinning eller självändamål med att arbeta självständigt och oberoende av andra församlingar. Tvärtom kan centraliserade enheter - förutom att de är kostnadseffektiva - skapa en roligare och mer utvecklande arbetsmiljö för kyrkans löneadministratörer, säger Susanne Ek med eftertryck. Hon påpekar också att utan ett mycket gott samarbete med kyrkans tretton stift och dess representanter, hade projektet varit svårt att genomföra.
På frågan om det finns några generella tips att ge andra som arbetar med liknande frågor i organisationer som är tvingade till centrala arbetssätt, men där enheterna vill verka så självständigt som möjligt, svarar Susanne Ek:
– Vi är inne i en stor transformation och det är en konst att genomföra den utan att toppstyra. Det är en pedagogisk utmaning att få medarbetare inom Svenska Kyrkan att förstå vinningen av ett gemensamt arbetssätt. Därför skall man lägga fokus på att förklara fördelarna. En annan viktig del är att hitta en systempartner som passar organisationen. Här har Flex Applications visat att de inte bara har utmärkta system, utan också har en attityd hos projektledare och konsulter att vilja lösa de problem som uppkommer gemensamt med oss på kyrkan. Det tredje och sista tipset är att hitta rätt typ av kompetenser internt för att kunna driva projektet framåt i den takt som önskas, säger Susanne Ek.
Här har Flex Applications visat att de inte bara har utmärkta system, utan också har en attityd hos projektledare och konsulter att vilja lösa de problem som uppkommer gemensamt med oss på kyrkan.
