Så kan AI effektivisera lön och HR – 6 smarta användningsområden

Självkörande bilar. Ansiktsigenkänning för att låsa upp din telefon. Intelligenta system som fixar allt från bokföring till kundtjänst. Och nu senast en chatbot som kan skriva texter, komponera låtar och ge dig svar på allt du vill veta. AI finns numera överallt omkring oss. Men skulle vi kunna dra nytta av tekniken även inom lön och HR? Svaret är ett solklart ja!

Tänk dig att kunna lämna över de mest trista rutinuppgifterna på jobbet till tekniken – och istället fokusera på det som känns roligare och viktigare. Generativ AI, med verktyg som ChatGPT i spetsen, förändrar nu arbetslivet i rekordfart. Förutom att AI-verktygen hjälper oss att automatisera repetitiva och tidskrävande uppgifter kan de också hantera stora mängder data med hög precision, identifiera fel och ge oss faktabaserade insikter för att kunna fatta smartare beslut.

Men hur kan vi dra nytta av dessa fördelar på ett mer konkret plan när vi pratar lön och HR? Och vilka nya möjligheter kommer AI-tekniken att kunna öppna upp framöver? Låt oss titta närmare på 6 områden där AI och automatisering kan göra skillnad för lön och HR – idag och i framtiden.

1. Boostar onboardingprocessen

Verktyg för digital onboarding används redan idag i många verksamheter för att säkerställa ett smidigt flöde där inget faller mellan stolarna. Här ser många en stor potential i AI-tekniken som ett sätt att ytterligare boosta processen. Man kan exempelvis tänka sig lösningar som ser till att rätt avtal, blanketter och policys distribueras till era nyanställda med automatik, med minimal inblandning av chef och HR-personal.

Eller tänk dig en chatbot i personalsystemet som hälsar dig välkommen under dina första dagar och som du kan ställa frågor till om allt det praktiska som du kan tänkas ha som ny på jobbet.

3. Hjälper er att vaska fram nya talanger

Rekrytering och urvalsprocesser är andra områden där det finns gott om möjligheter att automatisera och frigöra tid med hjälp av AI-teknik. Med stor sannolikhet kommer vi i framtiden att se allt fler AI-tjänster för dessa ändamål, såsom digitala assistenter i test- och intervjusammanhang och verktyg för textanalys som hjälper rekryteringsansvariga att sålla fram relevant information ur CV:s och andra ansökningshandlingar.

2. Fångar upp felen innan lönerna betalas ut

Oförutsedda kostnader. Onödigt extraarbete. Och i värsta fall ett skadat förtroende från anställda som inte får rätt summa på lönekontot. Fel och missar i lönehanteringen kan bli rejält besvärliga för företaget, och för att kunna fånga upp dem i tid krävs en noggrann och tidskrävande kontrollprocess. Genom att integrera AI i lönehanteringen kan vi spara massvis med tid på manuella kontroller och dessutom få hjälp att fånga upp avvikelser vi hade haft svårt att hitta på egen hand.

3. Fixar tidrapporten och reseräkningen i ett (kn)apptryck

Den löpande administrationen kring tidrapporter och reseräkningar riskerar att bli riktiga irritationsmoment och tidstjuvar. Men som tur är skapar digitaliseringen och automatiseringen ständigt nya möjligheter att effektivisera och förenkla. I dagens smarta appar för tidrapportering och reseräkningar kan du till exempel redan nu spela in din bilresa och låta appen välja rätt projekt eller kund att stämpla din tid på med hjälp av telefonens platstjänster.

I takt med att tekniken kring AI och maskininlärning utvecklas finns dessutom en stor potential för smarta tjänster som automatiserar ännu fler moment i tidrapport- och reseräkningshanteringen – genom att systemen ”lär sig” användarens beteende, identifierar återkommande mönster och ger kvalificerade förslag under rapporteringens gång. 

4. Mindre kvittotrassel med AI-stödd kvittotolkning

Trassel med reseräkningar och borttappade kvitton är ett stående inslag för många som reser och har utlägg i jobbet. Dessutom tar det tid och energi för resenären att manuellt mata in belopp, moms, datum, utläggskategori och andra nödvändiga detaljer – och för attestanten att manuellt granska alla underlag.  Men med dagens teknik finns det tack och lov smarta lösningar som trollar bort utläggskaoset en gång för alla. Säg att du parkerar bilen på din tjänsteresa. Du betalar med kort och fotar kvittot med mobilen. Med hjälp av AI tolkas sedan kvittot automatiskt, vilket innebär att belopp, moms och andra viktiga detaljer automatiskt förs in på rätt ställe i reseräkningen. Magiskt, ju!

5. Hur trivs medarbetarna? AI kan ge er svaret

OK, så att AI-tekniken ger oss fantastiska möjligheter att bli av med tråkig administration är alltså tydligt. Men skulle den också kunna hjälpa oss att jobba smartare med de mer strategiska delarna av HR-jobbet? Absolut, säger vi! Här är några intressanta exempel på det:

• Medarbetarundersökningar i realtid – AI kan analysera medarbetarnas feedback från enkäter eller medarbetarundersökningar, ge insikter om arbetsklimatet och engagemanget och ge förslag på förbättringsområden.
• Personlig utvecklingsplan – Genom att analysera data om medarbetarnas prestationer och karriärmål kan AI skapa skräddarsydda utvecklingsplaner för att boosta deras engagemang och ge dem de bästa förutsättningarna att växa.
• Förutsäga personalomsättning – AI kan identifiera mönster och signaler som tyder på att en medarbetare kan vara på väg att lämna företaget, vilket gör det möjligt att vidta åtgärder för att behålla dem.
• Förebygga sjukfrånvaro. På samma sätt kan AI också förutse mönster i sjukfrånvaro som annars kan vara svåra att upptäcka och ge insikter om när och varför den sker – så att du som arbetsgivare kan agera i tid.

Det är också denna typ av användningsområden som leder oss in på de etiska frågeställningarna kring AI, exempelvis i fråga om riskerna för kränkning av den personliga integriteten. Vilken typ av information vill jag egentligen att min arbetsgivare ska kunna ta reda på om mig? Och hur agerar jag som chef på den information jag får om mina anställda? Ja, som alltid i takt med att stora tekniska landvinningar görs uppstår hela tiden nya gränsdragningar och frågeställningar som vi behöver fortsätta att diskutera.

En smartare arbetsdag med Flex HRM

På Flex Applications är innovation och smart teknik hjärtat i allt vi gör. Därför adderar vi ständigt nya intelligenta sätt att automatisera, förbättra och förenkla arbetet inom allt som rör HR och lön. Mindre tid på administration och mer tid för det viktiga!  Läs mer om hur vårt webbaserade HRM-system Flex HRM ger chefer och medarbetare en smartare arbetsvardag eller kontakta oss, så berättar vi mer! 

AI (Artificiell Intelligens) – Teknik som gör det möjligt för maskiner att efterlikna mänskligt tänkande, såsom att lära sig, fatta beslut och lösa problem utan direkt mänsklig inblandning.

Generativ AI – En typ av AI som inte bara analyserar eller klassificerar data, utan också skapar nya saker, som text, bilder eller musik, baserat på det den lärt sig.

GPT (Generative Pre-trained Transformer) – En avancerad typ av generativ AI som är tränad på stora mängder text och kan skapa egna texter som liknar mänskligt skrivna genom att förutsäga vad som kommer härnäst i en mening eller konversation.

Maskininlärning – En gren av AI där datorer lär sig och förbättras genom att analysera data, utan att vara direkt programmerade för varje specifik uppgift.