Flex Applications Personuppgiftspolicy
Syftet med denna Policy
Flex Applications Sverige AB, 556616–1948, (nedan ”vår, ”vi”, ”oss” eller ”Flex
Applications”) är ett specialistbolag som utvecklar kompetenta och
användarvänliga system för personaladministration och lönehantering.
I denna personuppgiftspolicy beskriver hur vi och våra dotterbolag samlar in,
lagrar, delar och behandlar dina personuppgifter om du är; en besökare på vår
webbsida, en kontaktperson på ett företag som är leverantör, kund eller
samarbetsparter till oss, eller om du ansöker om anställning hos oss.
Personuppgiftspolicyn beskriver inte hur dina personuppgifter hanteras i Flex
Applications systemlösningar. Om du har frågor avseende denna form av
personuppgiftshantering ska du vända dig till din arbetsgivare vilket är
personuppgiftsansvarig för den behandlingen.
Dina rättigheter
EU:s dataskyddsförordning eller ”GDPR” ger dig vissa rättigheter avseende dina
personuppgifter. Vill du nyttja dessa rättigheter gör du det genom att kontakta
oss. Om du vill nyttja dessa rättigheter kan vi komma att begära att du först styrker
din identitet och/eller tillhandahåller information som leder till att vi kan
identifiera vilka uppgifter vi behandlar avseende dig.
Om du är orolig över någon aspekt av hur vi har hanterat din personliga
information kan du rapportera den till relevant tillsynsmyndighet.
Dina rättigheter innefattar:
- Radering – Du har rätt att under vissa omständigheter begära att vi raderar dina personuppgifter, till exempel där vi inte längre behöver den
eller om du drar tillbaka ditt samtycke (där det är tillämpligt); - Rättelse – Du har rätt att begära att vi rättar eller uppdaterar dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga;
- Ta del av dina uppgifter – Du har rätt att informeras om, och begära tillgång till, de personuppgifter vi behandlar om dig. I det fall du frågar oss, bekräftar vi om vi behandlar din personliga information och om det behövs förser vi dig med en kopia av den personliga informationen. Om du behöver ytterligare kopior förbehåller vi oss rätten att ta en rimlig avgift för detta;
- Begränsning – Du har rätt att under vissa omständigheter begära att vi tillfälligt eller permanent upphör med behandlingen av alla eller vissa av dina personuppgifter. Detta kan exempelvis vara aktuellt där du bestrider riktigheten för den personliga informationen eller om du gör invändningar mot oss;
- Invändning – Du har rätt att under vissa omständigheter invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Du kan göra invändningar om Flex Applications baserar behandlingen på våra egna eller någon annans legitima intressen och vi inte har tvingande juridiska skäl för behandlingen eller använder dina personuppgifter för direkt marknadsföring;
- Dataportabilitet – Du har rätt att begära en kopia av dina personuppgifter för att överföra dessa personuppgifter för användning i en annan parts tjänster; samt
- Inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande – Du har rätt att inte bli föremål för några beslut som grundas enbart på automatiserat beslutsfattande, där beslut skulle medföra rättsliga följder för dig eller annan påverkan av liknande karaktär.
Vilka personuppgifter samlar vi in, hur behandlar vi dem och varför?
Cookies
Cookies är mindre filer som sparas av din webbläsare när du besöker webbsidor.
Det finns två huvudtyper av cookies ”sessionscookies” och ”permanenta” cookies.
Sessionscookies lagras bara under ditt besök och raderas när du stänger din
webbläsare. Övriga cookies lagras och känner igen dig när du besöker webbsidan
igen. Denna information är viktig för oss på Flex Applications så vi kan förbättra
och anpassa webbplatsen till våra olika användare.
Om du inte vill att cookies används kan du ställa in din webbläsare så att du
automatiskt nekar cookies eller informeras om att en webbsida innehåller cookies.
Mer information om hur du går till väga finns i din webbläsares hjälpavsnitt. Om du
inaktiverar cookies kan det innebära att viss funktionalitet på våra webbsidor
slutar att fungera, samt att inställningar och inloggningar inte sparas.
För det fall du inte nekar cookies utgår vi ifrån, när du använder vår webbsida, att
du samtycker till personuppgiftshanteringen via cookies. Mer information om hur
vi hanterar Cookies återfinns i vår Cookiepolicy.
Kontaktuppgifter via webbplatsen
Om du anger att du vill bli kontaktad av oss via vår Webbplats, genom att
exempelvis registrera dig på vårt nyhetsbrev, anmäler dig till våra event, fyller i
våra intresse-/kontaktformulär samt laddar ner våra white papers, anger du dina
kontaktuppgifter.
När du väljer att ange dina kontaktuppgifter på detta sätt ger du samtidigt ditt
samtycke till att vi använder denna för att skicka personligt riktade erbjudanden
och information till dig.
