Att rekrytera rätt är inte lätt, och ett förhastat beslut kan bli både dyrt och besvärligt. Genom att fokusera på de kompetenser som verkligen räknas ökar du chansen att hitta rätt kandidat – och undviker dessutom att falla i fördomsfällan. Så här funkar kompetensbaserad rekrytering.
Att fokusera på en kandidats färdigheter och kunskaper och matcha dem med vad företaget söker för den specifika rollen – det är i korthet vad kompetensbaserad rekrytering handlar om. OK, så rätt person med rätt kompetens på rätt plats – men är det inte just detta som all rekrytering handlar om, tänker kanske du? Helt sant! Men det som skiljer kompetensbaserad rekrytering från traditionella metoder är att man ser längre än till kandidatens formella utbildning och CV och istället ringar in de kompetenser som verkligen betyder något.
Att rekrytera kompetensbaserat innebär alltså att ni redan från start bestämmer er för vilka kunskaper och egenskaper som krävs för att kandidaten ska lyckas i rollen och samtidigt passa in i er företagskultur. Detta blir sedan det rättesnöre som ni håller fast vid genom hela proceduren – från platsannons, urval och intervjuer till slutgiltigt beslut om vem ni ska anställa.
Varför arbeta med kompetensbaserad rekrytering?
Du som någon gång har suttit med i en rekryteringsprocess har säkert upplevt det – hur lätt magkänslan kan smyga sig in och påverka vem som ska gå vidare och vem som ska sållas bort. Praktiskt och tidsbesparande visserligen – men knappast optimalt om vi vill maximera chanserna att anställa rätt person. Risken är nämligen stor att våra fördomar om en kandidat påverkar vårt omdöme och får oss att förbise hens kompetens och potential.
Kompetensbaserad rekrytering hjälper oss helt enkelt att jobba enligt en strukturerad och faktabaserad process där vi plockar bort förutfattade meningar och egna referensramar och låter personens förmåga att utföra jobbet vara i fokus. Men inte nog med det – att rekrytera kompetensbaserat innebär också ett gäng andra fina fördelar. Eller vad sägs om det här:
- Minskar risken för (dyra) felrekryteringar: Genom att noggrant definiera vilka kompetenser som ni faktiskt letar efter maximerar ni chanserna att hitta rätt. Kort och gott: en tydlig kravprofil minskar risken för dyra och besvärliga felrekryteringar.
- Ger medarbetare som trivs och stannar: En självklarhet egentligen: kandidater som rekryteras baserat på specifika kompetenser har större sannolikhet att lyckas i sina roller. De trivs bättre, stannar längre och kommer att bidra till företagets lönsamhet på lång sikt.
- Effektiviserar urvalsprocessen: Med tydliga kompetensprofiler kan rekryteringsprocessen bli mer strukturerad och effektiv. Det blir lättare att jämföra kandidater och fatta informerade beslut, vilket sparar tid för HR, chefer och andra inblandade.
- Förbättrar mångfalden: Som vi tidigare konstaterat: att rekrytera kompetensbaserat minskar risken för diskriminering på grund av kön, ålder, kulturell bakgrund och sätt att fungera. Och en ökad mångfald bidrar i sin tur till nya perspektiv som blir en boost för både innovation och konkurrenskraft.
Fyra steg för att lyckas med kompetensbaserad rekrytering
1. Lyft blicken - gör en noggrann behovsanalys
Vi vet, när ni väl har bestämt er för att en ledig stol ska fyllas vill ni oftast att det ska gå undan, och det kan vara frestande att damma av tidigare platsannonser och kravprofiler. Men att inte hasta igenom processen utan lägga lite extra energi på förarbetet är något som kommer att löna sig i slutändan.
En lyckad kompetensbaserad rekrytering börjar med en ordentlig analys av vad företaget behöver och vad som krävs för att er nya medarbetare ska kunna bidra till era övergripande strategier och mål. Vilka arbetsuppgifter ingår i tjänsten ni rekryterar till? Vilken personlighet, kunskap och kompetens krävs för att utföra dem?
Tänk också på att inte fastna i hur det har varit utan försök att lyfta blicken. Bara för att Kalle har slutat behöver det ju inte automatiskt betyda att ni ska anställa en ny Kalle med exakt samma arbetsuppgifter. Vidga istället perspektivet och fundera på vad som skulle vara det strategiskt smartaste valet för teamet och företaget som helhet. Finns det kunskapshål att täppa till? Kommer framtiden att innebära nya krav – och därmed nya utmaningar att tackla? Och skulle roller och ansvar kanske behöva omfördelas inom era team?
