Migrering från Flex Classic till Flex HRM

Har ditt företag funderingar på att ta steget från Flex Classic till Flex HRM? Känner ni er osäkra på hur bytet går till rent praktiskt? Hur lång tid tar det exempelvis? Och vad får man med sig i flytten? I denna guide reder vi ut alla frågetecken som kan finnas inför ert byte från Flex Classic till Flex HRM!

Ett lättillgängligt gränssnitt, pedagogiska digitala arbetsflöden och innovativa funktioner som ständigt vidareutvecklas för att möta nutidens och framtidens krav. Dessutom med möjligheten att jobba när och var du vill – via webben och mobilen. Ja, listan över vinster med att byta från Flex Classic till Flex HRM kan göras lång! Men hur går då processen egentligen till? Här har vi sammanställt några vanliga frågor och svar till dig som går i migreringstankar.

Vad får jag med mig från Flex Classic?

Med våra färdiga mallar får du automatiskt över viktiga data som personuppgifter, användare, saldon och konteringsregister (såsom kostnadsställen och projekt) från Flex Classic till Flex HRM. Om ni använder Flex Lön och därifrån skickar personuppgifter till Flex HRM ser vi även till att dessa exporteras över med en enkel knapptryckning.

Vi som byter från Flex Classic, vad får vi ”gratis” vid uppstarten av Flex HRM?

En fördel med att migrera från Flex Classic till Flex HRM är att mycket information om lösningar och regelverk redan finns tillgängligt i systemet, vilket underlättar arbetet för Flex konsult. Dessutom har vi väl utarbetade rutiner och full kontroll när det gäller hur vi hämtar in den data som ska läsas in från Flex Classic, vilket är en stor fördel och sparar mycket tid i konverteringsarbetet. Ett annat plus är givetvis igenkänningsfaktorn för dig som redan är bekant med Flex Classic. Fastän det är mycket som vi har förändrat ”under skalet” när vi har utvecklat Flex HRM är det en hel del du känner igen i gränssnittet och menylogiken. Du får på så sätt en kortare startsträcka och inlärningskurva än om du skulle ha behövt sätta dig in i ett helt ”främmande” system.

Hur lång tid tar det?

Denna fråga är svår att ge ett kort och entydigt svar på – helt enkelt eftersom ingen verksamhet är den andra lik. Faktorer som spelar in är exempelvis:
- Antalet moduler i Flex HRM som ingår i implementeringen
- Antalet bolag och antalet anställda
- Antalet kollektivavtal och lokala avtal
- Eventuella specialanpassningar och integrationer mellan Flex HRM och andra system.

Innan vi sätter igång får du en checklista av oss på Flex Applications med alla de punkter som du och dina kollegor kan förbereda, så att ni vet vilka frågor vi behöver ha svar på innan vi tillsammans sätter tidsplanen. Vi tillhandahåller även instruktionsfilmer och skriftliga instruktioner som hjälper både administratörer och slutanvändare att på ett snabbt sätt bekanta sig med de olika delarna i Flex HRM.

Mina två konsultkontakter på Flex har varit outstanding genom hela detta projekt. De är lyhörda, snabba på att återkoppla, noggranna, uppdaterade och väldigt måna om att lösa eventuella frågeställningar och problem.

Ida-Karin Rekic, Östenssons Livs. Migrerade från Flex Classic till Flex HRM 2017-2018.

Vilka bör medverka vid bytet?

Från er sida deltar vanligtvis en projektledare samt en administratör som kommer att arbeta i systemet. I regel är det bra om även en IT-ansvarig från er sida finns tillgänglig, framför allt i inledningsskedet.

Hur kommer vi igång?

Här på Flex arbetar vi utifrån en projektmodell med genomtänkta och beprövade rutiner, mallar och tester. Processen inleds med en noggrann kartläggning för att fånga upp alla nödvändiga detaljer kring avtal, regelverk, eventuella förändringar ni önskar genomföra, med mera, för att sedan kunna genomföra parameteruppsättningen.

Båda momenten sker i tät samverkan med dig som kund för att säkerställa en god kvalitet på uppsättningen enligt just era förutsättningar och behov. Därefter följer utbildning för era administratörer där vi ger igenom inställningar och register, arbetsflöde och behörighetsstruktur med mera för att ni ska kunna känna er trygga med Flex HRM.

Detta följs av kvalitetssäkring och tester innan det är dags för skarp drift. Efter att ni har varit i drift ett tag bokar vi in en uppföljning för att fånga upp eventuella frågor som kan ha dykt upp under resans gång.