Flex Applications sparar inte dina kontaktuppgifter längre än vi behöver för att
kunna kontakta dig och använder dem inte för andra ändamål än för att
marknadsföra våra tjänster till dig. Du kan när som helst avböja vidare direkt
marknadsföring från Flex Applications.
Kontaktpersoner
För att Flex Applications ska kunna uppfylla våra avtal med våra kunder behöver vi
ha uppgifter om den eller de kontaktpersoner som ska kontaktas för att hantera
avtalsförhållandet.
För att kunna göra detta registrerar och behandlar vi ditt namn, dina
kontaktuppgifter (till exempel telefonnummer och e-postadress) samt din position eller titel. Uppgifterna behandlas så länge du är angiven kontaktperson avseende
företaget du är anställd hos. Behandlingen upphör när du inte längre är
kontaktperson, eller när företaget du är anställd hos avbryter avtalsrelationen med
Flex Applications.
Flex Applications använder även dina uppgifter för att marknadsföra våra tjänster
till det företag du är anställd i samt tillhandahålla nyhetsbrev samt annan
information om våra systemlösningar. Flex Applications har ett berättigat intresse
att marknadsföra dess tjänster samt tillhandahålla nyheter och annan information
avseende våra systemlösningar till registrerade kontaktpersoner. Du kan när som helst avböja vidare direkt marknadsföring från Flex Applications.
Arbetssökande
När du söker anställning hos Flex Applications behöver du ange vissa
personuppgifter i din ansökan till oss, så som exempelvis; namn, kontaktuppgifter
och CV eller annan information som du frivilligt tillför din ansökan.
Dessa uppgifter behöver behandlas för att Flex Applications ska kunna pröva din
ansökan. Flex Applications har ett berättigat intresse att granska potentiella
anställda och informationen är även nödvändning inför att upprätta ett eventuellt
anställningsavtal med dig. Flex Applications har också lagliga skyldigheter att
uppfylla vid ansökningsförfaranden, vilket kräver behandling av dina
personuppgifter.
Uppgifterna behandlas av de som är ansvariga för rekrytering av den lediga
tjänsten hos Flex Applications. Detta görs i syfte att fatta beslut om anställning.
Flex Applications sparar de uppgifter du har angett i din ansökan till den aktuella
tjänsten i två år. Detta behöver göras för att kunna hantera eventuella påståenden
om att Flex Applications inte har följt gällande rätt vid anställningsprocessen.
Uppgifterna används i sådant fall enbart för detta ändamål.
Säkerhet och integritet
Sekretessen och säkerheten för dina personuppgifter är mycket viktig för oss. Flex
Applications vidtar därför lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att
skydda den personliga information som vi har under vår kontroll från obehörig
åtkomst, felaktig användning eller avslöjande, obehörig modifiering och olaglig
förstörelse eller oavsiktlig förlust.
Alla våra partners, anställda, konsulter, arbetare och datahanterare som har
tillgång till och är förknippade med behandlingen av personlig information, ska
respektera konfidentialitet för sådan personlig information. Enbart de individer
som behöver tillgång till dina personuppgifter för att kunna utföra sina
arbetsuppgifter har tillgång till dem.
Överföring av data
Flex Applications är moderbolag för en koncern som innefattar ett antal
dotterbolag. All information som vi samlar in eller som du tillhandahåller oss kan
delas och behandlas av alla Flex Applications koncernbolag. Du kan läsa mer om
Flex Applications dotterbolag och de platser de är lokaliserade på här
https://www.flexapplications.se/om-oss/kontakt/
Flex Applications för inte dina personuppgifter vidare till någon annan tredje man,
men de teknikleverantörer som bistår oss med funktionsutveckling av
FlexApplications.se samt de som bistår oss med drift, övervakning och skydd av
våra servicemiljöer har tillgång till dessa uppgifter. Personuppgifterna lämnar inte
den Europeiska unionen (EU) eller det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet
(EES).
Hur kontaktar du oss?
Om du har frågor kring hur Flex Applications hanterar dina personuppgifter eller
vill utnyttja dina rättigheter enligt denna policy eller gällande
dataskyddslagstiftning, kan du kontakta oss genom att:
- Skicka ett meddelande till GDPR@flexapplications.se;
- Ringa oss på vår växel +46 (0) 19 10 39 15; eller
- Kontakta oss på följande postadress: Flex Applications, Nygatan 15, 702 11 Örebro
- Registrera din fråga på denna sida
Ändringar
Flex Applications uppdaterar denna Integritetspolicy för att återspegla eventuella
ändringar i vår användning av din personliga information. Vi kan också göra
ändringar som krävs för att följa ändringar i tillämplig lag eller lagkrav. Vi
uppmuntrar dig att regelbundet granska denna Integritetspolicy för att få
information om hur vi använder din personliga information.
Denna version av policyn är upprättad 2024-10-23.