Välja lönesystem – tänk på det här
Ett modernt och användarvänligt löneprogram kan underlätta och effektivisera vardagen för såväl löneavdelning som chefer och enskilda medarbetare. Men att byta lönesystem är en stor och komplex process – och när beslutet väl är taget ska ni ju helst leva med systemet i många år framöver. Med andra ord gäller det att göra ett riktigt genomtänkt val. Men vilka krav bör ni egentligen ställa på er nya lösning? Och på er leverantör? Här ger vi dig våra tio bästa råd på vägen.
- Inventera nuläget och gör en kravspecifikation
Det kan vara frestande att direkt börja skanna internet och boka in demos med olika leverantörer, men se till att börja i rätt ände och gör först en ordentlig kravspecifikation för ert nya lönesystem Kravspecifikationen är ett dokument där ni – så detaljerat det bara går – sammanställer de krav, förväntningar och önskemål ni har på systemet och som ni sedan kan använda som utgångspunkt i kontakten med potentiella nya systemleverantörer.
Ett bra första steg när ni påbörjar kravspecifikationen är att inventera nuläget, det vill säga ert nuvarande lönesystem och hur väl det stödjer de olika delarna i er löneprocess. Därefter jämför ni det med önskat läge. Vilka funktioner behöver ni och varför? Vilka verktyg saknar ni och hur kan era arbetsflöden förenklas och förbättras? - Missa inte helhetsperspektivet
Förutom funktionaliteten är det även ett antal andra parametrar som bör finnas med i kravspecifikationen för ert nya lönesystem:
- Vilka kollektivavtal och eventuella lokala överenskommelser ska löneprogrammet stödja?
- Hur ser de tekniska kraven ut vad gäller till exempel installation och säkerhet? Önskar ni leja ut driften av löneprogrammet eller sköta den internt?
- Vilka krav och önskemål har ni när det gäller underhåll, support, konsultation och utbildning?
Det är med andra ord en hel del frågeställningar att ha koll på för att kunna göra en heltäckande kravspecifikation. Redan i detta stadie är det därför viktigt att involvera alla de olika roller på företaget som kan bidra med rätt insyn och expertis inom sitt respektive område. Ett bra samarbete mellan ledning/beslutsfattare, löneavdelning, HR-ansvariga, ekonomi och IT ger de bästa förutsättningarna att lyckas – både med kravställningen och den fortsatta resan mot ert nya löneprogram. - Jämför lönesystem - och hitta rätt verktygslåda för just era behov
Dagens löneprogram erbjuder fantastiska möjligheter att automatisera bort tidsödande manuella processer och samtidigt höja säkerheten och kvaliteten i lönearbetet. Olika verksamheter ser olika ut och det är förstås ni som kan ert företag och er löneprocess bäst. Här nedan ger vi dock några tips på övergripande funktioner som kan ingå i er kravlista och frågor att ställa er när ni jämför olika löneprogram.
- Hur fungerar hanteringen av person- och anställningsuppgifter? Genom att undvika flera olika utspridda register och istället jobba mot en central databas i ert löne- och HRM-system kan ni minska onödigt dubbelarbete och dataredundans.
- Hur smidig är semesterhanteringen och kan ni enkelt hantera olika avtal i semesterberäkningen?
- Erbjudet löneprogrammet kompletta och flexibla rapporteringsfunktioner? - Har löneprogrammet ett inbyggt kontrollsystem med loggar, automatiska varningsmeddelanden med mera som flaggar vid misstänkta avvikelser i komplexa moment?
- Har löneprogrammet smidiga funktioner för lönerevision och beräkning av retroaktiv lön?
- Finns det en kalenderfunktion som ger en god översikt över sjukdagar, föräldraledighet, VAB och andra typer av frånvaro?
Vill du veta mer om vilka funktioner du ska kunna förvänta dig av ett modernt system? Här har vi sammanställt 6 tips för att få ut det mesta möjliga av ert löneprogram. - Webbaserat löneprogram i molnet?
Allt fler leverantörer erbjuder nu sina lönesystem som webbaserade molntjänster. Fördelarna är många: större flexibilitet att jobba när och var du vill, större skalbarhet och mindre bekymmer med installationer och uppdateringar. Försäkra er därför om att den lösning ni byter till fullt ut stödjer ett webb- och molnbaserat arbetssätt om ni vill kunna ta del av dessa fördelar i er lönehantering. - Lön och HRM separat eller som en helhetslösning?
Helheten är större än delarna – det är en devis som gäller för löne- och personaladministration i allra högsta grad. Ett viktigt övervägande att göra inför systembytet är om ni bör välja ett helintegrerat personalsystem som samlar lönehantering, administration kring tidrapporter, reseräkningar och scheman och stöd för viktiga HR-processer på ett och samma ställe. Listan över fördelar med en sådan allt-i-ett-lösning kan göras lång: både chefens och medarbetarens arbete kan effektiviseras, möjligheterna till översikt och analys av data förbättras och dubbelarbete minimeras, för att nämna några. - Hur ser integrationsmöjligheterna ut?
Väljer ni att sköta rapporteringen i försystem separata från ert lönesystem är det A och O att dessa kan synkas med varandra för ett friktionsfritt flöde utan onödig handpåläggning. Dessutom behöver lönesystemet kanske även kunna ”prata med” era eftersystem, såsom bokförings- och faktureringsprogram. Säkerställ att det löneprogram ni väljer erbjuder goda integrationsmöjligheter med både för- och eftersystem, antingen i form av färdiga, skräddarsydda integrationer eller genom ett öppet API.
