1. Slarva inte med hemläxan
För att börja i rätt ände: Vad ligger bakom ert beslut att leja ut lönerna? Hur ser era behov ut – idag och imorgon? Vilka delar av arbetet vill ni leja ut och vilka delar vill ni fortfarande hantera internt? Vilken målbild har ni inför ert outsourcingprojekt? För den bästa möjliga starten på er outsourcingresa, se till att lägga ordentligt med tid på att förbereda och prata ihop er internt. Det hela är ganska självklart: genom att själva förstå var ni står och vart ni strävar kommer ni att kunna göra en mer genomtänkt och träffsäker kravställning – och bättre kunna kommunicera till er outsourcingpartner vad ni behöver och förväntar er.
Läs mer: Vanliga frågor & svar om löneservice.
2. Involvera rätt personer – från början
Har ni rätt medarbetare ombord på projektet? Ett inte alltför ovanligt misstag är att de personer som håller i trådarna i outsourcingprojektet har bristande kunskap om hur löne- och personaladministrationen fungerar på ett mer praktiskt och vardagligt plan.
Med andra ord: se till att ta med de personer och roller i företaget som verkligen har koll på läget och kan bidra med den insikt och detaljkunskap som behövs – från upphandling och kravställning till uppstart och överlämning. På så sätt slipper ni (förhoppningsvis) de där oväntade överraskningarna som kan dyka upp längs vägen och som riskerar att rubba både tidsplan och budget.
Utnyttja er partners expertis och var öppna för råd och rekommendationer som hjälper er att vässa era arbetsprocesser
3. Få stenkoll på löneprocessen
Hur ser er löneprocess ut idag? Vilka olika avtal och regelverk behöver ni hantera? Några avvikelser? Kanske har olika lönekontor och administratörer utvecklat sina egna rutiner under årens lopp, så att det saknas enhetliga och standardiserade sätt att hantera vissa uppgifter? Att i möten och workshops med er outsourcingpartner kartlägga alla nuvarande rutiner och processer och fånga upp eventuella avvikelser och speciallösningar är ett viktigt moment i uppstartsfasen.
4. Struktur, struktur, struktur!
Med många detaljer som måste bli rätt och många moment att hålla reda på är en god struktur A och O i outsourcingprojektet. En väl genomtänkt projektplan med standardiserade checklistor och mallar är därför något du ska kunna förvänta dig av en professionell outsourcingleverantör.
Denna dokumentation bör täcka alla steg från start till mål: från inledande analys och kartläggning, vidare genom uppsättning av löne- och försystem, tester och kvalitetssäkring och slutligen utbildning av berörd personal. Med en tydlig och genomtänkt plan säkerställer ni inte bara att allt blir riktigt och rätt – alla i teamet kan också vara trygga i vad som förväntas av dem i varje fas och det blir enkelt att kontrollera att tidsplanen hålls.
Läs mer: Outsourca lönehanteringen – så vet du att det är dags!
5. Var beredda att ompröva gamla arbetssätt
Hur effektiv och kvalitetssäker är er nuvarande löneprocess? Finns det kanske saker som skulle kunna göras på ett smartare sätt? Ytterligare ett syfte med kartläggningen – förutom att få på pränt hur era nuvarande processer ser ut – är att se vad som kan förbättras i er nya outsourcinglösning. Anlitar ni en professionell outsourcingpartner har dess specialister gott om erfarenhet från andra kunders verksamheter och koll på best practice som kan komma er tillgodo.
Vårt tips är alltså: utnyttja er partners expertis och vara öppna för råd och rekommendationer som hjälper er att vässa era arbetsprocesser.
6. Vem gör vad? Var supernoga med ansvarsfördelningen!
Vad ska vi göra och vad gör ni? För att samarbetet med er outsourcingpartner ska klaffa behöver roller och ansvarsområden vara tydligt definierade redan från start. Finns det minsta oklarhet här är risken nämligen stor att det uppstår krockar mellan vad ni förväntar er av er partner och vad som i slutändan levereras. Missförstånd eller tolkningsdiskussioner kan dyka upp – och i värsta fall kan viktiga uppgifter falla mellan stolarna.
Med andra ord: se till att det är tydligt dokumenterat vem som ansvarar för olika moment i den löpande löne- och personaladministrationen och exakt vilka deluppgifter som ingår i respektive moment.
7. Gör medarbetarna delaktiga
Nya eller förändrade arbetsuppgifter, nya personer att samarbeta med, förändrade rutiner, nya IT-system att lära sig, kanske även personalförändringar på löne- och HR-avdelningen… Övergången till outsourcing innebär flera påtagliga förändringar för medarbetarna. Samtidigt är ju företaget beroende av att det finns tid, kunskaper och resurser på plats för att säkra en trygg överlämning till outsourcingteamet och en god start på det framtida samarbetet.
För att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för en god kompetensöverföring och för att förebygga osäkerhet och oro, finns det några saker ni kan tänka på:
- Involvera medarbetarna i processen i god tid.
- Informera om vilka konkreta förändringar som väntas och hur medarbetarna berörs.
- Tydliggör vikten av att de som idag arbetar med er löne- och personaladministrationen delar med sig av sin tid och sin kompetens för att säkra en lyckad överlämning till er outsourcingpartner.
8. Kommunicera mera!
Överlämningen är klar och vardagen med er outsourcinglösning tar vid. Nu är det bara att se till att sköta era bitar, låta partnern göra sitt och sedan luta er tillbaka och förlita er på att allt bara flyter på…. Nja, inte riktigt! Kommunikation är även fortsättningsvis nyckelordet när det gäller att få partnerskapet att klaffa. Satsa på en löpande dialog med er outsourcingpartner där ni på ett transparent sätt stämmer av hur det går, fångar upp eventuella oklarheter och resonerar kring kontinuerlig utveckling och förbättring av system och processer.
Utse gärna en dedikerad resurs hos er som följer upp samarbetet och fungerar som primär kontaktperson gentemot er outsourcingpartner.
Är outsourcing av lönehanteringen något för ditt företag? Låt oss ta reda på det tillsammans!
Kämpigt med lönerna? Har du funderingar kring hur det här med löneutsourcing fungerar i praktiken och om det skulle vara rätt lösning för ditt företag? Kontakta oss så berättar vi mer!
