Jobba med hela medarbetarresan – och få ett försprång i talangjakten

Brottas du och dina kollegor med utmaningen att attrahera rätt talanger – och få dem att vilja stanna hos er? Sätt på er medarbetarens glasögon och möt deras behov och förväntningar under hela resan – från platsannonsen till sista dagen på jobbet.

Vad menas med medarbetarresan?

Låt oss börja i rätt ände, vad menar vi egentligen när vi pratar medarbetarresa? Jo såhär: kanske har du då och då stött på begreppet kundresa? Allt fler verksamheter har börjat kartlägga och utvärdera kundresan för att se sig själva med kundens ögon. Syftet är att få en förståelse för vad som driver positiva upplevelser i de olika stegen av köpprocessen, men (minst lika viktigt) också vad som skapar lojala kunder på lång sikt. Samma tankesätt kan appliceras för att skapa en förståelse för medarbetarnas behov och upplevelser under den resa de gör hos arbetsgivaren – medarbetarresan.

Lite förenklat är medarbetarresan ett begrepp som täcker in allt det som händer kring medarbetarna före, under och efter en anställning – från den första kontakten med arbetsgivaren till den sista dagen på jobbet.

De fem faserna

De exakta begreppen och avgränsningarna kan variera något men i många modeller talar man om att medarbetarresan består av följande fem faser:

- Attrahera. Alla de aktiviteter som syftar till att få potentiella kandidater att få kännedom om er och att bygga ett attraktivt arbetsgivarvarumärke (även kallat employer branding).

- Rekrytera. Processen som börjar med beslutet att fylla på eller ersätta en resurs och som (förhoppningsvis) slutar med att ni anställer den kandidat som bäst matchar era kriterier.

- Introducera (även kallat preboarding/onboarding). Processen som fokuserar på att den anställde ska få de redskap hen behöver för att börja leverera i sin nya roll och bli en del av företagskulturen och teamet.

- Utveckla och behålla. Den fas som tar vid när den nyanställde blivit varm i kläderna, det vill säga större delen av dennes tid i företaget. Vad behöver medarbetaren för att växa och utvecklas hos er på lång sikt?

- Avsluta (även kallat offboarding). Processen kring att den anställde lämnar er – oavsett om det är på eget eller arbetsgivarens initiativ.

Viktigare än någonsin att ta kontroll

Kampen om talangerna har aldrig varit hårdare och många verksamheter kämpar med att attrahera rätt medarbetare och att behålla dem när de väl är ombord. Därför är det viktigare än någonsin att ta kontroll över medarbetarresan och förstå vad som formar medarbetarnas och kandidaternas upplevelser i varje enskilt steg.

Genom att samla in feedback och utvärdera varje del av resan kan företaget få bättre insikt i vilka problem och sårbarheter som finns och varför – men även vad som fungerar bra och vad som får medarbetarna att trivas och växa. Mer konkret kommer ditt företag att kunna dra nytta av fördelar som:

- Ökat engagemang och välbefinnande bland medarbetarna

- En bättre feedbackkultur där varningssignaler, friktioner och förbättringspotential snabbt kan fångas upp

- Minskad personalomsättning

- Ökad produktivitet

- Bättre kundupplevelser och ökad lönsamhet

- Ett starkare arbetsgivarvarumärke

Lyckas med medarbetarresan – 6 tips för chef och HR

Att arbetsgivare har allt att vinna på att ta ett helhetsgrepp om medarbetarresan är alltså tydligt. Men vilka strategier och verktyg kan då du som chef eller HR-ansvarig använda dig av för att tackla utmaningarna från start till mål? Häng med!

1. Kommunicera ert varför
   På en marknad där kandidaterna har fler valmöjligheter än någonsin gäller det att sticka ut för att attrahera rätt talanger. Att erbjuda bra löner, (rätt val av) förmåner och trygga anställningsvillkor är fortfarande viktigt – men inte tillräckligt. Dagens jobbsökande förväntar sig också att ni som arbetsgivare ska erbjuda ett högre syfte och möjligheten att göra skillnad. Varför går ni till jobbet varje dag? Vad är er vision och vilka är era drivkrafter?

   Med andra ord: att kommunicera inte bara vad ni gör utan varför ni gör det är en viktig grundbult i arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare som talangerna både lockas till och vill stanna hos.

2. Ge ett proffsigt välkomnande
   Första intrycket består! Ett varmt välkomnande och en proffsig introduktion sätter tonen för hela den fortsatta medarbetarresan. Visste du till exempel att en strukturerad onboarding ökar sannolikheten att en medarbetare stannar i tre år eller mer med 69 procent? Eller att det kan öka produktiviteten hos den nyanställde med så mycket som 50 procent?