Genom att i ett så tidigt skede som möjligt reda ut alla frågetecken kring integrationsmöjligheter slipper ni oönskade situationer där leverantören behöver göra anpassningar i efterhand – något som lätt tenderar att bli en kostsam historia. - Professionell support och utbildning?
Att investera i ett nytt lönesystem innebär också att investera i ett – förhoppningsvis långsiktigt –partnerskap med er leverantör. Se därför till att i ett tidigt skede undersöka förutsättningarna för ett gott framtida samarbete. Hur fungerar exempelvis supporten och vad har den fått för omdömen av andra kunder? Erbjuder leverantören löpande utbildning, webbinarier och användarträffar? Vad debiteras extra och vad ingår i licensen? Be potentiella leverantörer att tydligt klargöra vad som gäller kring dessa områden. - Kan ni jobba framtidssäkert med löneprogrammet och leverantören?
Som om det inte var en tillräckligt stor sak att avgöra vilket löneprogram och vilken leverantör som bäst kan tillgodose era nuvarande behov – ni behöver också ligga steget före och välja ett framtidssäkert alternativ. Ett led i detta är att säkerställa att systemet är flexibelt och anpassningsbart, så att det kan hantera eventuella expansionsplaner, omorganisationer och andra tänkbara förändringar inom den egna verksamheten på sikt. Kan ni exempelvis skala och upp ner programmet och täcker det alla upptänkliga kollektivavtal om ni framöver skulle skifta inriktning?
Ta också en närmare titt på leverantören och dess vision – jobbar man proaktivt och framtidsorienterat med sin produktportfölj och sina tjänster? Den tekniska utvecklingen och en föränderlig omvärld skapar ständigt nya behov och förutsättningar inom lönehanteringen, och med en leverantör som satsar stort på innovation, vidareutveckling och nyutveckling av sitt löneprogram har ni de bästa möjligheterna att lösa era vardagsutmaningar – både idag och imorgon. - Vad säger andra kunder?
Ser löneprogrammen ni väljer mellan väldigt lika ut på papperet? Ett bra sätt att få en fördjupad bild av era olika kandidater är att be systemleverantören om referenser på befintliga kunder. Du kan då själv ta kontakt med dessa och be dem besvara era funderingar kring programmet, leverantören och hur samarbetet har fungerat. Se helst också till att kundreferenserna kommer från samma bransch och har liknande utmaningar som ert företag i fråga om avtal, funktioner och integrationer för att få en så rättvisande bild som möjligt. - En trygg partner under implementationsprocessen?
När valet väl är gjort och det är dags att få ert nya lönesystem att flyga vill ni ju förstås ha de bästa förutsättningarna för en smidig övergång. Se därför till att läsa på om och fråga leverantören om hur de arbetar med implementationsprocessen. Vilken erfarenhet och vilka kunskaper har leverantörens konsulter? Arbetar man efter en standardiserad och beprövad projektprocess? En riktigt bra leverantör ska kunna guida dig med en trygg hand längs hela resan och erbjuda såväl systemexpertis som best practice och tips på hur ni kan effektivisera era arbetsprocesser i samband med bytet till ert nya löneprogram.
Byta till ett nytt lönesystem – våra topp-tre-tips för en lyckad implementation
Att ta det slutgiltiga klivet från ert gamla till ert nya system – i synnerhet ett så verksamhetskritiskt sådant som ert lönesystem – är en omfattande process som med rätta är omgärdat av många funderingar. Hur lyckas man ro bytet i hamn inom utsatt tid och budget och hur undviker man fallgroparna längs vägen? På Flex Applications har vi mångårig erfarenhet och hundratals systemimplementationer bakom oss. Här kommer våra topp-tre-tips för att lyckas med bytet till ett nytt löneprogram:
- Avsätt ordentligt med tid och resurser. En fallgrop många företag gör är att underskatta tidsåtgången och den egna arbetsinsatsen i projektet med att byta löneprogram. Räkna med att er medverkan kommer att behövas under hela resans gång – från inledande kartläggning till rensning och strukturering av data från ert gamla löneprogram till testning och kvalitetssäkring.
- Fastna inte i hur ni har gjort tidigare – gör också en önskelista för tiden framöver. Ett byte av löneprogram ger er en utmärkt möjlighet att omvärdera och genomföra förändringar – så att ni inte bara kopierar gamla invanda arbetssätt.
- Oavsett hur grundligt förarbetet är gjort – med all sannolikhet kommer det att dyka upp nya förutsättningar under resans gång. Här är nyckeln är en god dialog och en tydlig ansvarsfördelning. Genom löpande avstämningsmöten inom projektgruppen försäkrar ni er om att arbetet aldrig står stilla och att alla vet vad de förväntas göra i de olika momenten.
Vill du veta mer om processen kring att byta lönesystem?
Är du intresserad av fallgropar och framgångsfaktorer vid bytet till ett nytt löneprogram? Då tipsar vi om detta avsnitt av Lönepodden där Rickard Åsell, Product Manager hos oss på Flex Applications, medverkar i ett samtal om implementeringsprocessen och vad du bör tänka på under resans gång. Är du nyfiken på hur vår lösning kan effektivisera er lönehantering? Vi hjälper dig gärna med allt du undrar över kring vårt webbaserade löneprogram Flex HRM Payroll samt hur bytet från ert befintliga löneprogram går till. Kontakta oss idag!