Läs mer: Kompetenskartläggning - hur funkar det?
2. Skapa en tydlig kravprofil
Behovsanalys, check. Nu är det dags att formulera en kravprofil som tar avstamp i analysen och tydligt beskriver vilka egenskaper och erfarenheter ni söker efter. Det är lätt hänt att försöka täcka in allt, men det leder ofta till en alltför ambitiös kravlista som riskerar att skrämma bort även de mest lämpade kandidaterna. Se därför till att hålla listan realistisk. Rangordna de olika kompetenserna och skilj mellan vad som är ett absolut krav och vad som bara är "nice to have." Fundera också över om det kanske finns kompetenser som är önskvärda på sikt men som personen skulle kunna utveckla ombord hos er.
Till sist: se noga till att alla inblandade är överens om kravprofilen innan ni går vidare till nästa steg. Skulle era åsikter kring en kandidat gå isär kan ni då alltid backa tillbaka och påminna varandra om vad som gäller.
3. Intervjua kompetensbaserat
Dags att intervju er favoritkandidat. Här är knepet att fortsätta att hålla sig till faktiska prestationer och beteenden för att på så sätt enklare kunna förutse hur personen kommer att prestera hos er (och, återigen, inte låta dig styras av hens sympatiska sätt eller att ni råkar ha gemensamma fritidsintressen).
Här är några handfasta tips för att lyckas med den kompetensbaserade intervjun:
- Använd STAR-tekniken (Situation, Task, Action, Result) för att få reda på hur kandidaten har tänkt och agerat i olika konkreta scenarion på sina tidigare arbetsplatser. Fråga till exempel hur hen har löst ett problem, hanterat en stressig situation eller drivit igenom ett förändringsprojekt.
- En bedömningsmall är guld värd för att säkerställa att alla kandidater bedöms på samma sätt och att ni håller fokus på det viktiga.
- Dokumentera svaren noga så att ni lätt kan jämföra kandidaterna efteråt.
- Till sist: tänk kompetensbaserat även när ni kollar referenser. Nöj er inte med generella påståenden om att personen har varit trevlig eller driven, utan be referenten att beskriva med konkreta exempel hur kandidaten har agerat i olika vardagsnära situationer.
4. Dags att utvärdera! Åter till behovsanalysen!
I urvalsarbetet går ni tillbaka till behovsanalysen där ni har har viktat varje kompetens, till exempel på en skala. Bedöm först de utvalda kompetenserna för varje kandidat och rangordna sedan kandidaterna. Vem tickar flest av era viktigaste boxar? Det är där ni har er match!
Kompetensanalys + kompetensbaserad rekrytering = sant
Arbetar ni kanske redan idag idag med att kartlägga och analysera era kompetenser, eller har ni funderat på att börja göra det? Fantastiskt! Rätt använda kan de här verktygen nämligen vara riktigt värdefulla i en kompetensbaserad rekryteringsprocess. När ni har koll på er samlade kompetens, era styrkor, svagheter och mål har ni de perfekta förutsättningarna att fylla på med rätt sorts kompetens på ett genomtänkt och proaktivt sätt.
Sist men absolut inte minst: kompetenskartläggningen och kompetensanalysen hjälper er också att vaska fram era dolda talanger. För tänk om den perfekta kandidaten redan finns i huset, vilket betyder att ni inte behöver gå igenom hela proceduren med att rekrytera externt? En strategisk kompetenshantering kommer alltså även hjälpa er att bygga en starkare organisation genom intern rekrytering.
För att sammanfatta: att investera i kompetenshantering är ett smart val för företag som vill fatta faktabaserade och träffsäkra beslut – oavsett om det gäller att rekrytera någon utifrån, dra igång en utbildningsinsats eller jobba smart med era interna karriärvägar.
Läs mer: åtta tips för en lyckad kompetenshantering.
Effektivisera kompetenshanteringen med Flex HRM Employee
Trött på excel-ark och dålig överblick i er kompetenshantering? Då kan ett digitalt verktyg bli en riktig game-changer. Med Flex HRM Employee jobbar du i ett sömlöst flöde med all data som rör medarbetare, kompetenser och kompetensutveckling samlat på ett ställe. Du får en smidig översikt över era kompetenser på både individ- och gruppnivå, full koll på kompetensgapen och ett perfekt underlag för både rekryteringsbeslut och kompetensutveckling.
Kort sagt: vi har gjort det precis så enkelt som det låter att säkra rätt kompetens på rätt plats – nu och i framtiden. Kontakta oss om du vill veta mer!