   Vikten av att stå redo med kontorsplats, dator, användarkonton, nycklar och utrustning – och gärna en liten välkommen-till-jobbet-blomma på skrivbordet – är sådant vi knappast behöver påminna om. Utöver dessa praktikaliteter är det ytterligare några saker du bör tänka på som arbetsgivare:

   - Håll kommunikationen vid liv mellan påskrivet avtal och första arbetsdagen – viktigt för att fånga upp eventuella frågetecken och bibehålla medarbetarens motivation.

   - Sätt upp ett schema för de första dagarna så att den nyanställde vet vad som kommer att hända.

   - Informera kollegorna (i god tid) om att en ny medarbetare är på ingång och bjud in den nyanställde till olika sociala aktiviteter. Sist, men inte minst, be om respons på hur medarbetaren har upplevt den första tiden och hur allt har fungerat – så att ni vet vad ni gör bra och vad ni kan göra bättre till nästa gång.

3. Erbjud flera arenor för feedback
   Hur går det och hur mår du? Är det något mer du behöver för att kunna göra ett bra jobb? Hur upplever du din arbetsbelastning? Arbetsmiljön? Samarbetet med kollegorna? Som chef behöver du checka in med dina medarbetare och försäkra dig om att de har det bra – gång på gång på gång.

   Att som chef kalla till regelbundna medarbetarsamtal, uppföljningssamtal och målsamtal men också erbjuda anonyma medarbetarundersökningar är viktigt för att säkerställa att era medarbetare trivs och når sin fulla potential – under hela medarbetarresan. Det hjälper er också att fånga upp signaler om ohälsa, arbetsmiljöproblem och andra förbättringsområden för att kunna vidta rätt åtgärder i rätt tid.

4. Håll koll på kompetenserna – och erbjud rätt utvecklingsmöjligheter
   Att erbjuda olika vägar att växa och utvecklas är en viktig framgångsfaktor – både när det gäller att attrahera ny personal och att engagera och behålla befintlig personal. Att ha rätt kompetenser på plats är dessutom avgörande för att säkra verksamhetens framgång och konkurrenskraft i en snabbföränderlig värld.

   Våra bästa tips för en lyckad kompetenshantering:
   - Som vi har nämnt tidigare: ha en ständig dialog med dina medarbetare. Var nyfiken och ta reda på vad de gillar mest (och minst) med sina nuvarande arbetsuppgifter. Vilka talanger vill de utveckla? Vilka utbildningsvägar lockar? Finns det några nya arbetsuppgifter eller roller inom organisationen som de skulle vilja ta sig an?

   - Gör en kompetensinventering där ni dokumenterar vilka kompetenser varje medarbetare har. Gå sedan igenom och uppdatera kompetensprofilerna regelbundet, till exempel i samband med era medarbetarsamtal.

   - Koppla jobbet med kompetenserna till verksamhetens övergripande mål och visioner. Vilka kompetenser är extra kritiska för att säkra er fortsatta framgång och hur kan eventuella sårbarheter täppas till?

5. Dra största möjliga nytta av era data
   Genom att ta fram och paketera olika typer av data kring medarbetarna, till exempel i en dashboard för nyckeltal, kan ni få konkreta siffror på hur det står till med exempelvis sjukfrånvaro och personalomsättning, hur den skiljer sig mellan olika avdelningar och hur den har utvecklats över tid. Genom att sedan analysera varför det ser ut som det gör har ni goda förutsättningar att kunna sätta in träffsäkra insatser exakt när och där de behövs. Att jobba datadrivet är med andra ord en viktig framgångsfaktor under medarbetarresans alla faser.
   
   
6. Avsluta snyggt
   (Minst) lika viktigt som ett gott första intryck är ett gott sista intryck, det vill säga en snygg offboardingprocess när era vägar skiljs åt. Genom att ta vara på denna sista tid och se till att den blir en så positiv upplevelse som möjligt ur medarbetarens perspektiv ökar sannolikheten att hen blir en god ambassadör som fortsätter att prata gott om er som arbetsgivare. Återlämnande av utrustning och avslutande av abonnemang är självklart viktiga punkter, men glöm inte heller att avsätta ordentligt med tid för kunskapsöverföring till eventuella ersättare.
   
   Sist men inte minst, tänk också på att hålla exitsamtal med medarbetaren som ska sluta – ett bra sätt att samla in värdefull feedback som hjälper er att bli bättre som arbetsgivare. 

Dags att jobba smartare med medarbetarresan?

Jobbar du med HR eller som chef med personalansvar? Vill du digitalisera och effektivisera hanteringen runt medarbetarresan? Flex HRM Employee är HR-systemet som erbjuder dig en komplett och användarvänlig verktygslåda för alla moment från anställning till avslut. Full kontroll över onboarding och offboarding, medarbetardialog, kompetenshantering och viktiga HR-nyckeltal – allt samlat på ett enda ställe.

Vill du veta mer om fördelarna? Då är du varmt välkommen att kontakta oss!